Ces 5 améliorations simples rendront votre bureau plus productif

15 avril 2018

7 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Grâce à la montée en puissance d'outils de mobilité comme Slack, Google Hangouts et le tout nouveau Facebook Workplace de moins en moins de travailleurs comptent sur un bureau pour effectuer leur travail au quotidien. En conséquence, près de 37 pour cent de la main-d'œuvre choisit de travailler à distance au moins une partie du temps. Et ceux qui le font disent qu'ils sont non seulement plus heureux mais plus productifs .

Cependant, toutes les entreprises n'adoptent pas une politique flexible de travail à domicile. Marissa Mayer, de Yahoo, a annulé l'allocation de télétravail de l'entreprise en 2013, citant que les employés sont plus collaboratifs et innovants lorsqu'ils travaillent à proximité. Yahoo a revendiqué que cela a marché

Pour les entreprises engagées à encourager la créativité et la productivité dans leur environnement de bureau, les dirigeants et les directeurs de bureau sont confrontés à un défi: Concevez-vous un bureau où les employés se sentent aussi – sinon plus – productifs qu'à la maison?

Optimiser l'agencement et la culture de votre bureau est un excellent point de départ. Ces modifications simples peuvent augmenter la productivité de bureau dans la plupart des bureaux – et peuvent être mises en place immédiatement.

1. Découpez des espaces qui fonctionnent pour tout le monde.

Quand il s'agit de concevoir un agencement de bureau, une taille unique convient rarement à tous. Selon une étude de Steelcase, 88% des employés choisiront leur lieu de travail au bureau en fonction de leur tâche. Limiter les employés à travailler uniquement dans un plan d'étage à bureaux ouverts ou seulement dans un plan d'étage privé peut réduire la productivité et réduire le bonheur général.

La solution pour cela n'est pas de jeter le concept de bureau ouvert complètement , ni fossé toutes les dernières cellules. Au lieu de cela, vous pouvez créer des espaces de travail spécifiques à une tâche dans le bureau, conçus pour différents styles de travail. Par exemple, la cuisine sera toujours un aimant pour la discussion et la collaboration. Plutôt que de laisser cette collaboration au hasard, encouragez-la en ajoutant des tabourets et des tabourets où les employés peuvent se mêler.

Pour des tâches plus complexes comme le codage ou l'examen de feuilles de calcul, faites de votre mieux pour créer des espaces. Si vous disposez des ressources disponibles, envisagez de convertir une salle de conférence supplémentaire en espace de travail silencieux. Vous n'avez pas besoin d'un gros budget ou de mises à jour majeures pour implémenter ces changements – commencez par communiquer les nouvelles fonctions de bureau à votre équipe et sauvegardez-les avec un peu d'affichage.

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2. Faites des pauses une priorité.

Vous pensez probablement, "Ouais, ouais, ouais; Je sais qu'il est important de prendre des pauses, mais cela ne veut pas dire que j'ai le temps. »C'est vrai; prendre une pause peut sembler complètement antithétique à aborder une liste infinie de choses à faire, mais si la productivité est l'objectif, alors les pauses sont essentielles.

Les études montrent que nous devrions nous casser une fois par heure au moins. Bien que cela ne soit pas réaliste pour tout le monde, il est important de garder à l'esprit qu'après plus d'une heure de concentration, nos cerveaux ne peuvent tout simplement pas continuer à traiter la tâche comme importante, ce qui signifie que la qualité du travail diminue

un chef d'entreprise, c'est votre travail de vous assurer que votre équipe sait qu'il est non seulement acceptable de quitter le travail de temps en temps, mais attendu. À TheSquareFoot, nous faisons des pauses de la routine en organisant des sessions de méditation au bureau. En faire une activité de groupe signifie que nous supprimons complètement la stigmatisation de s'éloigner de votre bureau. La stigmatisation va dans l'autre sens maintenant. Si quelqu'un rate trop de séances de méditation, on commence à se demander s'il se bat avec la hiérarchisation.

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3 . Mettez en place un système de planification de salle de conférence … et respectez-le.

Nous avons tous expérimenté ce que j'appelle le «brassage de la salle de conférence» à un moment ou à un autre. Votre appel Skype dépasse de cinq minutes, le groupe suivant est en train d'essayer d'entrer dans la salle pour leur réunion, la maladresse s'ensuit. La situation s'aggrave encore lorsque la prochaine équipe est retardée davantage en essayant de comprendre comment afficher son projet sur grand écran. Il existe des outils comme YArooms conçus spécifiquement pour organiser la réunion de la salle de conférence, mais si votre équipe ignore ces systèmes, il est peut-être temps d'intervenir

. salle de réunion dans votre bureau. Cela devrait définir des règles précises pour la planification et le passage des salles de conférence, ainsi que la façon d'utiliser et de quitter la salle elle-même une fois la réunion terminée. Les avantages de la codification d'un système sont doubles:

1. Il y aura moins d'indécision en ce qui concerne le passage des salles de conférence, et ceux qui ont besoin d'expulser l'occupant précédent se sentiront moins gênés.

2. Les réunions commenceront plus efficacement s'il y a un endroit facile pour trouver des informations telles que la connexion au téléviseur et la composition des appels conférence.

Bien que ces modifications puissent sembler petites, investir du temps dans l'organisation peut être payant massivement dans le long terme.

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4. Optimisez le climat de bureau pour plus de confort.

Même si vous ne plairez jamais à tout le monde, faire de petites modifications à l'environnement de votre bureau peut avoir des effets dramatiques sur la productivité. S'assurer que la température, la lumière, le son et oui, même l'odeur de votre bureau sont adaptés au plus grand nombre de personnes est un moyen facile de faire en sorte que le travail ressemble moins au travail de votre équipe.

] Température: La plupart des experts conviennent que la température optimale pour la productivité au travail est comprise entre 70 et 73 degrés. Les ventilateurs, les radiateurs d'appoint et les couvertures peuvent être complétés pour les valeurs aberrantes.

Lumière: La lumière du soleil peut considérablement améliorer la santé et la productivité des travailleurs. C'est l'un des équipements les plus demandés par les locataires, mais trop de lumière est un problème quand il ajoute un regard noir sur les écrans d'ordinateur. Trouver la bonne quantité de lumière a été un problème qui sévit dans le monde du bureau depuis des années. Les compagnies 3M et Alcoa ont pour mission de réorienter la lumière abondante des bureaux. Pour les bureaux qui sont tout simplement trop sombres, envisagez d'installer quelques lumières LED, qui imitent les effets de la lumière du soleil sur le corps.

Son: Vous ne trouverez probablement jamais une liste de lecture pour tous les goûts, mais des études ont trouvé des données convaincantes pour soutenir que la musique nous aide à travailler plus vite et plus efficacement en créant un effet plus positif, donc cela peut valoir la peine de garder le rythme

Smell: Les amateurs d'aromathérapie le disent depuis des années. L'odorat peut avoir un effet dramatique sur nos humeurs et nos niveaux d'énergie, alors pourquoi ne pas exploiter ces connaissances pour rendre votre espace de travail plus productif? Entrepreneur a un guide sur les odeurs les plus susceptibles d'animer votre lieu de travail.

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5. Pensez à l'extérieur de la salle de conférence.

Saviez-vous que les employés qui prennent des réunions en déplacement ont 8,5% plus de chances d'être engagés au travail que ceux qui ne le font pas? Les réunions de marche ou "marcher et discuter" sont devenus si populaires parmi les entreprises technologiques de la Silicon Valley que Facebook a un chemin de gravier sur son campus conçu pour ce but précis.

Pourtant, malgré la tendance et les nombreux avantages pour la santé de En sortant du bureau de temps en temps, la plupart des employés passent encore trop de temps devant leur ordinateur. Cela peut être dû au fait que bien que de nombreuses entreprises se tournent vers un «environnement de travail axé uniquement sur les résultats» au cours des dernières années, certaines préfèrent encore le temps libre à la flexibilité. Donc, plutôt que d'encourager simplement les membres de l'équipe à sortir du bureau pour des réunions et des conversations privées, prêcher par l'exemple. La direction devrait emmener les membres de l'équipe au lieu de simplement réserver une chambre. Souvent, ces tendances sont mieux appliquées lorsqu'elles sont adoptées de haut en bas.

De petites mises à jour des systèmes et de l'environnement de votre lieu de travail peuvent contribuer grandement à accroître la satisfaction et la productivité des employés. Prendre ces mesures assurera que votre équipe a un havre de productivité à venir à chaque jour.