Améliorez continuellement votre entreprise avec 3 méthodes simples

Ils disent que toutes les entreprises grandissent ou meurent. Il n’y a pas d’entre-deux. Nous nous améliorons ou nous dégradons à tout moment. Ce point de vue est populaire mais un peu imparfait. La vérité est que nous sommes toujours en flux et reflux. Up n’est pas une ligne droite. Down n’est pas une spirale parfaite de destruction. Cela rend plus difficile de savoir si vous vous améliorez. Si aujourd’hui a été formidable, mais que la semaine dernière a été terrible, êtes-vous en train de grandir ou de mourir ?

La réponse pour beaucoup entreprises prospères est d’adopter un état d’esprit d’amélioration continue. Peu importe où le Entreprise réside actuellement, il y a toujours place à l’amélioration. Cela nous donne du pouvoir, car cela nous donne une direction. Cela nous permet de continuer à aller de l’avant, de tracer notre voie et de consolider notre rôle sur le marché.

Mais l’amélioration continue est souvent mal comprise. J’ai rencontré de nombreux entrepreneurs qui assimilent l’amélioration continue à perfectionnisme. Ils supposent que ressasser chaque petite erreur de leur personnel les aide à s’améliorer. Cela leur permet de rester mécontents, où ils peuvent ensuite conduire leur peuple plus durement. Le problème est que le système est plus complexe que cela. Souvent, ces mêmes propriétaires d’entreprise se plaignent d’un roulement élevé. Les gens ne veulent pas travailler pour un abruti. Les employés talentueux et précieux auront des options et choisiront une meilleure culture. Ceux qui restent sont souvent ceux qui n’ont pas de meilleures options.

Bien sûr, vous sentez quotidiennement que vous avez poussé votre peuple aussi fort que possible. Mais le système complet montre qu’une équipe de employés épuisés n’est pas mieux que des travailleurs heureux, productifs et expérimentés qui roulent tous dans la même direction. Il semble que l’amélioration continue soit en contradiction avec cette vision d’une productivité avancée. Vu à travers l’objectif perfectionniste, cela peut sembler être le cas. Mais à travers la lentille des systèmes, nous voyons une voie complètement différente à suivre.

Alors, comment intégrez-vous l’amélioration continue dans votre entreprise sans pousser aveuglément vos employés de plus en plus dur ? Voici trois façons simples de le faire :

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1. Métriques et KPI

Lorsque j’ai repris les opérations d’un petite entreprise il y a quelques années, j’ai travaillé à créer cette culture d’amélioration continue. Nous voulions faire évoluer une entreprise qui avait plafonné. Cela signifiait changer les stratégies opérationnelles, pas seulement faire ce que l’entreprise avait toujours fait. Mais avant le changement, je savais que nous voulions nous assurer que le changement était une amélioration, pas une dégradation. Comment savez-vous que le récent ajustement en cours signifie plus de profit et une meilleure efficacité ? Comment pouvez-vous quantifier l’amélioration de la qualité de l’ajout d’un autre assurance qualité marcher?

La seule façon de savoir que vous vous améliorez est de utiliser des métriques. Vous devriez avoir des données de référence. Vous devez savoir que cela prend trois minutes par unité, ou que toutes les 100 unités entraînent en moyenne quatre erreurs de qualité. Vous devez savoir combien d’unités sont faites en une heure. Vous devez être en mesure de tenir compte des écarts tels que la saisonnalité, les pénuries de pièces, les vacances des employés, etc.

Cela signifie que vous devriez commencer à tout mesurer. Aujourd’hui, c’est souvent beaucoup plus facile qu’auparavant. Vous avez probablement une variété d’outils que vous pouvez utiliser pour créer des rapports utilisables. Vous n’aurez peut-être pas besoin de fichiers journaux à parcourir ou de données pour exécuter des tableaux croisés dynamiques afin d’identifier les tendances. Vous trouverez peut-être quelques rapports utiles pour vous donner suffisamment d’informations pour mesurer les aspects clés de l’entreprise.

Une fois que vous avez les données et formez les idées, vous pouvez créer Indicateurs clés de performance. Les indicateurs de performance clés, ou KPI, sont courants dans les entreprises. Ils vous donnent les aspects clés de l’entreprise que vous surveillez. Ils peuvent vous permettre de vous fixer des objectifs. Vous pouvez établir des plages de sortie acceptables. Nous les avons utilisés dans le passé pour nous maintenir en équilibre. Lorsqu’un indicateur de performance clé devenait incontrôlable, nous examinions l’ensemble du système pour comprendre pourquoi. Souvent, nous poussions trop fort dans un autre domaine, provoquant cet effet secondaire.

Cela nous a permis de nous améliorer continuellement, car nous avions les données. Nous savions qu’un changement signifiait que nous étions plus performants. Nous ne nous sommes pas fiés à notre instinct. Nous ne nous sommes pas contentés de changer et d’espérer.

2. Apprenez à voir les systèmes

Les indicateurs de performance clés sont utiles, mais pour être vraiment efficaces, vous devez être en mesure de voir les systèmes de votre entreprise. La plupart des gens en sont aveugles. Ils voient la cacophonie des activités, pas le flux systématique.

Mais jour après jour, ces activités forment des modèles. Il y a des structures qui les sous-tendent et les animent. C’est ainsi que vous commencez à voir les systèmes. Vous commencez par voir des modèles dans le chaos. Vous identifiez les processus et les procédures qui pilotent les activités et créez les modèles. Cela permet d’éviter de jouer au taupe avec votre entreprise. En sautant de problème en problème, vous ne vous améliorez pas. Cela se traduit par un changement pour le changement. Mais lorsque vous voyez le système complet, vous pouvez mettre en place des solutions qui résolvent le problème actuel mais aussi s’attaquent à la cause première, afin que cela ne se reproduise plus.

Pensée systémique est la clé pour arrêter le problème récurrent. Vous voyez les choses différemment. Vous identifiez comment cela s’est produit et voyez comment cela pourrait se reproduire à l’avenir. Votre solution signifie plus qu’un pansement temporaire sur le problème. Cela signifie un changement dans les systèmes pour créer un environnement où ce problème ne peut plus se reproduire.

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3. Planifier, faire, étudier, agir

Le Dr Edwards Deming est célèbre pour apporter une amélioration continue à Japon après la Seconde Guerre mondiale et les aider à reconstruire leur industrie manufacturière. Ses tactiques ont eu un tel succès que le Japon a commencé à dépasser d’autres pays et est devenu un pilier de la qualité et du profit.

L’une des méthodes qu’il utilisait était Plan, Do, Study, Act. Souvent appelé le Cycle de Deming, ce processus nous permet d’apporter des modifications sans se soucier de la dégradation. Cela commence par planifier un changement de procédure. Cette étape potentielle vers l’amélioration est ensuite mise en œuvre. Il n’est pas mis en œuvre aveuglément. Il est souvent testé dans un environnement plus petit en premier.

Voici un exemple : Disons que vous voyez le potentiel d’une étape supplémentaire dans votre Contrôle de qualité traiter. Il semble que cela pourrait aider à détecter rapidement les erreurs. Au lieu de créer une toute nouvelle politique à suivre par toute l’équipe QC, créez un sous-ensemble. Créez un lot plus petit pour l’essayer. Ou demandez à la moitié des employés du CQ d’essayer la nouvelle approche.

Cela limite la risque. S’il y a un résultat inattendu, vous pouvez rapidement revenir en arrière. Vous limitez le risque de faire le changement. De nombreux stratégies d’amélioration s’arrêter, car les dirigeants ont peur de prendre le risque. Cela gère ce risque, vous permettant d’expérimenter davantage.

Ensuite, nous étudions les résultats. Parce que nous avons déjà établi les métriques et rassemblé toutes les données de référence, nous pouvons mesurer les résultats du changement avec les résultats typiques. Sont-ils meilleurs ? Sont-ils pires ? La sortie est-elle restée la même ?

Ensuite, nous agissons. Si le changement a amélioré les domaines que nous avons ciblés, intégrez le changement au processus standard utilisé. Si cela n’a pas abouti au résultat que vous espériez, revenez à l’ancien processus. Cela montre que le changement ne signifie pas que vous reculez. Cela signifie que vous avancez toujours; tu améliorer en permanence.

C’est le contraire du changement pour le changement. Les dirigeants qui ne connaissent pas ces techniques ont du mal à s’améliorer en permanence. Ils succombent à la recherche de la perfection et poussent leur peuple de plus en plus fort. S’ils n’acceptent jamais l’effort actuel, ils ont le sentiment d’améliorer l’entreprise. Une meilleure façon est d’établir les métriques et de définir les KPI, afin que vous sachiez vers quoi vous travaillez. Vous pouvez voir si vous améliorez ou détériorez les choses pour l’entreprise.

Ensuite, visualisez les systèmes de votre entreprise et concentrez vos efforts d’amélioration sur systèmes et processus, pas les efforts. Faites-en sorte que l’entreprise prenne des mesures et que les tâches soient accomplies régulièrement. Au lieu de mettre l’accent sur les actions ponctuelles, ciblez les actions récurrentes entreprises.

Enfin, mettez en œuvre Planifier, Faire, Étudier, Agir. Utilisez ce cycle pour réduire le risque de changement. Utilisez-le pour amener les employés à donner leur avis sur la façon dont les systèmes pourraient être améliorés. Ensuite, testez ces idées sans craindre qu’elles ne fonctionnent pas et qu’elles ne fassent reculer l’entreprise. Plan, Do, Study, Act vous aide à évaluer ces changements dans un scénario réel avant de modifier vos processus et procédures.

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Vous n’avez pas besoin d’être une entreprise Fortune 500 avec une méthodologie formelle d’amélioration continue pour bénéficier des avantages de l’amélioration continue. Vous pouvez prendre les éléments de base et créer votre propre processus. Ceux-ci peuvent être adaptés à vos équipes. Ils peuvent être aussi petits et agiles que nécessaire. Suivre ces trois étapes peut vous aider à continuer à améliorer les systèmes de l’entreprise pour créer plus d’efficacitéplus de rendement et plus de profit.