Commencer avec un agenda, c'est comment vous avez des réunions efficaces dans un monde fou et occupé

Janvier
4 2019

15+ min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

L'organisation d'une réunion réussie comporte plusieurs étapes. Commencez avec un agenda de réunion efficace. Un agenda utilise des étapes telles que la définition de l’objectif, l’élimination des distractions, l’encouragement de la participation et en particulier l’aboutissement d’un plan d’action. Rien de tout cela n’est possible sans un ordre du jour efficace.

L’ordre du jour de votre réunion est sans doute la partie la plus importante d’une réunion. Cet article contient tout ce dont vous aurez probablement besoin pour l’information à l’ordre du jour.

Voici comment créer et établir avec succès votre propre agenda de réunion – quel que soit le formulaire que vous utilisez.

Qu'est-ce qu'un agenda de réunion? ] Un ordre du jour effectif de la réunion est simplement un document qui énumère l’ordre dans lequel chaque question sera discutée au cours de la réunion. L'ordre du jour est distribué à tous les participants avant la réunion. Cet ordre du jour doit être fourni plusieurs jours à l'avance.

Le délai minimum avant la réunion est de 24 heures à l'avance. Cela donne aux participants la possibilité de planifier et de préparer la réunion.

Le facilitateur de la réunion élabore et communique des ordres du jour aux autres.

Ce facilitateur est généralement un président qui donne son avis et ses commentaires. Tous les membres de l’équipe peuvent avoir cette responsabilité. Si vous avez une réunion pour discuter des procédures de sécurité en ligne – le responsable du département informatique ou un consultant externe en sécurité serait le meilleur choix pour un facilitateur.

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L’ordre du jour des réunions peut être un schéma formel conforme aux règles de procédure de Robert.

Cela signifierait que l’ordre du jour effectif des réunions comprendrait des points comme un rappel à l’ordre et les étapes nécessaires pour nouveaux éléments commerciaux. Le classique Robert’s Rules of Order est un bon format à suivre.

Cependant, un ordre du jour n’a pas besoin d’être compliqué. Il peut s'agir d'un simple document contenant un ou deux points, ainsi que le temps approprié pour la discussion ou le vote.

Déterminer à quel point vous voulez que l'ordre du jour soit officiel dépend du but de la réunion et de la . ] besoins de votre entreprise ou de votre équipe. Par exemple, un ordre du jour efficace pour une réunion d'équipe peut être moins formel que pour une conférence ou une réunion avec des investisseurs potentiels.

Les objectifs sont les mêmes pour les deux ordres du jour: informer les participants des sujets qui seront abordés au cours de la réunion. .

Vous pouvez également souhaiter inclure ces cinq points à l'ordre du jour de votre réunion:

• Lieu et date.
• Heure de début et de fin de la réunion.
• Participants.
• Temps alloué à chaque sujet.
• Les noms des participants animeront chaque discussion.

Raisonnement du besoin d'un ordre du jour lors des réunions.

Un ordre du jour garantit la productivité et le succès des réunions. . Pour ce faire, il accomplit les tâches suivantes:

• Réduit les pertes de temps et de ressources. Un ordre du jour guide la réunion – signifiant que seuls les sujets importants sont discutés et non les discussions non pertinentes. Cela garantit également qu’ils commencent et se terminent à l’heure afin que les participants ne restent pas coincés dans une réunion improductive et puissent retourner au travail.

• Permet aux autres de prendre la parole. Si vous avez invité un orateur ou demandé à un membre de l’équipe de fournir une mise à jour, l’agenda leur donne une chance de se préparer. Il les informe également du moment où ils vont prendre la parole.

• Encourage la participation. Lorsque votre équipe sait à quoi s'attendre lors d’une réunion, elle se sent plus à l'aise de participer. Ils ont eu le temps de réfléchir aux problèmes qu’ils veulent résoudre. En conséquence, ils se sentent plus valorisés – ce qui peut contribuer à améliorer la loyauté et la productivité.

• Un agenda de réunion efficace assure que des sujets importants soient traités. Seuls les sujets les plus importants sont abordés et vous pouvez réduire le nombre de réunions au sein de votre organisation. Au lieu d'une réunion de statut hebdomadaire, vous pouvez couvrir cela par courrier électronique. Votre système de gestion de projet gère le reste des activités de votre équipe. Vous enregistrez les réunions pour le début ou la fin du mois.

En termes simples, les réunions sans ordre du jour sont désorganisées et font perdre beaucoup de temps. Votre agenda permet à tous les participants de savoir ce qui va être discuté. Toutes les équipes sauront combien de temps elles seront attachées. La réunion sera brève, concise et productive.

Élaboration d'un ordre du jour de la réunion.

La première étape de l'élaboration d'un ordre du jour de la réunion consiste à déterminer si d'autres personnes sont nécessaires.

Qui contribuera à aider vous planifiez et préparez la réunion? Si vous discutez d’une nouvelle stratégie de vente, vous souhaitez que le responsable de votre équipe de vente participe à la planification de la réunion.

Vous devez d’abord identifier les personnes dont vous avez besoin pour planifier la réunion. Vous déciderez également quels seront les objectifs et le but de la réunion. Commencez par définir des objectifs gérables, mesurables et pratiques pour votre réunion. Ces objectifs vous garantiront les bases d’un plan de réunion efficace.

Il est important de noter que vous ne définissez que des objectifs réalistes pouvant être atteints dans les délais impartis. C'est la clé d'un agenda de réunion efficace. C’est mieux d’atteindre un objectif, au lieu d’essayer de s’attaquer à cinq ou six objectifs.

Cinq ou six objectifs vont encore retarder la réunion. De plus, avoir trop d’objectifs peut brouiller l’objectif de la réunion.

Il pourrait ne pas sembler important de brouiller l’objet de la réunion. Cependant, l'objectif de la réunion vous guidera dans la détermination de l'objectif, de l'ordre du jour et des participants de la réunion. Une fois que vous avez déterminé l'objectif de la réunion, vous pouvez déterminer si vous avez besoin de l'aide de quelqu'un pour planifier l'ordre du jour.

Si vous avez besoin de l'ordre du jour de la réunion, cela vous aidera – vous voudrez en informer votre personnel – généralement un email suffira. Encore une fois – une période de 24 heures est généralement suffisante.

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Les décisions que vous prendrez tout en développant une ordre du jour de la réunion.

Avez-vous déterminé et fixé l’objectif général de la réunion? Il est maintenant temps de prendre en compte les décisions importantes suivantes à prendre lors de l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion:

• Qui doit assister à cette réunion?

  Les participants devaient assister à la réunion ou à la réunion via Zoom. , Google Hang-outs, Outlook, etc. Gardez cela à l'esprit dans une application de calendrier .

• Les éléments qui seront abordés.

  Voici les informations, composants ou les actions qui seront dirigées vers votre équipe. Quels détails devez-vous prendre en compte pour atteindre l'objectif ou le but recherché par l'équipe?

• Combien de temps autoriserez-vous la discussion de chaque élément d'information avant une décision ou un vote?

  Estimation et détermination le temps que vous prendrez au groupe pour discuter de chaque élément. Tenez-vous en à cette heure, peu importe quoi.

• Date et heure de la réunion – partage de votre calendrier.

  Ayez une date et une heure absolues et ne déviez jamais. Utilisez un outil de planification tel que Calendar pour éliminer les longs fils de discussion. Gardez les suggestions et les détails au minimum. Tout ce qui est nécessaire est de savoir quand, où et type de réunion à programmer.

• Un lieu stable et commode pour les locaux – la liste des participants et le reste de l'équipe virtuelle – correspondent tous aux aspects de l'agenda

  Si vous devez afficher une présentation PowerPoint, vous aurez besoin du matériel adéquat pour afficher simultanément la présentation de votre équipe locale et de votre équipe virtuelle.

  Si votre réunion a lieu en dehors de votre bureau – – considérez un lieu neutre, facilement accessible pour chaque participant, qu'il soit local ou virtuel.

• Avant le travail pour la réunion

  Ceci inclut tous les documents, données ou lectures qui seront discutés. pendant la réunion. Joignez-les à l'ordre du jour de la réunion afin que les participants puissent les consulter à l'avance.

Les points de décision énumérés ci-dessus sont devenus la norme pour l'ordre du jour de la réunion. L'ordre du jour de la réunion pourrait également comprendre:

• Un examen – s'il est bref

  de l'objet, de l'ordre du jour et du résultat attendu de la réunion.

• Enregistrement des progrès de chaque participant .

  Il est agréable d’avoir une table AirTable construite sur votre site ou votre calendrier à cet effet pour les tâches assignées. Toute action définie lors de la réunion précédente doit être abordée. Terminé? Pas fini?

• L'ordre du jour final – Révision des engagements

  Il s'agit de l'examen rapide de ce que les participants feront lors de la réunion en cours. C'est le preneur de notes ou le responsable qui en est responsable.

Réunions de direction.

Vos chefs d'équipe, responsables ou directeurs auront chacun leur propre réunion d'équipe. Qui sera invité à cette réunion? Identifiez et répertoriez les participants auxquels vous souhaitez assister à la réunion. Faites-les figurer à l'ordre du jour de la réunion. Si le nom d'une personne est à l'ordre du jour – et ils ne le montrent pas – cela ne se produira qu'une fois.

En règle générale, moins vous invitez de personnes, mieux c'est. En fait, vous pouvez choisir de suivre la règle des deux pizzas – attribuée à Jeff Bezos – ce qui, selon Hi, est: «Si une équipe ne pouvait pas être nourrie avec deux pizzas, elle était trop grosse." [19659005] La règle de petite réunion peut ne pas être une règle que vous pouvez conserver. Toutefois, lors de la planification de votre réunion, pensez à ne pas inviter tous les employés. C'est à moins qu'il ne s'agisse de votre réunion d'enregistrement trimestrielle. Sinon, n’avez que les participants qui peuvent vous aider à atteindre cet objectif et cet ordre du jour.

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Comment déterminer les personnes qui y assistent

Avez-vous des difficultés à identifier les personnes dont la présence est requise? Voici comment déterminer rapidement qui doit être invité à la réunion:

• Invitez les personnes les plus touchées par le sujet

  Si vous discutez de la façon dont vous pouvez conclure davantage de ventes, votre équipe de vente devrait alors être présente. – et non les membres de l'équipe impliqués dans l'informatique ou la tenue de livres.

• Identifiez les participants qui possèdent des connaissances ou une expertise.

  Ces personnes doivent être en mesure d'aider à résoudre un problème ou d'apporter de nouvelles idées. données ou partage des mises à jour du secteur.

• Qui peut fournir des mises à jour concernant ce projet?

  Il est fort probable que votre service informatique ne connaisse pas les progrès d'une campagne marketing récente.

• Quels membres de l’équipe avez-vous besoin pour prendre des décisions qui aideront votre organisation à atteindre ses objectifs?

  Si votre objectif est de capturer plus de prospects, vous auriez alors besoin des responsables de vos services de vente et de marketing. Ce sont eux qui mettent en œuvre de nouvelles solutions et supervisent la nouvelle direction.

• Demandez aux participants s'ils connaissent quelqu'un qui peut être une aide.

  Vous aurez peut-être un nouvel employé qui a des idées intéressantes et uniques. cela aidera à déplacer une tâche ou un projet dans la bonne direction.

Un ordre du jour est une bonne idée, même pour les réunions de routine.

Chaque réunion que vous programmez nécessite-t-elle un ordre du jour personnalisé? Pas nécessairement – mais je le ferais.

N'oubliez pas que vos employés assistent uniquement aux réunions programmées qui ont un impact sur leur service ou leur groupe. De plus, il existe des équipes et des projets où vous êtes plus actif que d’autres que vous observez.

Prenons, par exemple, un projet à long terme en cours. Un projet à long terme n’a pas besoin d’un nouvel agenda. En fait, vous pourrez peut-être complètement supprimer certaines réunions au cours du projet. Les réunions de mise à jour de statut ne doivent pas durer plus de 15 à 30 minutes .. Au lieu de cela, suivez les progrès par courrier électronique, par un système de gestion de projet ou par des rapports calendaires.

Différents types d’agenda de réunion.

Ordre du jour standard – alors l’équipe sait exactement à quoi s’attendre avant une réunion et l’ordre du jour est simple. Cela rend votre agenda de réunion plus efficace. Les mêmes points discutés à chaque fois dans le même ordre sont les plus simples et les plus simples.

• Informational .

  Ces points de l’ordre du jour comportent généralement une brève présentation à sens unique qui fournira des informations générales aux participants. . Les participants ne sont là que pour écouter, comprendre et se conformer – ce processus est utilisé lorsqu'une décision a été prise par le haut. En d'autres termes, les commentaires des employés ne sont pas sollicités.

• Avis .

  Ces points de l'ordre du jour sont inclus lorsqu'une décision n'a pas été prise. L’animateur de la réunion voudra peut-être demander conseil – un retour d’information ou une contribution des participants à la réunion. Ces points de l’ordre du jour donnent aux participants l’occasion de faire connaître leurs préoccupations et d’exprimer leurs opinions sur les points à l’étude.

• Résolution de problèmes

  Il s’agit de points à l’ordre du jour de réunions dont le but est proposer une résolution de problème ou une décision. Vous rassemblez des idées issues de l’intelligence collective et de l’expertise du groupe. Ces réunions sont une plate-forme idéale pour (rapidement) trouver des moyens de résoudre un problème.

• Demande d’aide.

  Cette catégorie de points à l’ordre du jour de la réunion est celle où les participants demandent à d’autres présent pour de l'aide sur un problème personnel ou professionnel. La plupart du temps, ces points de l'ordre du jour feront l'objet d'un suivi lors de la prochaine réunion. Des informations supplémentaires seront nécessaires.

Principaux éléments de tous les ordres du jour effectifs.

Quel que soit le type de réunion que vous planifiez, celui-ci devrait contenir les éléments suivants:

• Numéro de l'article . C'est simplement le nombre qui représente l'ordre dans lequel il est prévu de discuter du point de l'ordre du jour.
• Sujet . Juste un court titre décrivant la question à traiter.
• Background . Il s’agirait de toute information pertinente concernant la question en cours de discussion. Des exemples incluent des liens vers des actions précédentes et des décisions précédentes.
• Catégorie . C'est le type de réunion prévu. Information, conseil, résolution de problèmes, demande d'aide

Exemple d'ordre du jour d'une réunion: pour une réunion prévue à l'horaire

Prêt à commencer à élaborer votre propre ordre du jour. Voici un exemple d’ordre du jour simple et pratique que vous pourrez utiliser lors d’une réunion régulière.

• Échauffement et salutations Si le groupe ne se réunit pas souvent, vous pouvez inclure un brise-glace.
• Objet de la revue – Les résultats attendus.
• Revue d'une minute – Le procès-verbal de réunion précédente.
• Informations pertinentes – Département et entreprise.
• Passez en revue les progrès réalisés en ce qui concerne les mesures à prendre. Plans d'action et engagements pris lors de la réunion précédente. Examinez également les progrès du groupe par rapport aux objectifs.
• Discutez et prenez des décisions. Points pour cette réunion.
• Identifiez les prochaines étapes – Votre équipe – ou les prochaines étapes pour chaque équipe.
• Identifiez l'objectif et le résultat – pour la prochaine réunion.
• Le preneur de note devrait noter les participants – Par exemple: un responsable des médias sociaux serait chargé d'aider son équipe à prendre les décisions qui auraient été prises lors de la réunion.
• Identifiez toute assistance. nécessaire des personnes ne faisant pas partie du groupe – Indiquez les participants qui prendront contact.
• À la fin de la réunion – Le preneur de note doit passer en revue les engagements pris par les participants au cours de la réunion et envoyer un examen rapide par e-mail ou relâchement si l'information n'était pas encore sous Calendar-ed.
• Envoyez les comptes rendus aux participants. Le preneur de notes prenait les procès-verbaux par voie électronique – cela peut être fait immédiatement. Les notes doivent être prises directement à l'écran pour que tout le monde les voie – et voit les tâches en temps réel.

Si vous avez encore de l'inspiration : voici cinq modèles d'agenda de réunion que vous pouvez utiliser lors de la planification de votre prochaine réunion:

Respecter l’ordre du jour et saisir les mesures à prendre

Même si vous avez bien élaboré votre ordre du jour – il ne sera efficace que si vous le suivez correctement. De plus, vous devez également capturer des éléments d'action au fur et à mesure. Tout le monde sera alors informé de ce qu'il faut faire par la suite – et de ce qui attend les autres.

Voici quelques façons de respecter votre ordre du jour.

• Les notes prises lors de la réunion sont généralement les suivantes: Fait par votre assistant. Celles-ci servent de compte rendu écrit des discussions, des décisions et des prochaines étapes. Vous partagerez cette information avec ceux qui étaient présents pour vous en parler – et pour tous ceux qui ne pourraient pas y assister.
• Très peu de gens vont rater une réunion – si vous avez toujours l'option virtuelle. Tout le monde doit utiliser les mêmes outils dans votre agenda et avec la charge de travail. Si vous avez créé votre agenda à l'aide d'Office et que le preneur de notes utilise Google Drive, c'est un problème. Demandez à tout le monde sur la même page – littéralement. Même système – mêmes outils.
• Entraînez-vous au moyen de points permanents à l’ordre du jour et de sujets de discussion. Saviez-vous que 9 personnes sur 10 rêvassent dans des réunions? Assurez-vous donc que votre encourage la participation à chaque sujet en posant des questions ou des opinions. Votez ou organisez un scrutin.
• Les participants ont reçu l'ordre du jour à l'avance. Ils sont venus préparés avec des informations, des pensées et des questions. Vous pouvez également utiliser des éléments visuels, tels que des vidéos, des graphiques et / ou une présentation de diapositives. Vous pouvez rendre les réunions interactives en associant les participants pour travailler sur une tâche ou discuter d'un sujet spécifique.
• Attribuez des actions à votre guise. Au fur et à mesure que chaque élément est discuté, assurez-vous de suivre et d’attribuer le suivi immédiatement. Les actions doivent être faites correctement quand elles sont discutées. N'attendez pas la fin de la réunion.
• N'oubliez pas d'inclure les dates d'échéance de toutes les actions assignées avec des attentes claires. Cela gardera votre équipe responsable et productive. Vous pouvez suivre ces actions directement dans votre ordre du jour afin que tout le monde puisse les consulter le cas échéant.

Conclusion de votre réunion

Enfin, assurez-vous de ne pas négliger la façon dont vous allez clore la réunion.

C'est facile à faire, mais fermer la réunion de manière productive garantit son efficacité. Dans cet esprit, veillez à laisser suffisamment de temps dans votre agenda pour examiner les détails nécessaires. Vérifiez que vous avez traité tous les points de l'ordre du jour et attribué des actions clairement définies

Un jour de l'année, vous souhaiterez peut-être même mener un sondage pour savoir ce que les participants aiment ou n'aiment pas les réunions.

Avec un sondage – vous pouvez apprendre comment améliorer vos réunions. Pensez à utiliser ce que Twitter et le cofondateur de Medium, Ev Williams utilisent – «les derniers tours».

«Dans un dernier tour, vous parcourez la salle et donnez à tout le monde une chance de commenter la réunion», écrit . Williams. «Il n'y a pas de discussion ou de va-et-vient permis. Les gens ont tendance à parler moins de 30 secondes (souvent beaucoup moins), ce qui vous permet de clore une grande réunion de 10 personnes en moins de cinq minutes. ”

Pensez à quitter votre équipe – heureux – au lieu de stressé

Bien que la préparation de votre ordre du jour puisse prendre un peu de temps, c'est du temps bien dépensé. Cela garantit que vos réunions seront efficaces et productives.