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Comment 250 bénévoles ont contribué à rendre TNW2018 mémorable pour 15 000 participants
Assister à une grande conférence est sans aucun doute génial. Quand vous entrez à l'intérieur pour la première fois, vous vous émerveillez de voir comment tout cela s'est déroulé. La conférence TNW 2018 n'était pas différente. Il est passé d'un événement de 200 participants à l'un des plus grands festivals de technologie en Europe – il a attiré 15 000 visiteurs chaque jour cette année. Dans le cas où vous vous êtes déjà demandé comment nous le faisons, voici un peu en coulisses.
L'un des secrets pour réussir une conférence de cette envergure est le bénévolat. Nous en avons recruté 250 cette année, tous jouant un rôle crucial. J'ai parlé à Myriam Koning, notre coordinatrice bénévole, pour apprendre exactement comment cela fonctionnait
Quelle est l'importance des volontaires pour TNW2018?
Nous ne serions tout simplement pas capables de le faire sans eux. L'échelle actuelle de la conférence est si vaste qu'il y a tellement de tâches différentes à accomplir, et chaque poste nécessite plusieurs personnes pour couvrir la quantité de travail au cours des deux jours de la conférence. Nous avons également des volontaires au travail dans les jours précédant la conférence pour faire les préparatifs nécessaires.
Alors, comment recruter et gérer autant de bénévoles?
Presque tout de suite après l'événement de l'année dernière, nous avons commencé à recruter des bénévoles. an. À partir du mois de février, on a demandé aux anciens combattants volontaires des éditions précédentes s'ils aimeraient aider à nouveau. Nous avons remarqué que le bénévolat à TNW Conference était devenu très populaire – cette année, il était plus facile de remplir tous les postes que jamais auparavant.
Les gérer est une toute autre chose et c'est presque impossible sans un système comme VolunteerLocal . Il y a trois ans, nous avons géré environ 80 volontaires dans un tableur; c'était un cauchemar. Non seulement les gens doivent s'inscrire à des tâches spécifiques, mais les différents postes doivent recevoir des briefings différents, les gens ne peuvent pas y arriver et les places deviennent vacantes, de nouveaux emplois s'ouvrent et doivent être comblés … Faire cela à la main travail frustrant, donc je peux dire qu'un système automatisé était indispensable pour les deux dernières éditions de la conférence
Pouvez-vous expliquer le système automatisé?
Dans VolunteerLocal il est possible de créer des emplois et des postes de bénévolat, auxquels les gens peuvent s'inscrire par eux-mêmes. page Web. Ils peuvent aussi changer de quart si désiré sans aucune intervention de l'équipe de TNW. En ajoutant un mot de passe à certains postes, il est possible de demander à des personnes spécifiques d'effectuer des tâches spécifiques. Ainsi, seules les personnes que vous connaissez et qui sont qualifiées peuvent s'inscrire pour devenir chef d'équipe. Il est également possible d'envoyer des courriels d'information distincts pour chaque travail créé dans VolunteerLocal il est donc facile d'adapter l'information aux besoins de chacun.
Quelle fonctionnalité a été la plus utile pour TNW2018?
La possibilité de communiquer directement avec différents groupes est incroyablement pratique car elle permet d'économiser beaucoup de travail par rapport à l'envoi par email de tous les différents postes individuellement. Nous avons également émis un certificat de bénévolat pour quelques années, maintenant cela peut être créé dans VolunteerLocal ce qui fait gagner beaucoup de temps
Bénévolat à TNW2019
Si vous voulez rejoindre le groupe de bénévoles de l'année prochaine , vous pouvez déjà vous inscrire ici . Nous sommes impatients de planifier un festival de technologie encore plus grand et meilleur, alors nous espérons vous y voir!