Comment citer des budgets de projet que vous pouvez réellement respecter

Fixer des prix pour votre travail créatif peut être stressant, au point que certains d’entre vous voudront peut-être simplement copier ce que fait la concurrence. Mais que se passe-t-il si ces budgets sont trop élevés ou trop bas ? Avec un examen rapide mais minutieux de votre trésorerie, vous pouvez trouver les taux parfaits pour vos projets.

Lorsque vous vous asseyez pour établir le prix d’un projet à venir, par où commencez-vous ?

Si vous n’avez jamais fait cet exercice auparavant, vous tirez peut-être simplement de la hanche. Ainsi, lorsqu’un client potentiel vous demande combien cela va lui coûter, vous lui donnez quelque chose du haut de votre tête. Ou indiquez-leur le même montant que vous avez facturé au client précédent.

À ce moment-là, vous pourriez vous sentir d’accord avec la citation que vous leur donnez. Vous êtes sûr de pouvoir faire le travail à la date promise et dans les limites du budget. Mais que se passe-t-il si vous ne le faites pas ? Plus important encore, qu’est-ce que cela signifie pour vos revenus ? Bien que vous puissiez terminer le projet en dessous du budget fixé, savez-vous à quel point cela se traduit par un bénéfice ?

Lorsque vous fixez les prix de vos travaux de conception, vous devez penser à plus que ce qui semblera être un tarif équitable pour votre client. Parce que si vous ne faites pas de profit, il ne faudra pas longtemps avant que vous vous sentiez épuisé et que vous vous demandiez pourquoi vous travaillez si dur, mais que vous n’en tirez pas grand-chose.

Comment créer un budget de conception précis

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte lors de l’élaboration de votre budget :

1. Combien le projet va vous coûter
2. Quel genre de profit voulez-vous faire pour couvrir vos frais et vous payer
3. Ce que votre client va en retirer

Suivez ces cinq étapes pour établir un devis de budget de conception qui vous convient et votre cliente.

En prime, vous pouvez télécharger ce modèle de budget de projet J’ai créé dans la réalisation de ce post.

Étape 1 : Rassemblez vos frais généraux

Les frais généraux sont l’argent que vous payez pour gérer votre entreprise, entretenir vos systèmes et vous commercialiser. Donc, des choses comme le loyer du bureau, les services publics, les assurances, les taxes, etc. Même si vous n’aviez pas de projets sur lesquels travailler, vous devriez quand même les payer pour rester en affaires.

Les frais généraux peuvent être difficiles à calculer car le montant forfaitaire doit être réparti sur tous vos projets. Voici comment je le gère :

Je tiens un compte courant de tout ce que je dépense tout au long de l’année. Cela comprend les frais liés à :

• Bureau à domicile
• Utilitaires
• Meubles et fournitures de bureau
• Assurance santé
• Assurance entreprise
• Marketing et ventes
• Logiciel de gestion d’entreprise
• Cotisations professionnelles
• Licences commerciales et taxes
• Frais de traitement des paiements

Pour déterminer le montant à allouer au budget de chaque projet, je procède comme suit :

• Ajouter le coût annuel de chaque élément de frais généraux à la feuille de calcul
• Faites le total de tous les coûts en bas
• Divisez le total par le nombre moyen de projets que je réalise chaque année

La répartition des coûts n’est peut-être pas parfaite puisque certains travaux prendront plus de temps et coûteront plus cher que d’autres, mais ce n’est pas grave.

Gardez à l’esprit que le but de cet exercice n’est pas de facturer vos coûts aux clients. Ce que nous essayons de faire, c’est de déterminer combien d’argent sort votre entreprise chaque mois. Si vous n’avez aucune idée de combien vous dépensez, il n’y a aucun moyen de savoir combien facturer. Nous utilisons donc ces chiffres pour établir votre flux de trésorerie, établir une base de référence pour le montant à facturer, puis nous assurer que vous tirez un profit de chaque travail.

Étape 2 : Recueillir les coûts liés au projet

Ensuite, vous devez déterminer le montant des coûts directs du projet. Bien que vous puissiez calculer les frais généraux une fois par an et que vous en ayez généralement terminé (sauf si vous ajoutez ou supprimez des coûts commerciaux tout au long de l’année), celui-ci devra être fait pour chaque travail.

En tant que designer, vous n’aurez peut-être pas beaucoup de coûts pour les projets individuels. Peut-être des licences, de l’hébergement ou des applications, mais c’est à peu près tout.

N’oubliez pas que le temps c’est aussi de l’argent. La valeur monétaire de votre temps (et du temps de l’un de vos collaborateurs de projet) doit être prise en compte dans le total des coûts liés au projet.

Voici comment je tabule ces données :

J’ai décomposé cette feuille de calcul en différentes phases :

• Intégration/Configuration
• Création de sites web
• Développement web
• Rédaction/SEO
• AQ
• Gestion de projet
• Outils

Selon la portée du travail, j’écris toutes les tâches pertinentes, ainsi que la personne responsable, son taux horaire et le temps moyen qu’il faudra pour terminer la tâche. Lorsque vous configurez les vôtres, n’hésitez pas à ajouter ou à supprimer des phases et à ajuster les colonnes en conséquence.

Si vous ne disposez pas des données de chronométrage, je vous recommande de vous installer avec une application de suivi du temps (comme Basculer) puis gardez un œil sur tout ce que vous faites. Après quelques mois, évaluez les données et calculez les temps d’exécution moyens pour chaque tâche. Faites-le pour votre travail de conception ainsi que pour vos tâches d’administration de projet.

Jusqu’à ce que vous disposiez de ces données, utilisez des estimations dans le Temps moyen domaine. Multipliez ensuite le temps moyen par le taux horaire de chaque ligne pour obtenir le coût direct de chaque tâche.

Faites la somme des coûts totaux au bas de chaque phase. Nous utiliserons ces valeurs bientôt.

Étape 3 : Calculez les min et max de votre projet

L’une des raisons pour lesquelles vous devez utiliser un outil de suivi du temps au lieu de suivre votre instinct est que vous avez besoin de données réelles pour garantir de réels bénéfices. Mais il y a une autre raison pour laquelle vous devriez en utiliser un.

Tous les travaux ne se dérouleront pas aussi rapidement ou en douceur que les autres. Et certains iront bien mieux que d’autres.

Bien que vous utilisiez les données recueillies ci-dessus pour établir votre devis, vous devez également connaître le min et le max de votre projet avant de le finaliser.

Lorsque vous comparez tous les projets que vous avez terminés et leurs coûts associés, recherchez les valeurs les plus basses (min) et les plus élevées (max). Ces travaux doivent être plus ou moins de la même taille afin que vous ayez une image précise de ce que vous êtes capable de réaliser en termes de coûts de projet élevés et faibles.

Notez ces valeurs une fois que vous les avez trouvées. Vous allez toujours calculer votre budget en fonction de vos coûts moyens, mais vous ferez référence à la valeur maximale lors de la détermination de la majoration. Sinon, vous risquez de facturer un taux horaire ou une majoration trop faible, puis de perdre de l’argent.

Cette analyse vous aidera également à évaluer ce qui s’est passé sur les projets avec des coûts plus élevés.

Demandez-vous ceci : Existe-t-il certains types de problèmes ou de circonstances récurrents qui vous empêchent de respecter votre budget ? Si c’est le cas, alors quelque chose doit changer.

Une chose que vous devrez peut-être faire est de modifier votre processus pour éliminer l’inefficacité connexe ou pour réduire les coûts si vous payez pour des choses dont vous n’avez pas besoin. Une autre chose est de mettre à jour votre contrat. Si des clients peu maniables sont la source du problème, assurez-vous que votre contrat décrit toutes les pénalités associées, telles que les frais et les pauses de projet, si un tel problème devait survenir.

Ces types d’ajustements devraient vous aider à éviter que les coûts de votre projet ne soient trop élevés.

Étape 4 : Entrez les coûts dans votre calculateur et définissez votre prix

Dans la dernière étape, vous allez rassembler toutes les données que nous avons recueillies jusqu’à présent pour établir votre devis.

Ce que je fais pour cela, c’est utiliser un simple calculateur de budget :

La section principale à gauche répertorie tous les coûts des onglets « Frais généraux » et « Coûts directs » sous la colonne « Coût total ». Vous pouvez voir que j’ai également inclus le Project Min et le Project Max en bas comme point de référence.

Au fait, la plupart de ces valeurs sont connectées aux autres onglets, donc je n’ai rien à remplir dans cette étape, sauf les valeurs min et max :

Lorsque je mets à jour les données, que ce soit parce que mes frais généraux ont changé ou parce que je fais un devis pour les coûts d’un nouveau projet, le calculateur de budget reflète automatiquement ces changements.

J’applique ensuite une majoration de 30 % (il suffit de multiplier les valeurs de la colonne B par 1,3) pour obtenir le coût total du projet de conception.

C’est à vous de décider combien vous voulez facturer en termes de majoration. J’ai trouvé que 25 % ou 30 % est un bon chiffre pour commencer, car votre bénéfice peut représenter environ un quart des revenus de chaque projet. Selon les objectifs de votre entreprise, vous voudrez peut-être augmenter ce montant afin d’avoir plus d’argent à consacrer à l’embauche et à l’expansion de votre entreprise. Mais il faudra le justifier. Vous ne pouvez pas simplement facturer une majoration de 75 % parce que vous voulez une plus grande part du gâteau.

Un bon moyen de contrôler votre prix et votre majoration est de regarder quel est le taux en vigueur dans votre secteur. Le prix de votre projet est-il beaucoup plus bas ou beaucoup plus élevé que ce que tout le monde facture ? Comparez maintenant votre proposition de vente unique à la leur. Si vous offrez plus de valeur, la différence de prix peut être valable.

Considérez également ce que vos clients en retirent. Qu’est-ce qu’un utilisateur, un prospect ou un client signifie pour eux en termes d’argent ? Par exemple, si vous concevez un site Web pour un cabinet d’avocats prestigieux qui facture 500 $ de l’heure et que le site leur procure leur premier client en un mois, ils pourraient raisonnablement couvrir le coût d’un site de 15 000 $ en quelques mois.

Donc, si le prix qui en résulte vous semble trop élevé, ne vous précipitez pas immédiatement pour modifier vos chiffres. Ce calculateur devrait vous aider à comprendre le contexte de ce que vous faites et pourquoi vous facturez ce que vous faites.

Conclure

Lorsqu’il s’agit de créer des devis pour des travaux de conception, pourquoi risquer de se mettre dans le rouge et un projet loin de l’épuisement simplement parce que vous n’avez pas calculé les chiffres ? Je sais que ce n’est pas amusant de s’asseoir et de faire des trucs de comptabilité comme ça, mais pensez à tout ce que cela ferait si vous pouviez :

• Modélisez le processus et obtenez des devis aux prospects en un rien de temps
• Assurez-vous de couvrir vos frais professionnels chaque mois
• Facturez un tarif compétitif qui traduit également la valeur de ce que vous faites
• Ayez la liberté de faire évoluer votre entreprise comme vous le souhaitez et d’avoir les ressources pour le faire

Bottom line: Il s’agit d’un processus assez simple à suivre et qui va vous faciliter la vie et votre travail.