Astuces de fusion de calendriers préservant la confidentialité | Entrepreneur

Il se passe beaucoup de choses. Vous réfléchissez à vos projets de vacances d’été en janvier, avec votre belle-famille, tout en planifiant les examens annuels de votre équipe et en jonglant avec le ramassage des services de garde d’enfants. Pour cette raison, vos calendriers numériques font probablement partie de vos applications les plus utilisées. Vous pouvez consulter vos différents calendriers dès le matin, en anticipant tout ce que vous devez accomplir ce jour-là. Et même si les calendriers numériques ne réduiront pas votre liste de tâches, ils peuvent vous aider à en accomplir davantage.

Cela dit, avoir plusieurs calendriers peut créer davantage de confusion, c’est pourquoi beaucoup choisissent de les fusionner. Fusionner des calendriers signifie simplement combiner des calendriers numériques provenant de plusieurs aspects de votre vie. Vous pouvez partager un Apple iCalendar partagé avec votre conjoint pour des rendez-vous personnels. Vos amis peuvent tous utiliser un agenda Google partagé pour planifier des happy hours et des dîners ensemble. Au travail, vous et vos collègues pouvez utiliser Microsoft Outlook à des fins de courrier électronique et de calendrier. Vous vous simplifiez la vie en choisissant une plateforme centralisée pour héberger tous vos calendriers.

Combiner votre calendrier personnel et professionnel peut vous aider à rester plus organisé et donc plus productif. Vous passerez moins de temps à passer d’un calendrier à l’autre et plus de temps à vérifier les éléments de votre liste de tâches. Vous avez également moins de risques de manquer un rendez-vous ou de faire une double réservation. Après la fusion, vous pouvez également partager des calendriers spécifiques avec des personnes sélectionnées. Le partage de calendriers peut rationaliser les efforts de collaboration et de communication tout en minimisant les risques de reprogrammation des réunions et des événements.

Maintenant que vous comprenez pourquoi vous souhaitez peut-être envisager de fusionner et de partager vos calendriers, il est important de comprendre les implications d’une telle démarche en matière de confidentialité. Chaque fois que vous partagez votre calendrier avec quelqu’un d’autre, vous lui ouvrez votre vie. Bien que cela convienne généralement à un partenaire ou à un membre de la famille, vous ne souhaitez peut-être pas que vos collègues y aient accès.

L’essentiel ? Plus il y a de personnes ayant accès à votre calendrier, plus vous risquez de vous exposer à une fuite de confidentialité.

Pourtant, cela ne devrait pas vous décourager. Avec les bons paramètres en place, vous contrôlez qui voit quoi sur votre calendrier. Voici quelques astuces de fusion de calendriers respectueuses de la confidentialité pour garder vos informations proches du cœur.

Activer les paramètres « Occupé »

Votre calendrier est votre agenda personnel. À moins que vous ne décidiez de le partager avec quelqu’un, vous ne voulez pas que quiconque y ait accès. Et même si vous décidez de partager votre calendrier avec des collègues, vous ne voudrez peut-être pas qu’ils aient une vision voyeuriste de votre vie entière. Ils n’ont pas besoin de savoir quand aura lieu votre prochain nettoyage dentaire ni où aura lieu le rendez-vous avec votre mari.

De nombreux calendriers numériques disposent d’un paramètre d’autorisation de disponibilité, vous permettant de contrôler ce que les autres peuvent voir. Calendar.com propose un paramètre « occupé » pour afficher le bloc horaire sur votre calendrier, mais il n’affichera pas la nature réelle de l’événement. Les utilisateurs de Google Agenda peuvent également activer ce paramètre de disponibilité en choisissant le paramètre de visibilité par défaut de votre choix. Un événement « privé » masquera tous les détails, y compris le titre. Pour rendre privés tous les événements de votre calendrier, accédez à la section « Paramètres et partage » et cliquez sur « Afficher uniquement les disponibilités ».

Séparez vos calendriers

Une autre façon de préserver une certaine confidentialité consiste à partager uniquement certains calendriers avec d’autres. Bien que tout fusionner dans un seul calendrier puisse vous être bénéfique, cela ne signifie pas que vous devez les partager avec tout le monde. Par exemple, vous pouvez disposer d’un calendrier familial avec les membres de la famille élargie pour marquer les anniversaires et aider à planifier les réunions. Avoir l’anniversaire de votre neveu sur le même calendrier que celui de votre travail peut être distrayant. Créer des sous-calendriers distincts pour différentes parties de votre vie peut être une solution simple.

Si vous êtes un utilisateur de Microsoft Outlook, accédez à l’onglet principal « Accueil » de votre bureau et cliquez sur « Ajouter un calendrier ». Un nouveau calendrier vierge que vous pourrez nommer et modifier de manière appropriée apparaîtra. Les utilisateurs d’Apple iCalendar suivront un modèle similaire en accédant à « fichier » et en cliquant sur « nouveau calendrier ». Après avoir créé et nommé votre nouveau calendrier, vous pouvez le partager avec qui bon vous semble.

Transférer la propriété des calendriers

Si vous êtes un leader ou un manager, vous possédez peut-être encore des calendriers dont vous n’avez pas nécessairement besoin. À mesure que les équipes se développent et que des changements organisationnels se produisent, de nouvelles personnes accèdent à des postes de direction. Même si vous devez toujours être présent à certaines réunions, cela ne signifie pas que vous devez être propriétaire du calendrier principal de l’équipe. Mais au lieu de supprimer entièrement le calendrier, vous pouvez simplement en transférer la propriété à une autre personne. C’est un calendrier de moins dont vous devez vous soucier du point de vue de la confidentialité.

Faire un transférer avec Google Agenda, allez dans « mes calendriers » sur le côté gauche de l’application de bureau. Ensuite, ajoutez la personne à qui vous souhaitez posséder le calendrier en cliquant sur « options » et « paramètres et partage ». Vous pouvez alors « partager avec des personnes spécifiques » et saisir les adresses email correspondantes de la ou des personnes à qui vous souhaitez céder le contrôle. Allez ensuite dans « autorisations » et sélectionnez « apporter des modifications et gérer le partage » avant d’envoyer.

Si vous utilisez Apple iCal, exportez le calendrier dans un fichier distinct avant de le leur envoyer. Pour exporter sur un ordinateur Apple, accédez à « fichier », puis « exporter », puis « archive du calendrier ». Le calendrier sera exporté vers un fichier .icbu. Le nouveau propriétaire du calendrier peut importer ces informations en accédant à « fichier », « importer » et en téléchargeant le fichier. Pour éviter toute violation de la confidentialité, supprimez définitivement le fichier de calendrier de votre ordinateur une fois que le nouveau propriétaire l’a correctement importé.

Vérifiez régulièrement vos paramètres

Comme la plupart des applications numériques, les plateformes de calendrier sont régulièrement mises à jour pour améliorer les performances. Les nouvelles avancées et développements visent à améliorer la façon dont vous utilisez ces applications et à mieux protéger vos données stockées. Une nouvelle mise à jour logicielle peut signifier que certains de vos paramètres sont rétablis aux paramètres par défaut. Même si vous pensez que votre paramètre « occupé » est activé, ce n’est peut-être plus le cas. C’est pourquoi, chaque fois que la plate-forme de calendrier de votre choix est mise à jour, c’est une bonne idée de revérifier vos paramètres de confidentialité.

Mais en plus des mises à jour, la vérification de vos paramètres de confidentialité garantit également que vous êtes sélectif quant aux accès accordés. Vous avez peut-être eu besoin de partager un calendrier avec un collègue pour un projet particulier. Maintenant que le projet est terminé, ils n’ont plus besoin d’accès partageable. Notez dans votre calendrier pour vérifier vos paramètres au moins une fois par trimestre. Cela réduira le risque que les informations que vous souhaitez conserver personnelles le restent réellement.

Conclusion : protégez votre vie privée

Les violations de données, les attaques de cybersécurité et les escroqueries par phishing signifient que la confidentialité est une priorité de nos jours. Heureusement, des plateformes comme Google, Apple, Microsoft et Calendar.com améliorent leur sécurité afin que vous gardiez le contrôle de vos données. Avant de fusionner et partager vos calendriers avec d’autres, soyez diligent. Ouvrir votre calendrier personnel à n’importe quel membre de votre équipe ou de votre famille peut avoir des répercussions à long terme. Suivez ces conseils et vérifiez souvent vos paramètres pour vous assurer que vos vies personnelle et professionnelle restent séparées.

Crédit d’image vedette : Photo de Pixabey ; Pixels

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