Comment faire en sorte que les horaires flexibles de l’entreprise fonctionnent pour tout le monde

La demande d’horaires de travail flexibles est à la hausse. Presque 80 % des travailleurs aux États-Unis préféreraient un emploi offrant un horaire de travail flexible plutôt qu’un sans. Par conséquent, les employeurs commencent à répondre à cette demande.

Alors, pourquoi tant de gens s’attendent-ils à des horaires flexibles ? Eh bien, les horaires de travail flexibles sont bons pour les employés, car ils peuvent organiser leur vie autour de leur travail, et non l’inverse.

Cependant, il présente également de nombreux avantages pour les employeurs. Par exemple, employé rétention, productivité, la diversité et l’engagement peuvent tous être stimulés par des horaires flexibles. Il n’est donc pas surprenant qu’il s’agisse de l’un des avantages sociaux les plus populaires.

Quelles sont les meilleures façons de mettre en place des horaires de travail flexibles qui conviennent à votre entreprise et à vos employés ? Voici ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’une politique d’horaire de travail flexible ?

Avant d’aller plus loin, expliquons rapidement une politique d’horaire de travail flexible.

Les employés peuvent modifier les heures d’arrivée et de départ lorsque les employeurs offrent des horaires de travail flexibles. Les employés peuvent également décider combien de temps et où ils travaillent. C’est une façon alternative de travailler au lieu des semaines de travail désuètes de 9 à 5, 40 heures.

Tu devrais savoir ça la loi sur les normes de travail équitables aux États-Unis n’aborde pas les horaires de travail flexibles. Au lieu de cela, c’est quelque chose entre l’employeur et l’employé.

Dans cet esprit, les employés doivent être clairement informés qui est couvert par la politique et quand un horaire flexible est disponible. De plus, vous devriez envisager une variété d’horaires flexibles pour répondre aux besoins de tous vos employés.

• Horaire de travail flexible. Avec Flextime, les travailleurs peuvent choisir leurs horaires de travail. Il permet également aux employés d’ajuster leurs heures de travail d’une semaine à l’autre, selon les besoins de l’entreprise.
• Horaire de travail à distance. Un employé qui ne vient pas au bureau travaille régulièrement à distance. Par exemple, travailler de la maison pourrait être un arrangement dans lequel l’employé travaille exclusivement 2 à 4 jours par semaine à domicile ou à domicile.
• Horaire de la semaine de travail comprimée. Cela permet aux employés de travailler leurs 40 heures hebdomadaires normales. Mais, sur une période plus courte que cinq jours ou dix jours pendant la semaine habituelle. Un exemple serait de travailler une heure supplémentaire du lundi au jeudi et de prendre une demi-journée de congé le vendredi.
• Horaire de travail à temps partiel. Il s’agit d’un type classique d’horaire flexible. Par exemple, lorsqu’un employeur ne souhaite pas perdre un employé qualifié, il peut accepter de le laisser travailler à temps partiel. Cependant, le salarié ne peut consacrer son temps à un travail à temps plein.

Comment faire en sorte que les horaires flexibles de l’entreprise fonctionnent pour tout le monde

J’espère que vous comprenez mieux ce qu’est un horaire flexible, ainsi que ses variations. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur la création d’un horaire flexible pour l’entreprise qui convient à tout le monde.

1. Impliquez les employés dans la planification.

Lors de l’établissement de plans flexibles, les entreprises commettent souvent l’erreur de ne pas bien communiquer avec les travailleurs. Alors, la solution la plus simple ? Élaborez un programme de travail flexible en fonction des intérêts et des besoins de vos employés.

Déterminez si le nouveau régime de travail leur convient. Par exemple, les employés resteront-ils productifs dans le cadre du nouvel arrangement ? Un accord idéal répondrait aux besoins personnels des employés tout en répondant au besoin de l’entreprise de fournir des produits et des services de haute qualité.

Comment impliquer votre équipe ? Vous pourriez recueillir des commentaires par le biais d’enquêtes, d’entretiens individuels ou de mairies.

Vous pouvez demander à votre équipe des commentaires de plusieurs façons, mais sachez ce qui fonctionne le mieux pour vos employés. Par exemple, lors des réunions d’équipe, certains employés peuvent se sentir plus à l’aise pour offrir des commentaires francs. D’autres pourraient préférer une enquête confidentielle et anonyme.

2. Connaissez votre équipe.

« En tant que chef d’entreprise, il est de votre responsabilité de connaître les gens dans votre équipe  » écrit Howie Jones dans un précédent article de Calendar. « Savoir avec qui vous travaillez vous permet d’être conscient de leurs tendances et de construire plus qu’une simple confiance. »

Il est également plus facile de déléguer des tâches à vos travailleurs si vous les connaissez bien. En conséquence, vous aurez un meilleur aperçu de l’équipe, ce qui vous aidera lors de la sélection d’une combinaison de personnalités pour un projet ou une équipe spécifique. Sachant que vous avez déjà travaillé dur, vous pouvez résister à l’envie de les microgérer.

Les travailleurs à distance peuvent être plus difficiles à connaître que leurs homologues en personne. Suivez ces étapes pour apprendre à les connaître :

• Privilégiez le temps de face. « Vous ne pourrez peut-être pas être physiquement ensemble, mais la technologie peut être un pont », déclare Howie. « Mangez ensemble une fois par semaine par visioconférence. » Prévoyez de les faire venir au moins une fois par trimestre pour des réunions.
• Être généreux. Pour instaurer la confiance, il faut prendre des risques. Et – vous devriez donner une chance aux gens. Par exemple, « S’ils veulent des écouteurs antibruit, pourriez-vous les surprendre avec une paire ? »
• Poser des questions. Environ 60 à 80 % de nos conversations tournent autour de nous-mêmes. L’encouragement ne vous permet pas seulement de comprendre qui ils sont vraiment. Mais cela renforce également votre relation avec eux.

Les dirigeants respectés motivent leurs employés à continuer à travailler dans les moments difficiles. S’il faut faire plus, ils en parleront. Bref, faites un effort pour les connaître.

3. Instillez un sens du but.

« Il est temps de changer de paradigme de travail flexible, en nous concentrant moins sur où et quand nous travaillons, mais plutôt sur la manière dont la valeur est générée », a déclaré Jason Grover, vice-président des ressources humaines Polaris Industries Inc. Forbes. « COVID nous a appris que notre productivité dépend moins de l’emplacement, plus du leadership instillant un sens du but. »

Lorsque nous alignons les employés sur des priorités saillantes et favorisons un environnement où ils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, il dit que les gens sont plus susceptibles de choisir la voie la plus productive.

4. Effectuez un essai.

Si vous craignez de commencer un plan de travail flexible ou si vous rencontrez beaucoup de résistance, un essai pourrait vous aider.

Créez un programme de travail d’essai flexible avant de lancer un programme à grande échelle. Le processus peut être effectué par un seul service ou un petit groupe d’employés de différents services. Exécutez l’essai pendant au moins un mois pour résoudre les problèmes et collecter des données.

Vous remarquerez peut-être que tout le monde n’est pas fait pour le télétravail. Tandis que d’autres, cependant, prospérer dans un environnement FMH.

5. La flexibilité consiste à être flexible.

Comment une entreprise comme Vistaprint fait-elle fonctionner les horaires flexibles ?

« Certains d’entre nous travaillent mieux depuis leur chambre » la société déclare. « Certains d’entre nous préfèrent un environnement de bureau. »

L’objectif de l’entreprise est d’offrir aux membres de son équipe la flexibilité de choisir l’environnement de travail qui leur convient le mieux.

« Nos bureaux sont devenus des centres de collaboration avec des hotdesks réservables et un mélange d’espaces où les membres de l’équipe peuvent se rencontrer en personne pour travailler et socialiser en cas de besoin », poursuivent-ils. « Tous les membres de l’équipe qui choisissent de tirer parti de ces centres de collaboration peuvent le faire aussi souvent ou rarement qu’ils le souhaitent, et ils continueront à disposer de l’autonomie nécessaire pour créer leurs propres horaires. »

6. Établissez une fenêtre de travail standard.

Il peut être difficile de réunir des gens s’ils ont des horaires de travail différents. Ainsi, une planification de fenêtre typique aide à gérer plus efficacement la planification flexible.

Quelle que soit l’heure de la journée à laquelle vos employés travaillent, fixez des heures fixes, par exemple entre 10 h et 15 h. Cela signifie que tout le monde doit être disponible à ces heures tout au long de la semaine. Vous pouvez utiliser ce temps pour déléguer des tâches, organiser des réunions ou créer des liens d’équipe.

Les employeurs ont un « centre d’horaires » si une fenêtre de travail typique est mise en place, qu’ils peuvent utiliser pour planifier leurs horaires. Cependant, il est de la responsabilité des travailleurs de gérer efficacement leurs horaires.

7. Soyez cohérent.

Lorsque les politiques informelles ne sont pas appliquées de manière cohérente, cela provoque du ressentiment, un mauvais moral, la perte d’employés et même des problèmes juridiques. Pour éviter cela, élaborez une politique détaillée, clairement énoncée et non discriminatoire sur les modalités de travail flexibles de l’entreprise.

8. Redéfinir la productivité.

« Le travail flexible exige de ne plus voir la productivité en termes de présence pendant des heures de travail fixes », dit Jane Parry. « En effet, le problème du présentéisme – où les gens se sentent obligés de montrer leur visage au travail même s’ils sont malades – ne fait qu’alimenter le puzzle de la productivité. »

Les entreprises (et les dirigeants) doivent établir de meilleures mesures de performance. Comment? En posant des questions comme :

• Un projet a-t-il été achevé à temps ?
• Dans quelle mesure l’équipe a-t-elle travaillé ensemble ?
• Un travail de qualité a-t-il été livré ?

« Ce sont des critères de réussite beaucoup plus efficaces que si le personnel pointait à 9 heures du matin chaque matin », ajoute Parry.

9. N’ayez pas de panne de communication.

Un horaire flexible peut laisser les collègues et les superviseurs sans contacts commerciaux et sociaux. Cependant, l’inclusion du personnel flexible dans les réunions du personnel l’empêchera de se sentir négligé ou aliéné par ses collègues et ses responsables.

Vous pouvez également définir des canaux Slack dédiés pour que tout le monde puisse communiquer et collaborer. Ou planifier des check-ins Zoom réguliers.

De plus, les contacts avec les autres employés ne doivent pas se limiter au courrier électronique. Assurez-vous d’avoir des points de contact supplémentaires, tels que des numéros de téléphone. En même temps, sachez quand il est approprié d’envoyer un SMS ou d’appeler les membres de votre équipe. Par exemple, il faut éviter de les contacter le vendredi soir sauf s’il s’agit d’une urgence absolue. De préférence, vous devez tendre la main pendant les heures de base convenues.

10. Surveiller, évaluer et mettre à jour.

Un processus évolutif d’améliorations ou de développements peut être nécessaire comme condition des modalités de travail flexibles. Par conséquent, prenez le temps d’examiner si les programmes flexibles atteignent ou non les objectifs. Si ce n’est pas le cas, ajustez-les si nécessaire.

Encore une fois, encouragez les employés à donner leur avis et garder les lignes de communication ouvertes. Et comme mentionné ci-dessus, vous pouvez utiliser un programme pilote à durée limitée lors du lancement d’un nouveau plan. Si le plan échoue, vous devrez peut-être revenir aux modalités de travail traditionnelles de l’entreprise.

Encore une chose. Tenez-vous au courant de tout problème juridique potentiel. Les employés doivent être soigneusement classés comme exonérés ou non exonérés par leurs employeurs. Par exemple, pour les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d’une semaine de travail donnée, les employés non exemptés bénéficient d’heures supplémentaires. Par conséquent, ces employés devront documenter leurs heures de travail.

Crédit d’image : Ketut Subiyanto ; Pexel ; Merci!

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