Adobe explique comment Adobe Document Cloud aide à transformer les institutions financières

La paperasserie fait partie intégrante de la plupart des processus du secteur des services financiers. Cependant, en plus de drainer de précieuses ressources naturelles, cela contribue de manière significative à la perte de temps et au retard de productivité au sein des institutions.

Compte tenu de ces écueils, les innovateurs de l’ère numérique ont travaillé pendant des années pour redéfinir le concept de paperasse et de documents électroniques déconnectés, en convertissant les anciens systèmes composés de classeurs, de dossiers et de rendez-vous en personne en plateformes en ligne qui permettent les signatures numériques et les flux automatisés.

Notre partenaire, Adobe, a été un innovateur de premier plan dans la transformation de la façon dont le monde gère la paperasserie et les processus manuels déconnectés avec le développement de sa suite de solutions de documents électroniques et de signature électronique, Adobe Document Cloud. J’ai récemment rencontré Natalie Myshkina, responsable des services financiers, Document Cloud, pour discuter des problèmes qu’Adobe Document Cloud peut résoudre pour les services financiers et les institutions d’assurance.

Avant d’occuper son poste chez Adobe, Natalie a occupé des postes de vice-présidente et de directrice chez Société Générale Banking Group et Leumi USA, où elle était responsable de la conduite de l’innovation et de la transformation. Natalie a perfectionné ses compétences en conseil en tant que responsable de la mission chez McKinsey & Company. Elle a reçu le Gold Stevie Award de la femme dirigeante de l’année et a été nommée l’une des femmes notables en finance de Crain’s New York Business. Elle est titulaire d’un MBA de l’INSEAD et d’une maîtrise en informatique et économie de l’Université technique nationale de Biélorussie.

Madeline McDermott : Merci d’être avec moi aujourd’hui, Natalie. Avant de commencer à discuter d’Adobe Document Cloud, j’aimerais en savoir plus sur votre expérience et sur ce qui vous a intéressé à l’espace fintech.

Natalie Myshkina : Bien sûr! Merci de me recevoir. En un mot, j’ai quinze ans de travail dans les services financiers. Mon poste le plus récent était responsable de la transformation dans une banque aux États-Unis. Après avoir travaillé si longtemps dans des rôles de services financiers axés sur la transformation stratégique, j’ai réalisé qu’il était temps pour moi de revenir à un rôle plus axé sur la technologie afin de pouvoir aider les institutions de services financiers à exécuter les transformations numériques dont elles ont besoin pour l’environnement actuel.

Les institutions financières doivent disposer de plates-formes numériques solides pour pouvoir survivre et se développer. Faire partie de l’équipe d’Adobe a été passionnant car nous comprenons vraiment les besoins et les exigences réglementaires auxquels les institutions de services financiers doivent se conformer. Nous faisons venir des personnes du terrain pour venir conseiller sur les exigences techniques auxquelles les clients sont confrontés afin que nous puissions y répondre avec nos solutions logicielles. Tous les fournisseurs ne le font pas ou n’ont pas les bonnes connaissances.

MM: Donc, je sais qu’Adobe soutient ses clients des services financiers de manière significative en les aidant à mettre en œuvre Adobe Document Cloud. Je sais que Document Cloud possède des fonctions d’édition de PDF et permet la capture de signatures électroniques, mais pouvez-vous donner plus de détails sur ses autres fonctionnalités ?

MN : Adobe Document Cloud comprend Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Sign, Adobe Acrobat PDF Pack, Adobe Acrobat Export PDF, Fill & Sign, Adobe Scan et Adobe Workfront. Au total, ces solutions peuvent exécuter plus de 22 « verbes » différents ou types de tâches orientées documents numériques. Ces «verbes» proviennent de dictons tels que «scannez-le, créez-le, signez-le, approuvez-le, PDF-le», et ils permettent aux utilisateurs de créer, d’interagir avec et de manipuler des documents, ainsi que d’y ajouter une intelligence artificielle qui permet l’extraction de phrases spécifiques qui peuvent être utilisées pour classer les documents par sujet.

Le Document Cloud permet également aux utilisateurs de créer et de gérer des workflows automatisés. Lorsqu’un document fait partie d’Adobe Document Cloud, il a des ailes, ce qui signifie qu’il peut être envoyé à la bonne personne, dans le bon ordre et au bon moment. Par exemple, si une personne doit signer un document avant qu’une autre puisse l’approuver, le programme peut concevoir un flux qui achemine automatiquement numériquement le document vers celui qui doit le signer en premier, puis, sur cette signature, l’envoie à celui qui doit l’approuver ensuite.

Toutes ces capacités s’alignent sur quatre piliers principaux :

1. Facilité d’utilisation. Les documents numériques accessibles sur Adobe Document Cloud peuvent être signés sur n’importe quel appareil. Cela élimine le besoin de se rendre dans une agence bancaire physique ou un bureau de poste pour faire signer un formulaire.
2. Efficacité. Le processus est efficace tant pour les clients que pour les employés de l’entreprise. Les flux de travail automatisés éliminent le besoin pour les employés de courir d’un bureau à l’autre ou d’attendre la signature d’une personne qui peut être absente du bureau.
3. Lié. Adobe dispose d’API étendues et d’intégrations spécifiques à l’industrie qui fonctionnent avec les principales plates-formes technologiques, telles que Microsoft et Salesforce.
4. Conforme. Nous avons la conformité et la sécurité aux normes mondiales de l’industrie. Nous sommes reconnus comme le leader des documents numériques sécurisés. Ainsi, lorsqu’une entreprise adopte une solution Adobe Document Cloud, elle peut être sûre que ses documents seront sécurisés. Et, nous savons quelles sont les légalités à l’échelle mondiale.

MM : En parlant de sécurité, comment Adobe assure-t-il la sécurité de tous les documents qu’il héberge, en particulier pour les secteurs hautement réglementés, tels que le secteur des services financiers ?

MN : Deux des principaux avantages à prendre en compte lorsque nous réfléchissons à la manière dont les sociétés de services financiers utilisent Adobe Document Cloud sont : comment il peut les aider à maintenir la transparence des expériences de bout en bout et comment il peut prendre en charge la maintenance et la surveillance des risques et de la conformité.

Adobe travaille constamment et de manière proactive avec les régulateurs et les experts pour comprendre les dernières exigences et mettre en œuvre une sécurité de la plus haute qualité dans nos produits de base. La sécurité et la conformité sont dans notre ADN. Nous avons affaire à un nombre incroyable de fichiers PDF dans le cloud, dont beaucoup contiennent des accords et des signatures confidentiels. Les entreprises doivent avoir la certitude que les programmes qu’elles utilisent pour héberger ces documents accordent la priorité à la sécurité.

Il existe de nombreux produits de signature électronique de documents qui n’ont pas la conformité de sécurité de niveau entreprise d’Adobe. Ces autres produits peuvent fonctionner dans une certaine mesure, mais lorsque vous avez besoin d’une sécurité de niveau entreprise, Adobe devient un choix naturel. La nature de ces produits doit être conforme aux exigences réglementaires locales. Adobe prend en charge plus de régions que d’autres entreprises, ce qui est un gros problème car les organisations mondiales veulent un fournisseur qui peut prendre en charge la plupart de leurs activités.

Je tiens également à souligner comment Adobe Document Cloud dispose à la fois d’outils de productivité individuels et d’outils d’entreprise. La plupart des concurrents peuvent prendre en charge l’une ou l’autre des entreprises ou productivité individuelle, mais Adobe peut prendre en charge les deux tout en offrant une surveillance et des contrôles aux entreprises.

MM : Quelle est la différence entre le soutien à la productivité individuelle et le soutien aux entreprises ?

MN : L’assistance aux entreprises est davantage liée à la surveillance, au contrôle et au risque/conformité. Par exemple, si je suis un administrateur de prêt et que je fais une erreur, mon employeur sera tenu responsable. Ces types de choses sont des passifs.

Les entreprises veulent comprendre comment les employés utilisent leurs opérations. Ils veulent avoir un certain niveau de surveillance. Adobe Document Cloud permet aux entreprises de créer et d’appliquer des directives spécifiques liées à la documentation et aux workflows. C’est pourquoi ils aiment utiliser des modèles pour les documents, par exemple, qu’Adobe Document Cloud rend très faciles à créer et à gérer.

Les outils de productivité individuels, en revanche, sont utilisés pour créer des éléments tels que des propositions, des factures, des présentations, des feuilles de calcul, etc. Les outils de productivité individuels au sein de Document Cloud offrent aux employés une flexibilité tout en s’efforçant d’appliquer les politiques et procédures organisationnelles.

MM : De quelles autres manières Adobe Document Cloud peut-il aider les établissements de services financiers, en particulier ?

MN : Ainsi, les piliers d’Adobe Document Cloud que j’ai mentionnés précédemment (simple, efficace, connecté et conforme) contribuent à l’expérience client, à l’expérience employé et à l’efficacité opérationnelle dans les institutions de services financiers.

L’expérience des employés ne signifie pas seulement les processus de back-office, mais aussi les processus de front et de middle-office. Pour les employés des secteurs des services financiers et de l’assurance, tels que les vendeurs, les conseillers, les agents d’assurance et les banquiers, Adobe Document Cloud contribue à accroître la productivité de plusieurs manières. Il permet aux institutions de s’assurer que leurs employés disposent des bons outils pour faire leur travail tout en éliminant simultanément certains chronophages quotidiens.

Adobe Document Cloud permet également davantage de libre-service, ce qui permet aux employés de rencontrer leurs clients sur le canal de leur choix. Grâce à des voies en libre-service, les institutions et les employés peuvent collecter des données, agir sur les données, créer des formulaires et collecter les signatures dont ils ont besoin. Beaucoup préfèrent maintenant le numérique, alors pourquoi leur demander d’être au téléphone ou de venir dans un bureau ou une succursale si ce n’est pas ce qu’ils veulent ?

Une autre façon dont Adobe Document Cloud travaille pour soutenir les secteurs des services financiers et de l’assurance consiste à créer des expériences hybrides homme-numérique. Pendant la pandémie, nous avons réalisé que nous étions bons pour «soutenir les affaires comme d’habitude» dans une certaine mesure, cependant, l’élément humain est toujours un aspect extrêmement important du conseil, où nous traitons souvent des situations très complexes et émotionnelles. Avoir un humain pour aider à résoudre les problèmes dans de tels cas crée une meilleure expérience client tandis que l’ajout du Document Cloud accélère les processus et contribue à une meilleure efficacité.

Enfin, un autre domaine sur lequel nous nous sommes beaucoup concentrés ces derniers temps est accessibilité. Parce que nous sommes arrivés à une époque où il existe de multiples façons d’interagir avec les gens, nous devons veiller à ce que tout le monde reçoive le même niveau de service. L’accessibilité des documents et de l’expérience est un domaine d’intérêt important dans le secteur des services financiers. Adobe se concentre sur cela pour travailler à soutenir une plus grande inclusivité.

MM : Si un client de services financiers vous contactait pour profiter de ces avantages et passer de l’utilisation du papier à l’exécution de tous ses processus via Adobe Document Cloud, comment le guideriez-vous tout au long de cette transition ?

MN : Il y a des documents dans chaque département de chaque organisation. Très probablement, ils utilisent déjà Microsoft Word ou un produit similaire, donc même si les institutions impriment des documents, elles ont déjà enregistré des documents numériques existants. S’ils n’ont pas de documents numériques enregistrés, ils peuvent utiliser Adobe Scan et les télécharger sur leur cloud cet itinéraire. La première étape et l’objectif sont de consolider les documents dans les produits de base de la solution Document Cloud, afin qu’ils soient centralisés et accessibles.

Ensuite, nous identifions un domaine d’activité et demandons aux clients d’identifier les formulaires que leur entreprise utilise le plus et nous expliquons comment ils les partagent actuellement. Un type de formulaire applicable à la plupart des entreprises, par exemple, est un accord de non-divulgation. C’est un type de formulaire à volume élevé. Nous avons des moyens d’automatiser la création de formulaires et de modèles comme ceux-ci. Ils peuvent être préremplis en fonction de certaines informations et partagés avec les personnes concernées via Adobe Sign.

Nous commençons généralement la transition avec des types de formulaires plus faciles et à volume élevé. Nous ajoutons des éléments d’intégration et de personnalisation. Cela dépend vraiment de l’appétit, mais nous aimons commencer par de petites étapes de base. Un PDF à remplir est l’un de nos formulaires les plus populaires auprès des clients des services financiers et des assurances. Et ce type de formulaire peut être facilement remplacé par un document pré-rempli, que, par exemple, un agent d’assurance peut envoyer à un nouveau client, qui peut signer électroniquement avec son doigt sur son iPad et cliquer sur « envoyer ». Cette capacité rend toute utilisation de papier totalement inutile pour l’ouverture de nouveaux comptes. Le client bénéficie d’une excellente expérience et l’ensemble de la transaction est simple, sécurisé et crée une piste d’audit.

Ce qui est si génial avec Adobe Document Cloud, c’est qu’il s’agit d’une implémentation évolutive. Les clients peuvent commencer par déplacer un ou deux formulaires sur le cloud. Ce n’est pas une grosse entreprise pour commencer. Il s’agit d’en faire une priorité. Si votre entreprise ne donne pas la priorité à sa transformation numérique, elle sera laissée pour compte.

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Perficient est un Partenaire de solutions Adobe Platine avec des capacités éprouvées et des implémentations réussies dans cinq domaines, dont Adobe Marketo Engage (le premier au monde) et Adobe Commerce. Avec des spécialisations dans Adobe Experience Manager et Adobe Analytics, nos experts certifiés vous aideront à vous transformer en « Experience Maker ».

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