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juin 27, 2022

Comment gérer les finances de votre petite entreprise en déplacement


Opinions exprimées par Chef d’entreprise les contributeurs sont les leurs.

Moderne les propriétaires vivent appareils mobiles pour rester connecté lors de vos déplacements entre les rendez-vous et les chantiers, ou simplement pour vous enregistrer pendant votre temps libre. Parce que vous êtes toujours en déplacement, il peut être difficile de trouver le temps de s’asseoir à un bureau ou devant un ordinateur pour s’occuper des tâches de comptabilité essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise, qu’il s’agisse de rechercher des informations ou d’émettre des factures. à temps.

Peut-être y a-t-il une certaine nostalgie de la façon dont c’était lorsque l’envoi d’une facture nécessitait l’accès à toutes les informations nécessaires. La plupart d’entre nous ont dépassé les temps anciens et ont rangé les affaires de nos jeunes gens d’affaires, des feuilles de temps physiques aux chèques papier, en passant par les calculs manuels et même les enveloppes adressées à la main. Celles-ci ne prenaient pas seulement du temps, mais constituaient une distraction par rapport aux activités qui stimulaient la croissance.

Le mobile d’aujourd’hui direction financière vous permettent d’accéder et de gérer les finances de votre petite entreprise où que vous soyez, quand vous le souhaitez. C’est un excellent moyen de gagner du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches axées sur la croissance.

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Facturation

D’abord et avant tout, la capacité d’une application mobile à gérer la facturation. L’application mobile inscrira automatiquement le nom, le logo et les coordonnées de votre entreprise dans un modèle de facture. Après cela, l’application devrait vous permettre d’ajouter et d’accéder aux informations de contact des clients, aux descriptions des produits et services du magasin et de définir les prix. Lorsque vous êtes prêt à créer une nouvelle facture, le système remplira automatiquement un numéro de facture unique et vous permettra d’utiliser des menus déroulants pour sélectionner parmi les clients, produits et services que vous avez déjà configurés.

Trouvez un système qui vous permettra d’ajouter la taxe de vente correcte et pertinente et d’ajuster les prix en appliquant une remise ou en ajoutant des frais. Idéalement, vous pouvez sélectionner votre date d’émission, vos conditions de paiement et votre date d’échéance, ainsi que d’ajouter toute autre note ou pièce jointe requise par la facture – le tout de n’importe où tant que vous avez votre téléphone. L’application doit également avoir une apparence qui correspond à la version de bureau, afin que vous puissiez utiliser l’une ou l’autre sans manquer un battement.

Saisie de documents et de données

À votre bureau ou à l’extérieur du bureau, vous êtes inondé de reçus de dépenses telles que les matériaux qui vous sont livrés ou ceux qui sont expédiés directement sur un site de projet. Qu’ils soient papier ou électroniques, tous ces éléments doivent être saisis et comptabilisés.

Recherchez une application qui vous permettra de capturer automatiquement une photo de reçus papier, puis de les enregistrer et de les organiser immédiatement dans l’application. Vous devriez pouvoir faire de même avec les reçus envoyés par e-mail ou les éléments importés de la galerie de photos de votre appareil. Une fois importée, une telle application doit faire correspondre les reçus à la banque ou frais, accédez-y rapidement pour la facturation mobile ou recherchez ce qui vous a été facturé en dernier par un fournisseur.

Encore mieux et plus facilement, recherchez une application capable d’extraire les données de ces documents financiers et de les charger dans un système de gestion financière tout-en-un basé sur le cloud. Si l’application propose une cartographie des fournisseurs, elle identifiera ce que vous avez capturé, organisé et enregistré en toute sécurité, puis le catégorisera correctement sans vous obliger à effectuer ce travail fastidieux. Un tel rapprochement automatisé réduit considérablement le temps que vous auriez besoin de passer à catégoriser tous les e-mails et papiers que vous avez accumulés.

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Gestion des données en temps réel et en arrière-plan

Recherchez une application qui appellera vos transactions pour examen de plusieurs manières distinctes : par heure, par statut, par fournisseur ou par catégorie. Si vous recherchez une transaction spécifique du mois dernier, vous devriez pouvoir sélectionner la plage de dates pertinente. Vous devriez également pouvoir filtrer si la transaction a déjà été examinée (dans le cadre de votre examen mensuel), rechercher un fournisseur particulier ou effectuer une recherche par catégorie : par exemple, en analysant toutes les transactions liées aux voyages. Les applications qui sont directement connectées à vos comptes bancaires et de carte de crédit devraient le faire automatiquement, en fournissant des informations précises et à jour et en vous facilitant encore plus la nécessité d’être attaché à votre bureau.

Organisez les finances de votre entreprise de manière sûre et efficace, où que vous soyez

Avec une application mobile performante, vous pouvez accomplir beaucoup de choses loin de votre ordinateur et vous pouvez le faire rapidement. La bonne application peut associer des documents à un client particulier et les affecter à un compte ou à une catégorie en fonction du mappage que vous créez lors de la configuration. Cela devrait éliminer le processus fastidieux qui représente près de 75 % des rapprochements de routine. Les propriétaires de petites entreprises comprennent ce qu’ils ont fait; une application qui sait ce que vous savez peut vérifier l’exactitude du fournisseur, de la date, du montant et de la catégorisation d’une transaction plus rapidement que vous, tout en mettant à jour la transaction de manière transparente en arrière-plan.

La flexibilité de l’accès mobile aux dossiers financiers est essentielle pour un propriétaire de petite entreprise. La meilleure capture de données de sa catégorie signifie que ce que vous avez importé correspond à vos documents physiques. Quelque chose de fiable vous permettra de tout faire à la volée, à tout moment, n’importe où.

En matière de sécurité, recherchez un fournisseur de solutions qui surveille son infrastructure 24h/24 et 7j/7. Les données que vous téléchargez doivent être hébergées chez le leader mondial fournisseurs, et ont des certifications clés comme SOC 2 Type II et ISO 27001. Recherchez un fournisseur qui crypte les données en transit et sur ses serveurs et s’assurera que l’accès mobile sera disponible chaque fois que vous en aurez besoin.

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Flexibilité mobile

Le temps est essentiel pour chaque propriétaire de petite entreprise et entrepreneur. Pour en tirer le meilleur parti, non seulement vous devez trouver des moyens de faire les choses plus efficacement, mais vous devez trouver des moyens de tirer parti de chaque minute dont vous disposez. Avec la possibilité d’accéder à une application mobile de gestion financière tout-en-un lorsque vous n’êtes pas à votre bureau, vous pouvez saisir ces opportunités pour effectuer des tâches de comptabilité critiques. Et la meilleure partie est que cela libère plus de temps pour développer votre entreprise.




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