Comment faire fonctionner votre entreprise pendant une catastrophe naturelle

En tant qu'entrepreneur basé dans l'État de Floride, sujet aux ouragans, je connais les catastrophes naturelles et leur impact sur les affaires. Les dommages immédiats sont évidents, mais l'impact le plus important et le plus durable vient du fait de ne pas être préparé en premier lieu.

C'est parce que même si les dommages immédiats sont relativement simples à réparer, l'impact plus insidieux qui résulte du fait de ne pas être préparé peut détruire la capacité d'une entreprise à bien fonctionner à l'avenir. Ne pas être préparé peut annuler des années de travail acharné, vous empêcher de servir vos clients et détruire la réputation de votre entreprise en un instant. une catastrophe s'est produite. Il s'agit de savoir quoi faire avant que cela se produise. Mais la bonne nouvelle est que la préparation est assez simple. En prenant ces mesures, vous bâtirez une entreprise plus solide qui survivra non seulement aux catastrophes naturelles, mais à tout ce que le monde lui lancera. J'espère que vous ne serez jamais confronté à un désastre, mais si vous le faites, vous serez prêt.

Identifiants de connexion

Presque tout le monde a aujourd'hui des dizaines de sites Web auxquels il doit se connecter régulièrement pour gérer son entreprise. Quickbooks, Facebook, Google – la liste s'allonge encore et encore, surtout si votre entreprise repose fortement sur la technologie. La plupart des gens stockent simplement leurs informations d'identification pour ces sites dans leur navigateur Web. Tant que vous les stockez dans le Cloud, ce qui se fait en vous connectant à votre navigateur et en activant la synchronisation, vous devriez pouvoir reprendre le travail assez rapidement. Cependant, vous pouvez toujours rencontrer un problème ici en raison de l'authentification à deux facteurs (TFA).

Si vous n'êtes pas familier, TFA est une technologie qui envoie un code ou une invite à votre appareil mobile lorsque vous essayez de vous connecter à un site particulier. Cela permet de s'assurer que la personne qui essaie de se connecter est bien celle qu'elle prétend être, car cela nécessite que vous ayez votre appareil mobile présent.

Tout d'abord, je veux être clair : bien que cela soit parfois pénible, vous devriez absolument configurer TFA. Il fournit une couche de sécurité supplémentaire qui est essentielle compte tenu de la menace constante de piratage auquel nous sommes tous confrontés aujourd'hui.

Deuxièmement, vous devez savoir que vous rencontrerez des problèmes si l'appareil que vous utilisez pour TFA est endommagé ou détruit. Et par problèmes, je veux dire que vous ne pourrez pas vous connecter.

La seule façon de résoudre ce problème est de contacter l'équipe d'assistance de chaque site Web sur lequel TFA est activé et de leur prouver que vous l'êtes vraiment. qui vous prétendez être. Habituellement, cela peut être fait en fournissant une photo de vous avec une pièce d'identité gouvernementale tenue par votre visage.

Mais il existe une alternative qui vous permet d'éviter complètement cela. Conservez un deuxième appareil à jour et étanche dans un endroit sécurisé. De cette façon, vous pouvez toujours recevoir des messages ou des invites liés à TFA, même si votre appareil principal est endommagé ou détruit. Votre ancien téléphone portable ou tablette devrait être plus que suffisant pour cela. assez pour se souvenir lorsque le stockage des fichiers informatiques était minuscule, cher et que le logiciel était fourni sur CD-ROM que vous deviez acheter dans un magasin ou vous faire livrer. Les temps ont radicalement changé depuis lors.

Le premier vrai ordinateur que j'ai acheté (1996) avait un disque dur d'une capacité de stockage totale de 1 Go. Aujourd'hui, je travaille régulièrement sur des fichiers individuels plus volumineux que cela, et mon bureau dispose de 8 000 fois plus d'espace de stockage ! Mais le plus gros problème à l'époque était que si quelque chose arrivait à ce disque dur physique, ces fichiers disparaissaient pour toujours.

Puis vint le stockage en nuage.

Maintenant, au lieu de simplement stocker nos fichiers sur nos propres ordinateurs locaux, les supports amovibles ou même un serveur local, nous avons la possibilité de les stocker dans un centre de données sécurisé. Ici, ils sont protégés par plusieurs sauvegardes, des systèmes d'alimentation ininterrompus, la suppression des incendies et une cybersécurité de niveau entreprise.

En d'autres termes, il est pratiquement impossible de perdre nos fichiers lorsqu'ils sont stockés dans le Cloud. Cela change la donne lorsqu'il s'agit de faire fonctionner votre entreprise tout au long d'une catastrophe naturelle. Il en va de même pour les applications SaaS ou Software as a Service. Vous ne connaissez peut-être pas le terme, mais je sais que vous connaissez les outils. Google Docs et Microsoft Word en sont des exemples. Il en va de même pour Quickbooks, SEMrush, Teamwork et des milliers d'autres outils logiciels utilisés quotidiennement par les entreprises. Ces applications sont disponibles pour être utilisées directement via une interface en ligne sans avoir à télécharger quoi que ce soit sur votre ordinateur.

Et ce concept peut être appliqué jusqu'à votre poste de travail. Aujourd'hui, Microsoft Windows peut être exécuté dans un environnement virtuel, souvent appelé machine virtuelle, où vous utilisez un ordinateur portable simple et peu coûteux pour exécuter une instance de Windows (et tous les programmes dont vous avez besoin) dans le Cloud sur un serveur dédié. Considérez-le comme un ordinateur de bureau dans le cloud.

En tirant parti de la puissance du stockage dans le cloud, des applications SaaS et des machines virtuelles, les entrepreneurs ont la possibilité de se connecter simplement à un autre ordinateur et d'être à nouveau pleinement opérationnels en quelques minutes seulement.[19659006]Capacités de communication

Lorsqu'une catastrophe survient, il est presque certain que les communications seront interrompues à cause des dommages causés aux tours de téléphonie cellulaire et aux lignes Internet. Et puis ? Une fois que cela se produit, vous vous retrouverez avec l'une des deux options suivantes :

1. Ne rien faire et espérer que tout sera restauré rapidement. Ce n'est évidemment pas une bonne option. L'espoir n'est jamais une stratégie fiable.
2. Assurez-vous à l'avance que vous avez la possibilité de transférer tous les appels vers un autre numéro.

Ce dernier peut ou non être une option selon votre fournisseur. C'est pourquoi vous devez vérifier à l'avance, et si vous n'avez pas cette option, vous devez immédiatement transférer votre numéro à un fournisseur qui offre cette fonctionnalité. Cela vous permet de faire fonctionner votre équipe ailleurs afin que vous puissiez toujours communiquer avec les clients, même si le téléphone et Internet tombent en panne dans votre région.

Il est également important d'informer vos clients avant et tout au long d'un catastrophe naturelle afin qu'ils sachent à quoi s'attendre de vous. N'oubliez pas : beaucoup d'entre eux peuvent ne pas être locaux, ils peuvent donc même ne pas se rendre compte que vous êtes confronté à une catastrophe. En les informant à l'avance, ils seront plus indulgents en cas de retards, de temps d'arrêt ou d'erreurs.

Je recommande une combinaison d'e-mails, de SMS et, dans certains cas, de notifications par téléphone pour s'assurer que personne ne passe entre les mailles du filet.[19659006]Réserves de trésorerie et crédit

La Réserve fédérale rapporte que 39 % des Américains n'ont pas assez d'argent en main pour couvrir une urgence de 400 $, et 22 % des Américains ont entre 1 000 $ et 5 000 $ en des économies. C'est assez risqué pendant les bons moments, mais cela peut être dévastateur lorsque vous êtes confronté à une catastrophe naturelle. Cela entraîne non seulement des coûts supplémentaires pour se remettre en route, mais souvent, une perte de revenus.

Avoir un coussin financier raisonnable peut faire la différence entre rester en affaires ou fermer dans ces situations. Vous souhaitez pouvoir couvrir les frais de fonctionnement pendant au moins trois mois. Encore plus idéalement, de six à 12 mois, même si aucun revenu n'est perçu.

Les réserves de trésorerie sont le meilleur moyen de gérer cela, mais à la rigueur, vous pourrez peut-être compter sur le crédit. Avant de puiser dans le crédit, cependant, il est essentiel que vous évaluiez très attentivement toute utilisation du crédit. Vous ne savez jamais combien de temps vos revenus peuvent baisser, vous pourriez donc creuser un trou plus profond. Il est essentiel de vous assurer que vous êtes en mesure de gérer le paiement supplémentaire, même si les choses ne changent pas avant quelques mois.

Connexe : Ce que les entrepreneurs peuvent faire pour surmonter l'impact des catastrophes naturelles

Les catastrophes naturelles sont hors de notre contrôle, mais la capacité de notre entreprise à minimiser les dommages collatéraux n'a pas à l'être.