Comment avoir des réunions individuelles plus efficaces avec les employés

À ce jour, la plupart d’entre nous ont rencontré une version du mème qui pose la question : « Cette réunion n’aurait-elle pas pu être un e-mail ? » Réunions avoir une mauvaise réputation, réunions individuelles incluses. Mais ils n’ont pas besoin d’être encombrants ou perte de temps et d’énergie. Ils peuvent en fait être… géniaux.

Tout d’abord, gardez à l’esprit l’objectif de la réunion. L’objectif principal des membres de votre équipe est d’obtenir le soutien nécessaire pour faire un excellent travail. Cela inclut votre aide pour hiérarchiser les problèmes et les débloquer s’ils sont bloqués. C’est finalement « leur temps » et les membres de l’équipe doivent « s’approprier » la réunion individuelle pour s’assurer qu’ils couvrent tous les sujets nécessaires.

Le meilleur rencontres individuelles sentir comme une grande conversation plutôt qu’un rapport. Cela signifie suivre le membre de votre équipe et guider la conversation comme une forme de coaching. Cela signifie écouter avec un esprit ouvert, poser des questions à fort impact et donner des commentaires réfléchis, le cas échéant. De nombreux managers ne passent pas assez de temps à écouter et peuvent même monopoliser le temps en parlant à la place de leur des employés. Ils peuvent manquer des données critiques comme c’était le cas et également manquer des opportunités de trouver des solutions plus profondes intégrées dans le récit des employés.

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Conseils pour un tête-à-tête réussi

La conversation en tête-à-tête doit être éclairée par une conversation réfléchie et lâche. ordre du jour. Encouragez le membre de votre équipe à s’approprier l’ordre du jour qui comprend un ensemble de documents préparés ; cela aide à guider la conversation. Un ordre du jour doit inclure les éléments suivants :

• Mises à jour introuvables dans un tableau de bord d’entreprise ou un outil de suivi des données

• Soutien nécessaire du gestionnaire et des autres membres de l’équipe de direction

• Questions que le membre de l’équipe a sur des problèmes particuliers

• Retour d’information le membre de l’équipe souhaite recevoir

Demandez à votre subalterne direct d’envoyer la clé informations à l’avance afin qu’en tant que gestionnaire, vous puissiez être préparé et prêt avec des questions ou des points de discussion.

Un bref enregistrement en haut de la réunion peut aider les membres de l’équipe à communiquer ce qu’ils ressentent à propos de leur rôle/responsabilités professionnelles et ce que c’est que d’être à leur poste. Selon TLNT.com« L’enregistrement est une pratique intentionnelle pour une équipe d’ouvrir une réunion ou une session. Chaque participant partage ce (état d’esprit) qu’il apporte à la table avant que la conversation de travail ne commence… Lorsque chacun peut supprimer ses distractions personnelles, c’est plus facile pour se concentrer sur l’exécution du travail. Un enregistrement de l’état d’esprit concerne l’état de votre esprit, pas celui du projet.

Cependant, il est important de se rappeler de ne pas trop traiter cela. Que ce soit leur expérience à moins qu’une partie de l’enregistrement nécessite un soutien spécifique. L’objectif est d’établir le check-in comme un espace sûr et d’encourager de plus en plus la franchise. Bien sûr, il peut y avoir des éléments critiques et évidents à suivre, et vous pouvez toujours demander s’ils ont besoin d’aide pour les détails mentionnés.

Votre rôle en tant que gestionnaire est d’aider vos subalternes directs à apprendre, à renforcer leurs capacités et à exécuter. Une partie du travail consiste à les aider à apprendre à prioriser et résoudre les problèmes par eux-mêmes; cela crée de la capacité pour vous ! Cela leur donne également le don d’apprendre qu’ils peuvent utiliser pour le reste de leur carrière. En fait, j’ai entendu de nombreux employés souligner les gestionnaires qui les ont soutenus comme étant parmi les plus grandes influences sur leur vie. C’est effectivement du coaching; les managers doivent écouter attentivement et intentionnellement les préoccupations d’un membre de l’équipe, poser des questions et offrir une rétroaction claire.

Bien que le membre de l’équipe soit propriétaire à la fois de la réunion et du récapitulatif, les responsables doivent prendre leurs propres notes pour suivre les points de développement ; ceux-ci peuvent être utilisés pour des conversations de développement semestrielles ou revues de gestion des performances. Lorsqu’un responsable prend des notes lors d’une réunion en tête-à-tête, cela montre qu’il apprécie le membre de l’équipe avec lequel il se réunit.

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Conseils après la réunion

Il peut être difficile d’intégrer chaque problème dans une réunion individuelle limitée dans le temps. Encouragez votre équipeet planifiez des bilans semestriels de développement/carrière et des synthèses stratégiques mensuelles ou trimestrielles, qui peuvent servir à répondre aux préoccupations de l’équipe dans son ensemble.

Les récapitulatifs des réunions sont des outils importants pour mesurer les progrès, identifier les propriétaires de projet et assurer la responsabilisation. Bien que les récapitulatifs doivent être brefs, ils doivent « vivre » dans un endroit facilement accessible par ceux qui en ont besoin.

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En plus du mème mentionné en haut de cet article, la plupart d’entre nous ont vu ou entendu la citation sur les personnes qui quittent leur emploi : « Les employés ne quittent pas les entreprises ; ils quittent les mauvais managers. » Et la gestion est simplement une relation avec la conversation sur la façon dont le travail se déroule et sur ce qui doit être fait différemment. Ces conversations sont en fait meilleures lorsqu’elles sont simples, et les trop structurer et créer des ornements inutiles peuvent en fait nuire à leur objectif principal.

Parfois, les meilleurs entretiens en tête-à-tête peuvent être lancés avec la simple invite : « Quelle est la conversation la plus importante que nous devrions avoir aujourd’hui ? » Les meilleurs tête-à-tête tournent essentiellement autour de ce principe et se sentent comme des conversations riches sur un travail important. Les rencontres individuelles sont des conversations de sens et d’impact, qui soutiennent un don à vie de croissance pour l’équipe membre et faire avancer l’entreprise.