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Comment configurer Google Forms sur les feuilles automatiquement-peupulaires avec un résumé de l’IA


La collecte et l’analyse des contributions des clients sont essentielles pour la croissance. Avec Google WorkspaceGoogle Forms fournit un moyen transparent de capturer les réponses et de les importer directement dans Google Sheets, où l’IA peut générer automatiquement des résumés.

Cette intégration transforme les données brutes en informations exploitables avec un minimum d’effort. Mais pourquoi cette configuration change-t-elle la donne par rapport aux alternatives? Et comment les entreprises du marketing et des ventes peuvent-elles le tirer parti? Décomposons-le.

Pourquoi c’est délicat dans d’autres plateformes

Des outils comme TypeForm, SurveyMonkey ou Jotform excellent dans la conception de formulaires conviviale, mais les intégrer aux feuilles de calcul et à la résumé de l’IA ressemble souvent à la résolution d’un puzzle avec des pièces manquantes. Voici pourquoi:

  • Intégrations fragmentées: L’exportation des réponses aux feuilles de calcul nécessite généralement l’utilisation de services tiers payants, tels que Zéro ou Faire. Ceux-ci ajoutent des coûts et de la complexité de configuration, avec des retards potentiels dans la synchronisation des données.
  • AI indigène limitée: Bien que certaines plates-formes offrent des analyses de base, une résumé précis de l’IA – des informations contextuelles à partir de réponses ouvertes – est rare sans codage personnalisé ou module complémentaire coûteux. Par exemple, les caractéristiques de l’IA de SurveyMonkey sont fermées derrière des niveaux premium et ne poussent pas nativement aux feuilles de calcul.
  • Haies de l’évolutivité: La gestion des réponses à volume élevé peut conduire à API Limites ou exportations manuelles, faire de l’analyse en temps réel une corvée. En revanche, l’écosystème de Google est gratuit pour les fonctionnalités de base, évolue sans effort et incorpore des gemini AI directement dans des formes et des feuilles pour des fonctionnalités instantanées et sans code.

Cette approche Google-Native fait gagner du temps, réduit les erreurs et maintient tout dans un espace de collaboration sécurisé – idéal pour les équipes jonglant avec plusieurs outils.

Cas d’utilisation du marketing et des ventes

Pour les équipes marketing, cette configuration transforme les enquêtes clients en mines d’or de connaissances. Imaginez l’exécution d’un formulaire de rétroaction post-Campaign: les réponses s’écoulent automatiquement vers les feuilles, où l’IA résume les sentiments, tels que 80% ont salué l’humour de l’annonce mais ont signalé des temps de chargement lents. Les spécialistes du marketing peuvent rapidement itérer sur les stratégies de contenu sans avoir à passer au crible des centaines de commentaires.

Dans les ventes, c’est une puissance de génération de plomb. Un formulaire de contact sur votre site capture les détails du prospect et les points de douleur. AI les catégorise ensuite automatiquement (par exemple, Demande de démonstration à forte intention) ou résume leurs besoins (Prospect frustré par les prix des concurrents – réduction du bundle). Les commerciaux reçoivent une vue sur le pipeline prêt à l’emploi, ce qui augmente les taux de fermeture en hiérarchisant les prospects chauds. Les petites entreprises peuvent suivre le retour sur investissement sur les webinaires, tandis que les entreprises analysent les commentaires globaux pour une sensibilisation personnalisée, tout sans saisie manuelle de données.

Le résultat? Une prise de décision plus rapide, un engagement plus élevé et une croissance basée sur les données, avec l’IA gérant le levage de lourds.

Guide étape par étape: le configurer

Prêt à construire? Ce processus prend moins de 10 minutes et nécessite un compte Google (les fonctionnalités Gemini nécessitent un plan d’espace de travail, tel que la norme commerciale ou un module complémentaire Gemini). Nous allons créer un formulaire, le lier aux feuilles et ajouter un champ de résumé d’IA.

Étape 1: Créez votre formulaire Google

  1. Aller à Formulaires Google Et cliquez sur le «+» pour démarrer un formulaire vide.
  2. Ajoutez vos questions: incluez au moins un type ouvert (réponse courte ou paragraphe) pour que l’IA résume – EG: «Qu’avez-vous le plus aimé dans notre produit?»
  3. Personnalisez au besoin: ajoutez un titre, une description et des paramètres de réponse (par exemple, limiter à un par utilisateur).
  4. Aperçu et tester: cliquez sur l’icône des yeux pour s’assurer qu’elle circule bien.

Conseil pro: jef Vous êtes sur des laboratoires d’espace de travail, utilisez des Gemini Aidez-moi à créer pour rédiger le formulaire à partir d’une invite comme Enquête sur les commentaires des clients pour un outil SaaS.

Créer une forme avec l'IA sur les formulaires Google
  1. Dans votre formulaire, cliquez sur le Réponses Onglet en haut.
  2. Cliquez sur l’icône des feuilles vertes (ou Plus> Sélectionner la destination pour les réponses).
  3. Choisir Créer une nouvelle feuille de calcul (ou sélectionnez un existant).
  4. Faire un clic Créer. Les réponses seront désormais automatiquement populaires un nouvel onglet dans la feuille, avec des horodatages et des réponses dans les colonnes.

Cette configuration garantit que chaque soumission met à jour la feuille en temps réel – aucune exportation nécessaire.

Étape 3: Ajoutez un champ de résumé de l’IA dans les feuilles

  1. Ouvrez la feuille liée (elle apparaîtra dans votre lecteur).
  2. Dans une nouvelle colonne (par exemple, colonne F, étiquetée «résumer»), sélectionnez la première ligne de données (par exemple, ligne 2).
  3. Entrez la formule AI: =AI("Summarize the key feedback from this response in one sentence, highlighting sentiment.", A2:M2)
  • Remplacer A2:M2 avec votre plage de réponse (par exemple, horodatage, nom, colonnes de rétroaction).
  • Personnalisez l’invite: pour les prospects, essayez =AI("Categorize this inquiry as 'hot lead', 'warm', or 'cold', and summarize needs.", C2:D2).
  1. Appuyez sur Entrée. Les Gémeaux génèrent instantanément le résumé.
  2. Faites glisser la formule vers le bas pour l’appliquer à toutes les lignes. Pour les nouvelles réponses, il remplit automatiquement.

Actualiser les sorties si les données changent en sélectionnant les cellules et en cliquant sur «Actualiser et insérer». Si vous avez des réponses 3 à 200, vous pouvez également générer des résumés en vrac directement dans l’onglet Réponses des formulaires pour un aperçu rapide, puis copiez-le-coller en feuilles si nécessaire.

Optimisation

  • Vérification des exigences: Assurez-vous que votre plan d’espace de travail prend en charge les Gemini (par exemple, Business Standard +). Les utilisateurs gratuits reçoivent des formulaires / feuilles de base, mais avec des capacités d’IA limitées.
  • Intimité d’abord: Formulaires Respect Partage Paramètres – Les collaborateurs voient également la feuille, alors gérez l’accès via le lecteur.
  • Ajustements avancés: Pour les mises à jour dynamiques, utilisez le script Apps pour déclencher des résumés sur la soumission ou combinez avec des graphiques de feuilles pour les tableaux de bord visuels.
  • Dépannage: Si l’IA n’apparaît pas, vérifiez votre langue (en anglais uniquement pour l’instant) ou par les paramètres d’administration.

Avec ce flux de travail, votre formulaire Google devient un moteur de données intelligent. Commencez petit avec un formulaire de rétroaction, échelle des enquêtes aux entreprises et regardez vos informations commerciales monter en flèche.

Bonus: ajoutez un déclencheur de messagerie pour les prospects chauds

Vous pouvez configurer un déclencheur d’e-mail automatisé dans Google Sheets lorsqu’une résumé de l’IA signale une avance de vente comme chaud. Cela exploite le script Google Apps (un outil gratuit sans code) pour surveiller les nouvelles réponses du formulaire, évaluer le résumé généré par l’IA et envoyer un e-mail personnalisé via Gmail. C’est un moyen puissant de s’assurer que votre équipe de vente obtient des alertes instantanées, transformant les informations en action sans chèques manuels.

Étape 1: Préparez votre feuille

  1. Ouvrez la feuille liée à votre formulaire (à partir de l’étape 2 de l’article).
  2. Assurez-vous que vous avez une colonne «Résumé de l’IA» (par exemple, colonne F) avec la formule comme = AI («Catégorisez cela comme« le plomb chaud »,« chaud »ou« froid »en fonction de l’urgence et des besoins.», C2: D2).
  3. Ajoutez deux nouvelles colonnes pour le suivi:
    • Colonne G: «Email envoyé» (formule: = if (f2 = »Hot Lead», «Oui», «Non») – glisser vers le bas).
    • Colonne H: «Horodatage par e-mail» (sera automatiquement populaire via le script).

Étape 2: ouvrir le script des applications

  1. Dans votre feuille, allez à Extensions> script d’applications. Cela ouvre l’éditeur de script dans un nouvel onglet.
  2. Supprimez n’importe quel code par défaut et collez le script ci-dessous (personnalisez comme indiqué).

Étape 3: Écrivez et enregistrez le script

Voici un script simple et prêt à l’emploi. Il vérifie si le résumé de l’IA contient «Hot Lead», puis envoie un e-mail à la boîte de réception partagée de votre équipe de vente (ou un représentant spécifique).

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var row = e.range.getRow();  // The row with the new response
  var aiSummary = sheet.getRange(row, 6).getValue();  // Assuming Column F (6) is AI Summary
  
  if (aiSummary && aiSummary.toString().toLowerCase().includes('hot lead')) {
    var emailData = sheet.getRange(row, 1, 1, 8).getValues()[0];  // Grab row data (adjust columns as needed)
    var prospectEmail = emailData[2];  // e.g., Column C for prospect's email
    var prospectName = emailData[1];   // e.g., Column B for name
    var feedback = emailData[3];       // e.g., Column D for key feedback
    
    // Customize email details
    var subject = `Hot Lead Alert: ${prospectName} Needs Immediate Follow-Up`;
    var body = `
      Hi Sales Team,
      
      New hot lead from form: ${prospectName} (${prospectEmail}).
      
      Key Insights from AI: ${aiSummary}
      Original Feedback: ${feedback}
      
      Action: Reply ASAP with a personalized demo offer.
      
      Full Response Link: ${sheet.getUrl()} (Row ${row})
      
      Best,
      Auto-Lead Bot
    `;
    
    // Send to your team's email (or dynamically assign based on territory)
    GmailApp.sendEmail('sales@yourcompany.com', subject, body);
    
    // Update tracking columns
    sheet.getRange(row, 7).setValue('Yes');  // Column G: Email Sent
    sheet.getRange(row, 8).setValue(new Date());  // Column H: Timestamp
  }
}
  • Personnalisations:
    • Ajustez les numéros de colonne (par exemple, getRange (ligne, 6) pour f).
    • Modifiez le destinataire du courrier électronique ou ajoutez CCS: gmailapp.sendemail (êtreales@yourcompany.com ‘, sujet, corps, {cc:’ manager@yourcompany.com ‘});.
    • Pour la sensibilisation des prospects: échangez le destinataire de prospective et modifiez le corps contre un message de bienvenue.
    • Améliorez l’invite de l’IA dans la formule de feuille pour une meilleure catégorisation (par exemple, ajoutez «Si mentionne« urgent »ou« démo maintenant »»).
  1. Cliquez sur l’icône du disque pour Sauvegarder (Nommez votre projet, par exemple, «Trigger de l’e-mail du plomb chaud»).
  2. Autorisations de concession: exécutez la fonction une fois manuellement (sélectionnez ONFORMSUBMIT dans la liste déroulante et cliquez sur Exécuter). Approuver les lunettes Gmail / Sheets lorsqu’elles sont invitées.

Étape 4: Configurez la gâchette

  1. Dans Script Apps, cliquez sur l’icône de l’horloge (Déclencheurs) à gauche.
  2. Faire un clic + Ajouter le déclencheur (en bas à droite).
  3. Configurer:
    • Fonction: onformSubmit
    • Déploiement: tête
    • Source de l’événement: de la feuille de calcul
    • Type d’événement: sur le formulaire Soumettre
  4. Faire un clic Sauvegarder. Autoriser si nécessaire.

Étape 5: Testez-le

  1. Soumettez une réponse de test via votre formulaire (par exemple, quelque chose d’urgent comme «Besoin d’une démo aujourd’hui – l’outil actuel est trop lent!»).
  2. Vérifiez la feuille: AI doit le signaler comme un «plomb chaud» et l’e-mail doit arriver en quelques secondes.
  3. Surveillez le journal d’exécution du script (dans le script Apps> Exécutions) pour toute erreur.

Conseils pro et dépannage

  • Limites de taux: Gmail Caps à 100–1 500 e-mails / jour (en fonction de votre plan d’espace de travail) – beaucoup pour la plupart des équipes.
  • Sécurité: Les scripts s’exécutent sous votre compte, alors utilisez un partagé « alerts@yourcompany.com”Pour l’envoi.
  • Idées avancées: Intégrez à Google Calendar pour les appels à télévision automatique, ou Slack via WebHook pour les notifications d’équipe. Pour les prospects non hot, ajoutez une logique conditionnelle à nourrir avec des e-mails goutte à goutte.
  • S’il se brise: Problèmes courants? Vérifiez les indices de colonne ou assurez-vous que la feuille n’est pas filtrée. Débogage en ajoutant Logger.log (Aisummary); au script et affichage des journaux.

Cette configuration transforme votre formulaire en machine de vente proactive. Échellez-le sur plusieurs formulaires (par exemple, un pour les démos, un pour les billets de support), et vous verrez des ascenseurs de conversion en un rien de temps. Si vous appuyez sur SNAGS, les applications de Google Script Docs ou Workspace Community Forums ont d’excellents exemples. Quel est votre premier cas d’utilisation?

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