Comment définir des échéanciers de projet et des échéances que vous pouvez respecter

C'est toujours frustrant lorsque le calendrier d'un projet déraille et que vous savez que vous ne pourrez pas respecter votre échéance. Vous devez vous améliorer (c'est-à-dire être plus précis) dans la planification de vos projets de conception et de développement. Cet article vous donnera un tas de conseils pratiques pour vous aider à le faire.

Cela peut être frustrant à la fois pour le client et pour vous lorsque le calendrier d'un projet déraille. Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles cela peut arriver, bien que la plupart des raisons courantes soient faciles à éviter si vous planifiez correctement les choses.

Maintenant, la planification de base est assez simple. Vous savez que vous devez faire passer un projet du point A (faire signer le contrat par le client) au point B (expédier le site ou l'application). Et vous savez qu'il vous faudra environ X jours ou mois pour le terminer. Vous ouvrez donc votre application de gestion de projet et commencez à planifier chaque tâche dans l'ordre chronologique.

Mais une approche de base comme celle-ci ne tient pas compte de ces éléments qui pourraient bouleverser votre calendrier. Une rencontre qui dure beaucoup plus longtemps que prévu. Un enfant malade qui ne peut pas aller à l'école et doit consulter un médecin. Un client qui passe AWOL.

Un seul problème dans n'importe lequel de vos projets peut vous faire manquer les délais à gauche et à droite.

En tant que chef de projet depuis près de 10 ans, j'ai un certain nombre d'astuces pratiques que vous pouvez utiliser pour affinez votre approche de la planification des projets. À partir d'ici :

1. Suivez toujours votre temps

Il existe de nombreuses applications de suivi du temps populaires. Basculer. Récolte. Toujours à l'heure. Cependant, celui que je recommande à cette fin spécifique est RescueTime.

L'une des raisons pour lesquelles je préfère cette application aux autres est qu'elle suit automatiquement tout ce que vous faites, de votre bureau à la fenêtre de votre navigateur. Vous pouvez également l'installer sur votre smartphone.

Avec les trackers de temps manuels, vous devez configurer des tâches individuelles et n'oubliez pas d'appuyer sur les boutons "Démarrer" et "Arrêter", ce qui est pénible. Et si vous oubliez d'arrêter le chronomètre, vous devez vous rappeler combien de temps vous avez réellement travaillé avant d'être distrait par Facebook ou vos enfants rentrant de l'école, puis entrer manuellement l'heure dans l'application. Celui-ci enregistre simplement tout.

Vous avez tendance à utiliser des outils très distincts pour des tâches spécifiques. Par exemple, un concepteur Web peut utiliser :

• Gmail pour communiquer avec les prospects et les clients
• Zoom pour les conférences client
• Sketch ou Photoshop pour la conception
• Trello pour la gestion de projet
• Fiddler pour le débogage

Ainsi, tant que vous n'êtes pas multitâche (ce que vous ne devriez pas faire de toute façon), les données capturées par RescueTime vous diront sur quelle partie d'un projet vous avez travaillé et pendant combien de temps exactement. Comme ceci :

Lorsque vous faites défiler vers le bas, vous pouvez examiner encore plus en détail ce que vous avez fait dans chaque activité ou catégorie :

Vous obtiendrez une ventilation minute par minute de tout ce que vous avez fait pendant le jour.

En ce qui concerne la façon dont cela se rapporte à la planification, exportez les données au format CSV pour déterminer combien de temps il vous faut pour tout faire sur un seul projet. Voici comment je l'ai géré lorsque je dirigeais l'agence dans laquelle je travaillais :

1. Faites une liste de toutes les tâches impliquées dans le développement typique d'un site Web ou d'une application.
2. Collectez des données pendant au moins un mois tout en travaillant sur les projets un par un.
3. Si vous avez des membres de l'équipe, configurez-les sur votre compte afin de pouvoir facilement extraire leurs données.
4. Exportez toutes vos données à la fin du mois.
5. Séparez les données. en fonction des projets sur lesquels vous avez travaillé.
6. Ouvrez votre liste de tâches et ajoutez une colonne avec le temps réel que vous avez consacré à chaque tâche. Si vous travaillez sur plusieurs projets, notez les temps moyens.
7. Notez le temps passé sur des activités qui ne font pas partie de vos projets. Créez une liste distincte de tâches et d'heures associées en fonction de ces données.
8. Débarrassez-vous de toutes les données qui ne sont pas liées à votre entreprise.

Ces données vous aideront non seulement à planifier plus efficacement vos projets, mais vous pouvez les utiliser. pour fixer des prix qui vous rapportent du profit.

2. Créer un modèle de chronologie de projet

La prochaine chose à faire est de créer un modèle de chronologie de projet. Il n'y a pas beaucoup d'outils de gestion de projet qui vous permettront de le faire – pas en fonction du temps de toute façon – donc je vais vous recommander d'utiliser Teamwork pour cela.

Avec le projet Teamwork outil de gestion, vous pouvez gérer différents projets, les diviser par phases, tâches et sous-tâches, puis créer des estimations basées sur les minutes exactes que vous pensez qu'il faudra pour les terminer :

Ainsi, non seulement le travail d'équipe vous aide à rester organisé, mais il vous permet également de réserver vos projets en fonction du temps qu'il vous faut généralement pour terminer chaque étape du projet.

De plus. , l'outil de planification visuel garantit que vous ne vous surréservez jamais un jour donné :

Avec une planification plus précise, vous êtes moins susceptible de vous retrouver avec un travail que vous devez reporter au lendemain ou à accomplir pendant le week-end pour essayer de respecter vos délais.

Évidemment, la mise en place de toutes les phases, tâches et estimations de votre projet est va prendre pas mal de temps. Bien que vous puissiez prévoir de consacrer environ une heure à cela au début de chaque travail, il est préférable de simplement créer un modèle que vous pouvez reproduire. Comme ceci :

Vous ne pourrez pas ajouter de propriétaires de tâches ou de dates réelles tant que vous n'aurez pas un projet. travailler sur. Cependant, vous pouvez définir l'ensemble de votre processus ainsi que les estimations de temps que vous avez obtenues de votre application de suivi du temps dans votre modèle. Et si vous travaillez sur différents types de projets, comme des sites Web ou des applications mobiles, vous pouvez créer différents modèles pour chacun.

Croyez-moi, c'est quelque chose que j'utilise pour mon entreprise et cela me fait gagner un temps fou. Cela garantit également que je n'oublie jamais de faire quoi que ce soit ou de faire les choses dans le bon ordre.

3. Ajoutez des tampons et des espaces réservés de temps libre à vos chronologies

Une fois que vous commencez à utiliser RescueTime, vous remarquerez que votre journée n'est pas productive à 100 %. Il est tout à fait naturel d'avoir besoin d'un peu de répit entre les tâches.

Ainsi, avant de devenir trop fou avec le chargement de projets et la gestion visuelle de votre charge de travail quotidienne, mettez votre temps de travail "libre" dans le travail d'équipe.

Dans votre modèle de projet, Je recommanderais de créer des tampons autour d'activités telles que des réunions ou des appels.

Je consacre généralement 15 minutes de temps «libre» pour examiner les détails d'une réunion à venir. et 30 minutes après pour revoir ce qui a été couvert, documenter les notes de la réunion et décompresser. Si vous avez déjà fait l'erreur de vous réserver des réunions ou des tâches consécutives, vous savez à quel point cela peut être stressant si vous n'avez pas ce temps libre entre les deux.

Vous pouvez faire autre chose pour rester. sur la bonne voie est de laisser du temps pour le travail de débordement. Ce que je fais, c'est laisser quatre heures ouvertes tous les vendredis.

Cela peut sembler excessif, mais cela m'a certainement aidé à soulager ma semaine de travail. Je peux programmer des journées complètes du lundi au jeudi. Ensuite, si quelque chose survient – que j'aie un rendez-vous de dernière minute chez le médecin ou une série de révisions inattendues – ce n'est pas un problème.

Si vous n'avez pas besoin de ce temps supplémentaire, c'est très bien. Remplissez-le de travail et démarrez les tâches de la semaine prochaine ou décollez un peu plus tôt. Dans tous les cas, la charge de votre projet ne sera pas sauvegardée sur vous.

Une autre chose que je vous recommande de faire est de créer un projet distinct pour votre entreprise. Dans ce projet, vous allez créer des tâches pour les tâches régulières que vous effectuez pour gérer votre entreprise, comme gérer votre marketing ou équilibrer votre budget. Je recommanderais également de programmer des espaces réservés quotidiens pour des choses comme :

• Pauses e-mail ou sur les réseaux sociaux
• Pauses à mi-tâche (comme si vous utilisiez la technique Pomodoro)
• Pauses régulières pour le déjeuner, l'exercice ou toute autre chose que vous faire pendant la journée de travail

De cette façon, vous n'aurez jamais à sacrifier vos pauses indispensables parce que vous vous êtes surbooké avec le travail. Ou vice versa. En traitant votre temps libre et vos responsabilités de gestion d'entreprise comme une partie nécessaire de la journée de travail, vous pouvez planifier plus efficacement vos projets.

N'oubliez pas d'analyser votre temps

Le suivi initial du temps que vous effectuez pour trier des estimations de tâches et d'établir des échéanciers de projet est un must. Il élimine les conjectures lors de la planification des tâches et vous permet de donner en toute confiance à vos clients une date de livraison que vous pouvez respecter.

Mais n'arrêtez pas votre suivi du temps une fois que vous avez ces données. La façon dont vous travaillez changera naturellement avec le temps.

Dans certains cas, vous constaterez peut-être que vous faites les choses plus rapidement simplement en raison de la fréquence à laquelle vous les faites. Dans ce cas, il est probablement judicieux d'ajuster les estimations dans vos modèles afin que vous puissiez faire de la place pour plus de travaux.

Dans d'autres cas, vous pourriez avoir ralenti. L'épuisement professionnel est une raison courante pour cela, bien qu'il puisse également être dû au changement d'outils ou de niches. Les clients difficiles peuvent également entraîner un ralentissement de la productivité. Si vous remarquez que vos temps réels ralentissent par rapport à vos estimations, vous devrez décider quoi faire :

Ajustez-vous votre modèle ou supprimez-vous la friction ?

Une autre chose à surveiller est où vos clients ralentissent. Bien que vous ne puissiez pas suivre leur temps, vous pouvez utiliser les rapports dans votre logiciel de gestion de projet pour voir s'il y a des points communs dans votre chronologie où les choses sont sauvegardées à cause du client.

Si tel est le cas, vous devez ajuster vos délais pour en tenir compte. Par exemple, s'il faut plus d'une semaine à la plupart des clients pour renvoyer votre questionnaire d'intégration, ajustez l'estimation dans votre modèle de calendrier qui suppose le pire, mais espère le meilleur.

Vous pouvez vraiment apprendre beaucoup en analysant où votre le temps passe et ce qui vous empêche de terminer vos projets à temps. Il n'est cependant pas nécessaire de revoir constamment ces données. Il suffit de planifier un audit tous les trois à six mois pour évaluer ce qui se passe et apporter les modifications nécessaires.