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mai 6, 2021

Comment devez-vous gérer les commentaires des différentes parties prenantes?


Il n’existe pas de travail isolé pour nous. Au-delà de la collaboration avec des collègues, vous devrez éventuellement solliciter les commentaires de votre équipe et de vos clients. Ce guide vous montrera cinq choses que vous pouvez faire pour vous faciliter la tâche et pour toutes les personnes impliquées.

Selon le type de solution que vous créez, vous pourriez recevoir des commentaires de diverses sources. D'autres concepteurs ou développeurs. Chefs de projet. Gestionnaires de compte. Consultants. Clients. Amis et membres de la famille des clients ( ugh ).

Quand il y a autant de cuisiniers dans la cuisine, comment gardez-vous les commentaires au clair? Et comment ne pas être submergé par tous les retours – bons et mauvais – tout en s'assurant que tout le monde repart satisfait de ce que vous avez fait?

Aujourd'hui, nous allons examiner tout ce que les designers peuvent faire pour contrôler la rétroaction lorsqu'il y a plusieurs parties auxquelles ils doivent rendre compte ou dont ils doivent rendre compte en cours de route.

1. Créer un système pour recueillir les commentaires

Votre boîte de réception est le dernier endroit où vous devriez collecter et gérer les commentaires du projet. Il y a trop de choses qui peuvent mal tourner ici…

  • Vous manquez un commentaire important parce que vous avez 100 messages non lus qui rivalisent tous pour attirer votre attention.
  • Vous le supprimez accidentellement dans une rafale de nettoyage de la boîte de réception.
  • Vous l'enregistrez pour référence future, mais ne peut pas le trouver lorsque vous devez le ramener avec votre client.

Tous les commentaires reçus et auxquels vous avez répondu doivent passer par des plates-formes dédiées et être enregistrés dans des emplacements sécurisés. Je suggère d’utiliser trois plates-formes pour ce faire:

Logiciel de gestion de projet pour définir le calendrier et les jalons du projet. De cette façon, tout le monde sait quand un livrable (par exemple, wireframe, maquette, prototype) se dirige et combien de temps ils ont pour soumettre leurs commentaires.

J'aime vraiment une plate-forme comme Trello pour des équipes de conception car vous pouvez créer des tableaux séparés pour différents segments du travail.

 Un exemple de dossier Trello pour un projet de conception Web, avec des tableaux pour le lancement, la recherche et la préparation, le wireframing, les maquettes et la rédaction. [19659003] Il est également très facile d'attribuer des tâches / cartes et des délais aux personnes chargées de les faire.

Un outil de rétroaction en ligne pour permettre à ceux qui laissent des commentaires de le faire de la manière la plus simple et la plus claire possible. Et si vous utilisez le même outil de rétroaction pour les commentaires internes et externes, vous pouvez centraliser tous les commentaires et les traiter à la fois.

Il existe une tonne d'outils que vous pouvez utiliser pour cela, mais j'aime bien Red Pen en raison de sa simplicité de configuration.

 L'outil de rétroaction Red Pen permet aux concepteurs de glisser-déposer facilement leurs fichiers de conception sur une plate-forme de rétroaction conviviale. [19659003] Une fois vos fichiers téléchargés, tout ce que vous avez à faire est d'ajouter des coéquipiers au tableau ou de partager le lien avec eux.

 Un exemple de la façon dont un concepteur Web peut télécharger des maquettes de différentes pages à partager avec les clients pour les examiner .

Ceci est également utile pour que vous puissiez voir les différentes itérations de l'application ou du site Web que vous avez créé et comment il a évolué grâce aux commentaires au fil du temps.

La raison pour laquelle je recommande cet outil plutôt que de quitter vos clients ou collègues pour fournir des commentaires par leurs propres moyens est la suivante:

 Utilisateurs de Red Pen laissez des commentaires en cliquant sur des zones de l'image, en saisissant leur commentaire et en le soumettant.

Il existe d'autres outils que vous pouvez utiliser, mais ils ont généralement une courbe d'apprentissage. Cependant, cela nécessite simplement une méthode pointer-cliquer pour laisser des commentaires, ce qui permet même aux personnes les moins technophiles de laisser des commentaires.

Le logiciel de visioconférence est l'autre outil que je '' Je vous recommande pour votre processus de collecte de commentaires.

Je pense que l'annotation des maquettes est idéale pour les cycles rapides de commentaires ainsi que pour les échanges internes entre les concepteurs. Cependant, confier des conceptions à un client sans fournir de contexte ou d'explication sur la façon de laisser des commentaires peut créer des problèmes pour vous.

Plutôt que de laisser les clients ou les membres de l'équipe se sentir dépassés ou confus sur la façon de laisser des commentaires par eux-mêmes la première fois , Je suggère d'utiliser quelque chose comme Zoom .

 La conférence Zoom est fournie avec une fonctionnalité de partage d'écran ainsi que l'enregistrement de session.

De cette façon, vous pouvez:

  • Expliquez-leur votre processus de réflexion
  • Réitérez les objectifs du projet
  • Donnez des conseils utiles sur le type de commentaires que vous recherchez

Vous pouvez également enregistrer ces réunions via Zoom, ce qui est utile si les clients ou les membres de l'équipe peuvent Je ne me souviens pas de ce qui a été examiné.

2. Élire un décideur de chaque département

Lorsque je dirigeais auparavant une agence de design, l'une des raisons pour lesquelles nous nous sommes heurtés au fluage de la portée était que de nouveaux décideurs seraient introduits dans nos projets à mi-parcours. Au départ, tout passerait par un seul contact, mais quelque part autour du deuxième tour de la phase de maquette, ils seraient comme:

«Mon partenaire commercial veut être sur le prochain appel. Ils ne sont pas sûrs de la direction dans laquelle nous allons. »

Et il y a le calendrier, le budget et le bon rythme et les bonnes vibrations que l'équipe avait avant cette perturbation.

Finalement, je suis arrivé à un point où je 'd expliquer au client lors de la conférence téléphonique de lancement que nous voulions que les choses se passent le plus facilement possible (ce qu'ils ont apprécié).

Pour ce faire, nous avions besoin qu'ils choisissent une seule personne pour représenter leur entreprise. Cette personne:

  • Être le porte-parole pendant les étapes de rétroaction
  • Avoir le temps d'examiner attentivement et de fournir des commentaires dans les deux jours ouvrables
  • Être non seulement le représentant, mais le décideur final, donc nous ne le ferions pas être coincé en attendant quelqu'un d'autre ou avoir à faire face à des commentaires contradictoires

Personne d'autre ne serait impliqué dans le projet une fois que les choses auraient commencé. En tant que tel, je les ai exhortés à se mettre sur la même longueur d'onde en interne avant de venir nous poser des questions, des commentaires ou quoi que ce soit d'autre pour nous.

C'est aussi quelque chose que j'ai mis en œuvre en interne dans diverses agences dans lesquelles je travaillais. Lorsque vous travaillez sur de gros travaux, vos équipes sont évidemment beaucoup plus grandes et vous avez parfois des conflits de pouvoir internes entre les membres de l'équipe ou les cadres de niveau C et les membres de leur équipe.

Si vous voulez qu'un travail se passe bien, vous ne pouvez pas se permettre d'avoir des conflits ou des désaccords de n'importe quel côté de la clôture. Ainsi, chacun doit choisir un émetteur de rétroaction et un décideur.

3. Planifier les jalons de rétroaction

J'en ai déjà brièvement parlé, mais c'est une bonne idée de planifier à l'avance les jalons et les points de contrôle des commentaires.

Non seulement cela vous aide à aborder un projet petit à petit, en utilisant les commentaires en cours de route. pour affiner davantage ce que vous faites, mais cela donne également aux clients et aux autres parties prenantes quelque chose à espérer. Lorsque vous facturez à l'avance, aucune assurance ne satisfera vos clients. Si vous voulez qu'ils investissent dans la solution que vous construisez, ils doivent faire partie du processus.

Quant au moment où vous devez planifier ces jalons, voici quelques idées:

After Research phase. Équipes internes. Cela donne à l'équipe le temps de passer en revue les recherches qui ont été effectuées et de fournir des commentaires sur la direction dans laquelle vous allez tous vous diriger.
Après Wireframe et Architecture de l'information création. Concepteur, développeur et rédacteur en chef. Les créateurs se rencontrent pour discuter de ce qui a été mis en page et affiner la mise en page, l'architecture et la hiérarchie du site avant de passer à autre chose.
] Après Mockup design. Designer + client lead. Le designer présente au client les maquettes, en renforçant les objectifs originaux et en démontrant comment le design proposé y joue; le client donne ses premières impressions sur l'interface utilisateur et est chargé de l'examiner de près dans les jours à venir.
Après Conception du prototype . Concepteur / développeur + responsable client. Le client accède à voir les conceptions approuvées en action; Les commentaires tournent autour des caractéristiques et fonctionnalités du site par opposition à l'interface utilisateur.
Après QA et juste avant Lancement . Designer / développeur / rédacteur / chef de projet + responsable du client. Tous les contributeurs ainsi que le chef de projet rencontrent le client pour la dernière série de commentaires (le cas échéant).

Bien que vous puissiez obtenir des commentaires initiaux lorsque vous rencontrez le client, c'est un bonne idée de leur donner quelques jours pour revoir eux-mêmes votre travail. Mais pas plus d'un ou deux jours. Plus que cela et vous courez le risque qu'ils montrent vos créations à des amis, à votre famille, à vos collègues, à d'anciens collègues ou à d'autres personnes pour essayer de solliciter leur opinion.

Tout le monde ne le fait pas, mais certains clients le feront, surtout s'ils connaissent quelqu'un «Dans l'entreprise» (comme le neveu qui a suivi un cours d'informatique il y a des années). Ainsi, mieux vous leur ferez du travail en leur expliquant ce que vous avez fait et en le peignant dans le contexte de leurs objectifs, plus ils devraient être confiants de fournir leurs propres commentaires et de ne pas s'inquiéter de ce que les autres pensent.

4. Rendre chaque échange de commentaires productif

«Je n'aime pas ça.»

«J'aurais fait les choses différemment.»

«Et cette petite chose qui n'a pas d'importance?»

Quand quelqu'un fournit ce genre de rétroaction vague et inutile, votre premier instinct est probablement de crier. Et puis peut-être pour l'ignorer complètement.

Voici la chose: à moins que vous ne travailliez avec quelqu'un qui essaie simplement de trouver quelque chose – n'importe quoi – pour se plaindre, il y a généralement une plainte valide derrière cette vague Rétroaction. C’est votre travail de travailler avec eux.

Il y a deux choses que vous pouvez faire pour que cela se produise:

1. Ne demandez jamais: «Qu'est-ce que vous en pensez?»

Lorsque vous présentez un dessin à quelqu'un, ne le laissez jamais ouvert.

Tout d'abord, répétez les objectifs originaux pour qu'ils restent dans l'esprit de tout le monde lorsque vous discutez de la question. travail. Ensuite, expliquez brièvement pourquoi vous avez fait ce que vous avez fait. Cela établit la confiance en vous en tant qu'expert.

Je suggérerais également de créer un questionnaire de rétroaction avec des questions telles que:

«Que ressentez-vous avec la palette de couleurs?»

«Avez-vous l'impression que vos utilisateurs vont se connecter avec les images de la page d'accueil?»

«La mise en page de cette page fonctionne-t-elle?»

Cela les aidera à se concentrer sur la rétroaction sur ce qui est le plus important.

2. Découvrez le vrai «pourquoi?»

Vous ne pouvez pas faire d'hypothèses lorsqu'un client ou un superviseur déclare vaguement qu'il n'est pas satisfait de ce que vous avez fait. Même s'ils ne savent pas comment expliquer ce qu'ils ressentent, vous devez le tirer d'eux.

Par exemple:

Client: «Je n'aime vraiment pas la page d'accueil. »

Vous: « Pourquoi pas? »

Client: « Je ne sais pas. Cela ne nous ressemble tout simplement pas. »

Vous: « À quoi pensez-vous que cela devrait ressembler? »

Client: « Eh bien, cette bannière rouge à le haut n'a pas de sens. Nous sommes un détaillant de luxe. Pourquoi ferions-nous la promotion des ventes et de la livraison gratuite tout en haut de l'application? Cela nous dévalorise. La page doit transmettre cette expérience d'achat haut de gamme dès le début. »

Cela peut prendre un peu plus de temps et plus de curiosité pour en arriver là, mais vous pouvez voir comment cela fonctionne. Plus vous pouvez poser de questions ouvertes mais dirigées, plus ils finiront par se rapprocher de ce qui les dérange.

5. Reconnaissez qu’il s’agit d’une boucle de rétroaction

Les commentaires de conception ne sont pas toujours faciles à entendre, surtout lorsque vous y consacrez beaucoup d’efforts et de créativité. Il est difficile de ne pas prendre personnellement les retours et les critiques.

Mais c’est la nature de ce travail. Vous concevez quelque chose qui va rendre votre client heureux et lui donner les résultats qu'il souhaite. Donc, vous devez utiliser ce qu'ils disent pour améliorer ce que vous avez construit.

Cela dit, il ne suffit pas d'entendre le client.

Les commentaires ne doivent pas être que des mots le client jaillit ou prend du temps à écrire, seulement pour qu'il soit ignoré. Oui, vous êtes l'expert en design. Cependant, ils connaissent leur entreprise mieux que quiconque. Tant que les commentaires qu'ils vous donnent sont logiques et utiles, vous devriez les utiliser pour améliorer la solution.

À l'occasion, les concepteurs et les développeurs peuvent prendre les commentaires qui leur sont donnés et les implémenter aveuglément, voulant obtenir c'est fini avec. Mais c'est aussi problématique.

Si vous voulez qu'un client soit investi dans le produit que vous construisez pour lui, il doit avoir l'impression d'avoir son mot à dire.

Donc, lorsque vous faites passer vos clients

Soyez confiant lorsque vous leur présentez votre travail, mais écoutez vraiment quand ils ont quelque chose à dire. Parlez-leur de ce qu'ils proposent et dites-leur pourquoi cela fonctionnera ou ne fonctionnera pas. Essayez de résoudre les problèmes ensemble, plutôt que de vous attaquer à vous-même de manière isolée. Ensuite, montrez-leur ce que vous avez créé en fonction de leurs commentaires. Il faut boucler la boucle.

Créer une boucle de rétroaction efficace

En tant que concepteur, vous êtes responsable d’une partie très importante des projets sur lesquels vous travaillez. Et la rétroaction est un élément essentiel de la réussite.

Pour tirer le meilleur parti des commentaires que vous recevez, il est essentiel que vous ayez un contrôle total sur le processus – contrôlez la façon dont vous collectez les commentaires, auprès de qui vous les collectez et ce que vous en faites. il. Cela ne signifie pas que vous pouvez ignorer les commentaires que vous n'aimez pas ou continuer de toute façon lorsque les commentaires sont vagues, peu clairs ou inutiles. Cela signifie permettre à ceux qui laissent des commentaires de le faire de manière productive, puis de les utiliser pour affiner les produits que vous créez.




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