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Approbation des approvisionnements dans le nuage – Blogs insuffisants
Cloud Procurement propose une nouvelle interface définissant le flux de travaux d'approbation pour les demandes d'achat, les documents d'achat (commande, brouillon, contrat) et la gestion des fournisseurs. Les règles d'approbation sont gérées dans une interface conviviale qui intègre le processus de gestion des processus métier (BPM) tout en conservant une configuration logique et complète devant l'utilisateur. Bien que relativement simple à définir les règles dans la gestion des approbations, il prend également en charge des jeux de règles complets pour les besoins de processus métier plus complexes.
- Règles d'approbation de la configuration avec conditions et actions
- Effectuer le routage du document commercial dans une interface utilisateur conviviale
- Application permettant aux utilisateurs d'accéder aux tâches assignées et d'effectuer des actions (Approuver, Refuser, Demander des informations)
- Actions prises en charge par courrier électronique
- Définit les personnes, les postes, les emplois, les niveaux et la hiérarchie des superviseurs
AMX contient une liste complète d'attributs pouvant être appliqués aux conditions de règle des différents documents d'achat. ( Liste complète contenue dans Oracle Whitepaper ci-dessous ).
L’approche simple
Chaque établissement commercial établit une délégation de pouvoir où des personnes, propriétaires de budgets , les porteurs de projets, les emplois ou les postes se voient déléguer une limite d’approbation. Ces limites d'approbation peuvent être aussi simples qu'une limite unique, quel que soit le type de document ou une condition organisationnelle telle que la Business Unit. Cela peut également être complexe lorsque différents ensembles de règles sont appelés en fonction d'attributs trouvés dans le document demandant l'approbation. L'exemple suivant utilise une configuration de ressources humaines minimale dans laquelle un nom de travail et un superviseur sont attribués à chaque utilisateur, puis un niveau à chaque travail.
Exemple de construction du flux de travail pour les demandes de personnel:
Exemple de diagramme d'autorité d'approbation de demande » width= »835″ height= »665″ data-recalc-dims= »1″/>
19659020] À l'aide de l'exemple d'approbation ci-dessus, le demandeur crée une demande dans le secteur 1 pour un montant total de 6 000 USD et le soumet pour approbation. Le nom de travail attribué au demandeur est "Individuel" avec une autorité de niveau 1. Le flux de travail évalue la hiérarchie des rapports du demandeur et détermine que l'approbation requiert le niveau 3 ou supérieur. Le routage de flux de travaux résultant contient le superviseur et le gestionnaire1 du demandeur dans un flux série.
Exemple de règles d'approbation de demande du secteur 1:
| Règle | Description | Conditions | Action1 |
| Limite 5K | Les réquisitions nouvelles ou non traitées correspondant à 5K | sont égales à 1 ET le nombre de réquisition inférieur ou égal à 5 000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Niveau de travail Chaîne d'approbation de: Requester Commencer par: Manager Niveau de travail minimum: 1 Employé supérieur dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Tous les approbateurs |
| Limite 50K | Demandes d'achat neuves ou non traitées à 50K | . L'unité est égale à 1 ET le montant de la commande supérieur à 5 000 ET le montant de la commande inférieur ou égal à 50000 | Type d'action: Approbation requise Trajet en utilisant: Niveau d'emploi Chaîne d'approbation de: Requester ] Commencez avec: Manager Minim um Niveau de travail: 2 Meilleur ouvrier dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Tous les approbateurs |
| Limite 100K | Les réquisitions nouvelles ou non traitées jusqu'à 100K | sont égales à 1 et le montant de la commande d'achat Supérieur à 50000 ET Montant de demande inférieur ou égal à 100000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Niveau du travail Chaîne d'approbation de: Demandeur Début avec: Gestionnaire Niveau de travail minimum: 3 Travailleur de haut niveau dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Tous les approbateurs |
| Limite de 250 Ko | Les réquisitions nouvelles ou non traitées de 250 000 | sont égales à 1 ET Le montant de la commande est supérieur à 100 000 ET montant de la demande d'achat Inférieur ou égal à 250000 | Type d'action: Approbation requise Parcours utilisant: Niveau du poste Chaîne d'approbation de: Demandeur Début avec: Gestionnaire (19459029] Niveau de travail minimum: 4 Travailleur de haut niveau dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Al l approbateurs |
| Limite de 1M | Les commandes nouvelles ou non traitées à 1M | Business Unit est égal à 1 ET le montant de la commande supérieur à 250000 ET du montant de la commande inférieur ou égal à 1000000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire d'utilisation: Niveau de travail Chaîne d'approbation de: Demandeur Début avec: Gestionnaire Niveau de travail minimum: 5 Meilleur ouvrier dans la hiérarchie: Smith, George Comprend: Tous approbateurs |
| Aucune limite | Les commandes nouvelles ou non traitées supérieures à 500K | est égal à 1 et le montant de la commande supérieur à 1000000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Niveau de travail Chaîne d'approbation de: Demandeur Commencer par: Gestionnaire Niveau de travail minimum: 6 Travailleur de haut niveau dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Tous les approbateurs |
Exemple de commande d'achat Structure du flux de travail:
Exemple de bon de commande Diagramme d'autorité d'approbation
À l'aide de l'exemple d'approbation ci-dessus, l'acheteur crée un bon de commande à partir de l'exemple de demande d'achat de 6 000 USD dans l'unité commerciale 1. Le bon de commande est automatiquement approuvé lors de sa soumission car le document a une limite inférieure à 75 000 USD.
Exemple de division 1: Règles d'approbation des commandes d'achat:
| Règle | Description | Conditions | Action1 |
| Limite de commande 75K | Vérification de la conformité | L'unité commerciale est égale à 1 . Le type de document est égal au bon de commande ET le bon de commande est égal à pas ET le nombre de documents commandés est inférieur ou égal à 75000 | Type d'action: auto-approbation |
| Limite de commande 100K | Vérification de la conformité | ] L'unité commerciale correspond à 1 ET le type de document correspond au bon de commande ET son ordre de modification est égal à ET le montant commandé par document supérieur à 75000 ET le montant commandé par document égal ou inférieur à 100000 | Type: Requête d'approbation ired Itinéraire utilisant: Hiérarchie de surveillance Chaîne d'approbation de: Acheteur commençant par: Gestionnaire Nombre de niveaux d'approbation: 1 Meilleur ouvrier dans la hiérarchie, Smith, George |
| PO 250K, limite [19659061] Examen de conformité | L'unité commerciale correspond à 1 ET le type de document correspond au bon de commande ET son ordre de modification est égal à ET le montant commandé par document supérieur à 100000 ET le montant commandé pour le document est inférieur à ou égal à 250000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Hiérarchie de supervision Chaîne d'approbation de: Acheteur Commençant par: Manager Nombre de niveaux d'approbation: 2 Travailleur dans la hiérarchie Smith, George | |
| PO 500K limite | Vérification de la conformité | L'unité commerciale correspond à 1 ET le type de document correspond au bon de commande ET son ordre de modification est égal à ET le montant commandé pour le document est supérieur à 250000. ET document Quantité commandée moins t ou égal à 500000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Hiérarchie de supervision Chaîne d'approbation de: Acheteur Commençant par: Manager Nombre de niveaux d'approbation: 3 Travailleur supérieur dans la hiérarchie Smith, George |
| PO illimité | Vérification de la conformité | L'unité commerciale correspond à 1 ET le type de document Bon de commande ET son ordre de modification est égal à ET le montant commandé pour le document est supérieur à 500000 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Hiérarchie de supervision Chaîne d'approbation de: Acheteur Commence par: Gestionnaire Nombre de niveaux d'approbation: 4 Ouvrier dans Hiérarchie Smith, George |
Application des règles d'approbation
L'application AMX fournit des ensembles de règles d'approbation prédéfinis ciblés pour différentes étapes, méthodes de vote et participants au processus de flux de travaux.
[19659002] Chaque ensemble de règles autorise plusieurs règles contenant des conditions identifiant les documents cible en fonction d'attributs et d'actions pour les documents qualificatifs.
Ajout à la complexité
Un domaine de complexité consiste à définir l'approbation pour les modifications de document. Les modifications apportées à un document d’achat sont classées comme «internes» ou «externes». Les modifications internes n’ont aucune incidence sur la valeur ou la base de fournisseurs, telles que la modification des comptes d’imputation, la modification de la catégorie d’achat ou d’autres modifications internes ciblées. Les changements externes nécessiteraient une communication aux fournisseurs, telle que le changement de valeur, le changement de date de livraison ou tout autre changement devant être communiqué à des tiers. L'utilisation de l'attribut Modifier le type de commande (interne / externe) avec d'autres attributs pertinents, tels que Nouveau total du document ou Modification du montant commandé par document peut être définie dans des conditions qui déterminent les exigences d'approbation. Exemple de document de modification Règles:
| Règle | Description | Conditions | Action1 | Action2 |
| Acheteur POC – Augmentation | Changement initié par l'acheteur avec une valeur accrue | Type de document Equals Purchase Order ET la partie initiatrice de l'ordre correspond à l'acheteur ET son ordre de modification est égal à Oui ET la modification du document dont le montant est supérieur à 10 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire par: Hiérarchie de surveillance Chaîne d'approbation de: Acheteur Commencer par: Directeur Nombre de niveaux d'approbation: 1 Travailleur de haut niveau dans la hiérarchie Smith, George | |
| Acheteur POC – Pas d'augmentation | Changement initié par l'acheteur sans augmentation de la valeur [19659095] Le type de document est égal au bon de commande ET le demandeur n'est pas vide ET le changement est-il égal à Oui ET le montant commandé au document est inférieur ou égal à 10 | Type d'action: Automatique Définition du résultat de : Approuvé | ||
| POC Reques ter – Pas d'augmentation – Interne | Le changement initié par le demandeur sans augmentation de la valeur et la modification est interne (le point de contrôle ne crée pas de révision de bon de commande) | Type de document Commande équivalente ET demande de modification de la partie initiatrice de l'ordre de modification ET L’ordre de modification est-il égal à OUI et le type d’ordre est-il interne ET le montant de document commandé est inférieur ou égal à 0 | Type d’action: Automatique Résultat défini pour: Approuvé | |
| Requérant POC – Pas d’augmentation – Externe | Le changement initié par le demandeur n'augmente pas la valeur et le changement est externe (le POC crée la révision de bon de commande) | Le type de document correspond au bon de commande ET à la partie qui initie l'ordre de modification. ET Modification du type d'ordre égal à externe ET modification du montant commandé par document inférieur ou égal à 0 | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Approbateur unique Type d'utilisateur: Achat r | |
| Requête POC – Augmentation de la limite 005K | Modification initiée par le demandeur avec une valeur accrue et inférieure à 5K | Type de document Commande équivalente ET demande de modification initiée par la partie initiale ET Son ordre de modification est-il égal à Oui ET modification de la quantité de document commandée supérieure à 0 ET de la quantité commandée de document inférieure ou égale à 5 000 | Type d'action: approbation requise Itinéraire utilisant: Niveau de travail Chaîne d'approbation de: Requester Commencez par: Gestionnaire Niveau de travail minimum: 1 Employé de haut niveau dans la hiérarchie: Smith, George Inclure: Tous les approbateurs | Type d'action: Approbation requise Itinéraire utilisant: Un seul approbateur Type d'utilisateur: Acheteur |
Leçons apprises
- Développez des mappes de processus de flux de travaux complètes qui identifient le routage, les décisions et les attributs de document assurant deux voies à suivre après chaque décision. Créez des schémas de processus distincts pour chaque type de document (demande d'achat, commande d'achat, contrat d'achat, etc.) et type d'approbation (nouveau document modifié).
- Dans un ensemble de règles, les règles avec des conditions qui définissent un groupe spécifique d'attributs de document DOIVENT avoir une règle correspondante contenant des actions pour les documents non qualifiés (IF-THEN-ELSE). Dans l'exemple ci-dessous, la règle 2 permet d'indiquer à Workflow ce qu'il faut faire des documents ne répondant pas aux conditions de la règle 1. En l'absence de règle 2, la demande ne pourrait pas créer de routage de workflow d'approbation ni générer une erreur avec l'action de rejet automatique.
| Règle | Seq | Type de document | Etape | Règle | Description | Condition | Action |
| 1 | 1 | Requête (19659061) Requête | Pré-approbation Le premier intervenant gagne | Compte naturel IT | Approbation informatique requise pour des comptes naturels spécifiés | Le compte naturel est en (622210, 622220, 622230, 622240, 622250, 624750) | Action Type Approbation requise [19659134] Itinéraire utilisant le groupe d'approbation le groupe d'approbation Technologies de l'information |
| 2 | 1 | Requisition | En-tête d'approbation Premier répondant gagnant | Autres comptes rendus naturels | Autoapprove Non -IT comptes naturels | Le compte naturel est not dans (622210, 622220, 622230, 622240, 622250, 624750) | Type d'action Automatique Résultat défini pour Approuvé |
- Dans la mesure du possible, évitez les variations de limites d'approbation dans une unité commerciale pour le même type de document. Exemple de niveau d'emploi 4 Limite de 50 000 USD pour les dépenses opérationnelles mais de 25 000 USD pour les dépenses en capital. Bien qu'il soit possible de créer une telle règle, cela augmente la complexité pour la configuration, la maintenance et la compréhension de l'utilisateur. Demandez s'il est vraiment logique que la direction générale ait des limites d'autorité variées de manière conditionnelle.
- Évitez les conditions de règle pour un participant nommé. Exemple: Route vers Jane lorsque la tâche de projet du document égale 12345. Les solutions possibles incluent l'utilisation d'attributs ou de groupes d'approbation faisant référence de manière dynamique à un participant, tel que 'Propriétaire de la tâche de projet'.
- Recherchez toujours le plus simple / le plus petit ensemble de règles. [19659148] Ressources
- Configuration des approbations de documents Oracle Fusion Procurement
- Implémentation d'Oracle Cloud Procurement
- Exemple de détails du flux de travaux d'approbation
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