Comment choisir la meilleure plateforme de services de contenu en 2021

Dans un blog précédent nous avons couvert la croissance des services de contenu au fur et à mesure de son évolution par rapport au traditionnel Enterprise Content Management (ECM) . Les organisations se tournent désormais vers les plates-formes de services de contenu pour tirer parti des atouts d'ECM et créer un environnement de gestion des informations holistique qui connecte, partage et régit le contenu dans toute l'entreprise. Dans ce blog, nous examinons quelles fonctionnalités et capacités vous devriez rechercher dans les meilleures plates-formes de services de contenu.

J'ai commencé mon article précédent en disant que l'ère des plates-formes ECM monolithiques à l'échelle de l'entreprise est révolue. Bien que cela soit vrai, ce n’est pas toute l’histoire. Sinon, il serait difficile d'expliquer pourquoi le marché mondial de l'ECM est estimé à plus de 93 milliards de dollars d'ici 2025 – ce qui fait plus que doubler sa valeur en seulement cinq ans.

En vérité, la nécessité de l'efficacité la gestion et l'utilisation du contenu d'entreprise n'ont jamais été aussi grandes. Chaque organisation est confrontée à de plus en plus d'informations, de plus en plus variées, créées à des vitesses beaucoup plus rapides que jamais. Dans son enquête de 2019 «État de l'industrie – Services de contenu», AIIM appelle cela «chaos de l'information».

Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise ont toujours eu pour but d'apporter de l'ordre et du contrôle à votre contenu, mais cela se faisait souvent au détriment de la convivialité et de la valeur commerciale. Comme l'a déclaré un dirigeant à l'AIIM dans son rapport de 2018: «Je me fiche de savoir où et comment le contenu est géré, je m'intéresse à la façon dont il est exploité et aux informations qui en découlent.»

Pour aider Pour ce faire, la gestion de contenu est passée du modèle ECM traditionnel d'un référentiel de contenu central – motivé par des problèmes de risque et de gouvernance – à un modèle où la technologie des services de contenu est utilisée comme moyen de distribuer le contenu à la bonne personne au bon moment et au bon moment

Que sont les plates-formes de services de contenu?

Gartner, qui fait partie des leaders d'opinion de l'industrie analysant le passage de l'ECM aux solutions de services de contenu, a expliqué que «les marchés des technologies de contenu évoluent vers trois domaines: les plates-formes, les applications et les composants. » La plate-forme de services de contenu peut être vue comme l'évolution des solutions ECM existantes . Elle possède son propre référentiel et s'intègre à d'autres référentiels pour offrir une gestion du cycle de vie du contenu, un accès aux informations et une gouvernance à l'échelle de l'entreprise.

La plate-forme offre toutes les fonctionnalités de gestion de contenu qui faisaient auparavant partie d'ECM: gestion des documents, gestion des enregistrements, gestion des flux de travail , l'automatisation des processus métier, la capture et l'indexation des données, la classification et la catégorisation des données, la gouvernance, l'analyse, l'archivage et l'élimination des données.

Les nouvelles fonctionnalités d'une plate-forme de services de contenu simplifient l'intégration avec les principales applications qui stimulent l'instrument processus d'affaires. Au lieu que les utilisateurs accèdent à un système distinct pour travailler avec le contenu, le contenu est rendu disponible directement dans l'interface utilisateur de l'application de processus.

Le contenu est géré dans la plate-forme de services de contenu, où il est automatiquement classé en fonction du processus auquel il se rapporte à. De plus, le contenu est enrichi de métadonnées supplémentaires provenant de l'application principale. Le contenu environnant avec des métadonnées riches fournit un contexte supplémentaire sur le contenu, améliorant sa valeur pour l'organisation. Les métadonnées riches fournissent un paysage fertile pour l'analyse et l'automatisation.

En outre, les services de contenu peuvent permettre le développement d'applications de contenu intégrées où les utilisateurs n'utilisent que les capacités spécifiques dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche.

Le résultat: les utilisateurs n'ont pas à passer d'un système à l'autre pour travailler avec du contenu. Le contenu est fourni de manière contextuelle pour répondre aux besoins d'information de l'utilisateur métier à ce stade spécifique de sa tâche de travail. L'utilisateur n'a pas à savoir ni à se soucier de l'origine du contenu ni de la manière dont il est géré.

Services de contenu: pivot de la transformation numérique

La ​​transformation numérique est au sommet des agendas informatiques depuis plusieurs années. Mais le nombre d'entreprises qui en récoltent tous les bénéfices reste faible. AIIM a constaté que près de 80% des organisations pensaient que la transformation numérique était «importante» ou «très importante» pour leur entreprise. Mais le nombre d'entreprises qui en récoltent tous les bénéfices reste faible. La plupart estiment qu'ils ont encore du chemin à parcourir en termes de maturité de leur parcours de transformation numérique.

AIIM a utilisé le Deloitte Digital Maturity Model pour aider les répondants au sondage à identifier les progrès de leur transformation numérique. Les entreprises n'ont obtenu en moyenne que trois sur cinq dans les différentes catégories de l'évaluation.

Une raison principale: la gestion de contenu dans le monde du Big Data est de plus en plus devenue un obstacle à la transformation numérique. Au fur et à mesure que la quantité et la variété des informations circulant dans les organisations ont augmenté, le nombre de systèmes de gestion de contenu qu'elles utilisent a augmenté. L'enquête AIIM de 2018 a révélé que le nombre moyen de systèmes de contenu a augmenté de 30% au cours des cinq dernières années mais que la majorité des informations restent toujours en dehors de ces systèmes de gestion de contenu, isolés dans les systèmes de messagerie électronique, fichier

Ce paysage est le résultat du fait que les utilisateurs qui créent réellement la plupart de ces informations ne voient pas de valeur directe dans les plates-formes ECM traditionnelles, tout en étant invités à effectuer des tâches supplémentaires pour garantir l'efficacité de la plate-forme. Par conséquent, ils ont pris sur eux de trouver des solutions ponctuelles à leurs besoins spécifiques en matière de contenu. Outre les problèmes évidents de coût, de risque et de gouvernance de cette approche, elle a abouti à une situation dans laquelle il est impossible pour les organisations de tirer pleinement parti de leur contenu.

Les plates-formes et applications de services de contenu sont la solution. Du point de vue des services de contenu, la transformation numérique d'une organisation comporte deux composants distincts mais interdépendants: l'espace de travail numérique et l'entreprise numérique. Le développement des plates-formes de services de contenu s'est concentré sur la fourniture de contenu d'une manière qui répond aux besoins des deux éléments:

Digital Workplace

Dans l'espace de travail numérique, l'accent est mis sur la productivité des utilisateurs. Les services de contenu sont basés sur la livraison de contenu contextuel, le partage et la collaboration. L'utilisateur doit pouvoir accéder au contenu pertinent à partir de l'application ou de l'appareil qui répond le mieux à ses besoins. La plateforme de services de contenu doit faciliter la communication et la collaboration. Surtout, il ne doit pas agir comme un obstacle à des pratiques de travail efficaces et agiles. Cela signifie que la plate-forme supprime autant que possible les tâches de gestion de contenu et de gouvernance de l'utilisateur.

Digital Business

Dans le digital business, l'accent est mis sur la productivité des processus. La plate-forme de services de contenu permet l'extension et l'intégration transparentes des services de contenu dans les processus métier, tout en maintenant la gestion des documents, la gestion des enregistrements et d'autres fonctions ECM essentielles nécessaires à une gestion et une gouvernance appropriées du contenu.

gestion de contenu; mais d'une manière qui favorise l'efficacité et l'automatisation des processus. La plate-forme de services de contenu fournit la base de l'innovation et de l'agilité des entreprises en déployant du contenu de manière à permettre la transformation à grande échelle de flux de travail et de processus entiers.

La plate-forme de services de contenu sert de canal entre l'entreprise numérique et l'espace de travail numérique pour garantir que toute organisation peut maximiser le contenu dont elle dispose, à la fois au sein de son activité et, de plus en plus, auprès de ses clients, partenaires et fournisseurs.

Quelles sont les fonctionnalités d'une plate-forme de services de contenu?

Quelles sont les fonctionnalités clés que vous devriez recherchez-vous lorsque vous sélectionnez votre plateforme de services de contenu? Je recommande que la solution de services de contenu que vous choisissez inclue:

Expérience utilisateur intuitive
Dans le passé, l'expérience utilisateur de certains logiciels ECM était compliquée et peu conviviale et n'avait pas de raison convaincante d'adoption. Les plates-formes de services de contenu d’aujourd’hui mettent davantage l’accent sur la fourniture d’une expérience utilisateur simple et intuitive basée sur une diffusion de contenu contextuelle et spécifique à l’entreprise. Il crée une expérience facile à utiliser, configurable et basée sur les rôles, où le contenu est géré dans la plate-forme et consommé dans l'application principale.

Le contenu est géré et classé dans la plate-forme de services de contenu et intégré de manière transparente dans d'autres applications de l'entreprise. Lorsqu'un nouveau contenu est ajouté à l'application principale, la plate-forme effectue une classification automatisée et une gestion des métadonnées en arrière-plan sans que l'utilisateur ait besoin de gérer tous les aspects du contenu.

Capture de contenu intelligente
La première étape sur la voie de la transformation numérique est la transition du contenu physique au contenu numérique. C'est la base des services de contenu numérique, et une plate-forme de services de contenu doit offrir une capture et une transformation de contenu intelligentes et efficaces – non seulement du papier au numérique, mais aussi à partir d'un large éventail de sources de contenu électronique, y compris le courrier électronique, le fichier partages, applications d'entreprise et médias sociaux. Il s'agit d'une première étape essentielle pour automatiser vos processus métier et effectuer des tâches ECM traditionnelles telles que la gestion des documents, la gestion des enregistrements et la conformité.

Gestion de documents
La plateforme de services de contenu organise et distribue le contenu entre les principales applications, qui nécessite une nouvelle approche de la gestion des documents. Les meilleures solutions de services de contenu sont passées d’une structure de dossiers hiérarchique à des espaces de travail numériques axés sur l’utilisateur où le contenu est beaucoup plus naturellement organisé pour répondre aux préférences et aux exigences de travail de l’utilisateur. Le processus de gestion des documents est piloté par une classification automatisée des données qui réduit la charge d'administration du contenu tout en rendant le contenu plus facilement accessible.

Gestion des enregistrements
Comme l'ECM avant lui, la plate-forme de services de contenu doit disposer d'une gestion des enregistrements à l'échelle de l'entreprise capacités. Les meilleures plates-formes de services de contenu centralisent les décisions de stratégie RM, puis appliquent ces stratégies au contenu dans des silos d'applications et de processus précédemment isolés dans toute l'entreprise. En fournissant un moyen structuré et transparent de conserver les enregistrements de leur création à leur élimination éventuelle, le logiciel de gestion des enregistrements améliore les positions de l'entreprise, garantit la conformité et réduit les risques d'audit et de litige. Les plates-formes modernes de services de contenu cherchent à rendre le processus plus efficace en automatisant autant que possible les capacités de gestion des enregistrements d'une organisation.

Classification et catégorisation des données
La classification et la catégorisation des données sont au cœur des services de contenu, et d'énormes progrès ont été accomplis dans la capture et la classification automatisées de types de contenu très divers. La classification intelligente des données permet au contenu d'être organisé dans la plate-forme de services de contenu et étiqueté pour une récupération rapide, la gestion des enregistrements et la conformité. Les fonctions courantes de classification et de catégorisation des données comprennent des gestionnaires de métadonnées intelligents, le balisage de fichiers OCR / ICR et la classification basée sur les règles ou les rôles.

Collaboration et productivité
Les services de contenu relient étroitement le contenu à l'application. Une plate-forme de services de contenu doit pouvoir interagir avec d'autres applications, processus et sources d'informations. Les principales plates-formes offrent une intégration transparente dans les systèmes d'entreprise et métier pour augmenter la productivité. En outre, la solution de contenu doit inclure des fonctionnalités de partage de fichiers internes et externes faciles à utiliser et sécurisées pour stimuler la collaboration au sein de l'organisation et avec les partenaires et les clients.

Workflow and process management
The best Les plates-formes de services de contenu incluent des capacités pour piloter des processus métier centrés sur le contenu. Étant donné que la plate-forme est souvent chargée d'introduire le contenu associé dans les applications principales, il est logique qu'elle prenne la responsabilité des flux de travail et des espaces de travail qui permettent aux gens d'accéder au contenu. Les solutions de services de contenu fournissent des fonctionnalités – sous forme de cadres ou de modèles – dans des domaines tels que la gestion des cas, la gestion des flux de travail et l'attribution et l'approbation des tâches. En outre, le traitement du contenu peut être automatisé à l'aide de la combinaison d'événements déclencheurs et de règles basées sur les données métier pour générer des documents, mettre à jour les espaces de travail ou démarrer des flux de travail. Ces événements peuvent avoir lieu dans la solution de services de contenu ou dans l'application principale.

Recherche
L'intégration automatisée entre les référentiels et les applications permet l'indexation et la récupération du contenu où qu'il se trouve. Les plates-formes de services de contenu offrent une fonctionnalité de recherche puissante et contextuelle qui permet aux utilisateurs de consommer du contenu à la demande dans le contexte de leurs processus métier. La recherche avancée ajoute la facilité d'utilisation des services de contenu dont les utilisateurs ont besoin pour tirer le meilleur parti de leur contenu.

Gouvernance de l'information
La gestion des risques et la conformité réglementaire sont des facteurs essentiels pour l'adoption des services de contenu. Aujourd'hui, chaque organisation, en particulier celles des secteurs fortement réglementés, est confrontée à un environnement réglementaire de plus en plus complexe et en expansion. Une plate-forme de services de contenu doit répondre à vos exigences de gouvernance . Elle doit pouvoir s'adapter à toutes vos politiques et procédures de gouvernance de l'information et garantir la conformité aux normes et réglementations du secteur applicables à votre entreprise.

La plate-forme doit pouvoir s'adapter rapidement pour répondre à l'évolution de l'environnement réglementaire. Une série de nouvelles lois apparaissent dans le monde entier pour traiter de la confidentialité des données personnelles. Par exemple, l'introduction du RGPD en Europe a introduit de nouveaux niveaux d'obligations en matière de protection des données personnelles et de confidentialité des données pour les organisations qui exigent que les capacités de gouvernance électronique soient automatisées chaque fois que possible.

Sécurité du contenu et du système
Nouvelle législation comme le RGPD a également mis l'accent sur la sécurité du système. Le contenu doit être protégé à la fois en transit et au repos. La plate-forme de services de contenu doit inclure des fonctionnalités telles que le contrôle d'accès (ACL), la gestion électronique des droits numériques (EDRM), la prévention de la perte de données (DLP), l'authentification et le cryptage. La sécurité basée sur les fichiers et les modèles peut vous permettre de créer des autorisations hautement granulaires, tout comme les métadonnées qui sont appliquées au contenu à partir d'une application lead intégrée. Des fonctionnalités avancées telles que la rédaction de contenu, la création de filigranes et les signatures numériques peuvent aider à créer une collaboration et un partage de contenu sécurisés.

Analyses et rapports
Le développement rapide de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique et de l'analyse a ajouté une nouvelle dimension à ce qui une plate-forme de services de contenu peut fournir. Les organisations peuvent désormais bénéficier de la possibilité d'analyser une grande variété de types de contenu au sein de l'application qui les a créés afin d'identifier et d'extraire la valeur qu'ils contiennent. Les services de contenu débloquent la valeur de n'importe quelle forme de contenu et permettent de combiner des données structurées et non structurées pour obtenir des informations exploitables afin de stimuler la productivité et d'améliorer la prise de décision.

Développement d'applications et API
Une plate-forme de services de contenu devrait disposent d'une gamme de services de développement et d'API pour permettre la conception et le déploiement rapides de micro-services ciblés. La «conteneurisation» des applications accélère le coût total de possession en accélérant le temps de productivité des utilisateurs. En outre, la plate-forme doit inclure des API ainsi que des connecteurs intégrés pour permettre une intégration fluide et efficace des services de contenu dans d'autres applications d'entreprise.

Cloud et mobile activé
Selon AIIM, huit responsables de contenu sur 10 sont en train de passer au cloud. Les avantages en termes de coût, d'évolutivité et de sécurité sont trop importants pour que les dirigeants les ignorent. Cependant, des problèmes de sécurité et de confidentialité concernant les informations sensibles persistent.

La plate-forme de services de contenu que vous sélectionnez doit vous permettre de choisir parmi les déploiements sur site, cloud ou cloud hybride en fonction des exigences de sécurité de votre organisation. En plus du cloud, chaque plate-forme de services de contenu doit être compatible avec les appareils mobiles afin que les utilisateurs puissent facilement accéder au contenu sur l'appareil de leur choix.

La mobilité ne doit pas être un «boulon», mais conçue de manière native pour des fonctions de contenu de base telles que l'accès , la création, le traitement, le partage et la gouvernance se produisent naturellement sur un appareil mobile.

Cette focalisation sur le cloud et le mobile amène de nombreuses entreprises à envisager des services de contenu gérés – en travaillant avec un fournisseur capable de gérer l'ensemble de votre infrastructure de services de contenu.

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OpenText ™ est un leader reconnu des services de contenu sur site et des services de contenu géré, permettant des déploiements flexibles de plates-formes de services de contenu qui répondent à vos besoins commerciaux spécifiques. Cela se reflète dans les rapports d'analystes récents:

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Dans notre prochain blog, nous verrons comment les services de contenu contribuent à transformer le secteur de l'énergie.

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