Attribuer ces 7 tâches à votre assistant virtuel

septembre
24 2019

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L'un des plus grands défis pour les entrepreneurs concerne le recrutement de personnel et la délégation. Il peut être difficile de savoir quand embaucher du personnel à plein temps ou avec une aide supplémentaire et comment le faire de la bonne façon. Les petites entreprises et les nouveaux entrepreneurs pourraient envisager l’assistant virtuel, ou VA. Un VA est essentiellement un entrepreneur indépendant ou un pigiste qui exécute des tâches et des fonctions de personnel de soutien, souvent lorsqu'il travaille à domicile, dans des espaces de travail en commun ou même dans le café du quartier. Travailler avec un VA peut sembler gênant et déroutant au début, examinons donc sept catégories de tâches particulièrement appropriées pour déléguer à ce nouveau membre de l’équipe.

Recherche

La plupart des nouvelles entreprises ont un appétit insatiable pour l’information. Les entrepreneurs doivent collecter des données sur les clients potentiels avant une présentation commerciale ou une recherche de nouveaux développements ou produits dans des secteurs connexes. Les conseillers juridiques sont bien placés pour s’acquitter de ces tâches liées à la recherche et peuvent également contribuer à la planification des voyages en comparant les hôtels, en préparant les itinéraires et en suggérant des restaurants.

Travailler avec les données

Vous avez peut-être déjà assisté à cet événement de réseau et collecté une énorme pile de cartes de visite, ou vous avez peut-être besoin de parcourir des tonnes de données brutes pour déterminer leur nombre vraiment vous parler de votre entreprise. Les métriques ne sont finalement utiles que dans la mesure où elles suggèrent les prochaines étapes et les moyens d’optimiser vos opérations. Que ce soit via le support client, le marketing ou la recherche liée au produit, les VA peuvent aider à traduire les données de votre entreprise en anglais simplifié. Et cela signifie que vous pouvez améliorer les performances actuelles de la société et, espérons-le, contribuer à un résultat financier plus sain.

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Gestion des e-mails

Il existe peu de tâches aussi frustrantes pour un exécutif occupé que les e-mails. Allégez votre charge en affectant un VA approuvé à votre boîte de réception. La gestion des e-mails est particulièrement adaptée au travail à distance, car il n’est pas nécessaire d’y être directement dans votre bureau. Établir des procédures et des directives peut prendre un certain temps, mais une fois que vous l’avez fait, un VA peut vous faire gagner beaucoup de temps chaque semaine en transmettant les demandes au service approprié, en répondant directement aux demandes simples et en sauvegardant les messages vraiment cruciaux pour votre évaluation personnelle.

Tâches personnelles

Vous pouvez également adopter une approche légèrement différente avec votre VA en déléguant des tâches sociales et personnelles distantes à la place de tâches professionnelles. Par exemple, les notes manuscrites de remerciement et les cartes de vacances sont toujours attendues par la société, mais elles prennent beaucoup de temps à gérer votre entreprise. Un VA peut vous aider ici. Ils peuvent également choisir et organiser la livraison de cadeaux et de fleurs.

Gestion du calendrier et planification

Si vous avez déjà tenté de coordonner les calendriers de professionnels très sollicités, vous reconnaissez la valeur qu’un AV qualifié peut apporter à la table simplement en prenant en charge la gestion du calendrier. De la planification des rendez-vous clients et de la coordination des réunions de vente avec les prospects à la planification plus large des événements, les conseillers virtuels vous aident à garder votre équipe organisée et à temps.

Réseaux sociaux

Un VA peut être une ressource formidable pour gérer votre présence sur les médias sociaux. Recherchez un assistant virtuel possédant une expérience en gestion de médias sociaux et en création de contenu, puis donnez-leur des instructions spécifiques sur la voix et le ton de votre marque et sur les types de contenu à partager (et les interdictions). Si vous ne vous sentez pas à l'aise d'externaliser tous vos médias sociaux vers un VA, envisagez de les utiliser pour la recherche sur les médias sociaux. Ils peuvent vous faire gagner du temps en recherchant des informations intéressantes sur le secteur et d'autres contenus que vous pouvez partager à partir de vos comptes d'entreprise, ainsi qu'en recherchant de nouveaux comptes et influenceurs à suivre ou à consulter et en gardant un œil sur des indicateurs pertinents.

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Création de contenu

Certains conseillers virtuels associent compétences d'assistant distant et expérience de création de contenu. Peut-être qu'ils connaissent les tenants et les aboutissants de WordPress et peuvent contribuer à votre blog. Peut-être qu'ils peuvent aider à concevoir des infographies ou des vidéos. Quel que soit le contenu que vous puissiez imaginer partager sur le site Web de votre entreprise, un assistant virtuel peut vous aider à le créer. Vous pouvez même externaliser certains aspects du processus de création de contenu, tels que l'optimisation du référencement ou la recherche d'images. Un VA peut également aider à promouvoir le contenu via les médias sociaux, le marketing par courriel ou la sensibilisation des influenceurs.

Que vous ayez besoin d'aide pour la saisie de données, la conception graphique ou toute autre tâche administrative, l'assistance virtuelle peut être la solution. Explorez la grande variété de candidats à la VA sur des sites tels que Fiverr, Upwork ou LinkedIn. Vous pouvez les démarrer à temps partiel avant de déterminer s'ils possèdent les compétences nécessaires pour devenir votre prochain assistant personnel permanent.