Pouvoir collaborer avec des collègues en ligne a été essentiel pour que les entreprises survivent pendant la pandémie de COVID. Mais la vérité est que c'est essentiel pour toute entreprise, pandémie ou non.
Comme le savent de nombreuses entreprises, les outils de collaboration ne font pas toujours ce qu'ils disent sur la boîte ; ce qui sonne bien sur une fiche technique ne se traduit pas toujours par une collaboration dans le monde réel que tout le monde trouve facile à utiliser.
Une étude 2019 réalisée par Quadrant Strategies a révélé que si 84 % des utilisateurs de Google Workspace ont déclaré modifier des documents en collaboration avec d'autres personnes au cours d'une réunion, seuls 69 % des utilisateurs d'Office 365 le font.*[19659002]De même, 95 % des utilisateurs de Google Workspace ont déclaré qu'ils trouvaient facile de travailler avec d'autres personnes dans le même document, tandis que les utilisateurs d'Office 365 étaient 11 % moins susceptibles de le faire.
Beaucoup de choses se sont passées depuis cette étude en 2019, bien sûr, y compris le soudain virage mondial vers le travail à distance.
Google a amélioré de manière itérative Google Workspace alors que le monde fonctionnait en ligne au cours des deux dernières années. Cette évolution rapide a été possible car Google Workspace est une suite native du cloud : aucun client de bureau n'a besoin d'être corrigé et mis à jour.
Par exemple, Google intègre Google Meet directement dans Docs, Sheets et Slides. d'ici le premier semestre 2022, chaque organisation utilisant Google Workspace aura la possibilité pour ses utilisateurs d'avoir un chat vidéo directement dans un document.
Cela permettra à tout le monde lors de l'appel de voir le document modifiable en toute fidélité, plutôt que d'avoir à « partager l'écran » comme beaucoup d'entre nous ont dû le faire dans des clients d'appel vidéo autonomes.
Cela fait du document un espace de travail central dans la réunion plutôt que d'être juste un instantané figé projeté au groupe.
Linear, un leader mondial australien des essais cliniques à un stade précoce, affirme que Google Workspace a été essentiel à son succès .
« Google Workspace a été un élément fondamental du service d'essais cliniques basé sur la technologie de Linear. Cela nous a aidé à établir une culture numérique, à piloter de nouveaux modèles commerciaux et a fait partie de notre réponse adaptative à la menace COVID-19 qui nous a vu croître considérablement au cours des 12 derniers mois », explique Jayden Rogers, PDG.[19659012]Une collaboration qui fonctionne vraiment
Le problème avec l'ancienne méthode de « collaboration » – envoyer des documents par courrier électronique entre les réviseurs – est que le prochain réviseur s'accroche souvent à un document jusqu'à ce qu'il pense qu'il est vraiment prêt à être diffusé au prochain réviseur. C'est littéralement comme mettre constamment en pause votre processus de collaboration.
Les entreprises se retrouvent avec plusieurs copies de documents qui circulent, les utilisateurs passant du temps à rechercher la dernière version plus tard (ou pire, fonctionnant sur des versions obsolètes qui doivent ensuite être combinées manuellement plus tard).
Google a toujours adopté une philosophie différente : qu'il ne devrait jamais y avoir qu'une seule copie d'un document sur lequel les gens travaillent en collaboration, et l'accent doit être mis sur le partage précoce et la collaboration constante.
Les modifications suivies et la gestion des versions des documents sont toujours là – c'est juste que les versions sont conservées dans le document d'origine, consultables et restaurables à tout moment.
Le concept de n'avoir qu'une seule copie d'un document plutôt que plusieurs versions flottantes transforme souvent l'efficacité des organisations.
C'est une façon de travailler beaucoup plus ouverte; l'information est disponible dès le début et les gens peuvent travailler dessus en collaboration dès le début.
Les organisations qui souhaitent une véritable élévation culturelle se tournent généralement vers Google Workspace pour sa capacité de collaboration en direct.
Cette collaboration rapide est la raison pour laquelle Woolworths a choisi Google Workspace pour ses effectifs – l'un des plus importants d'Australie.
« Le passage à une suite d'outils basée sur le cloud est un élément clé de notre stratégie d'utilisation de la technologie pour promouvoir une collaboration, une productivité et une efficacité accrues. Au cours des 12 prochains mois, nous allons déployer Gmail, Google Agenda et Google Meet pour le personnel de nos bureaux nationaux et d'État. Il s'agit de la première phase de ce que nous espérons être une transformation à l'échelle de l'entreprise de notre technologie de lieu de travail », explique l'entreprise. collaborer avec les clients et les partenaires commerciaux. Cela peut profiter à la fois aux plus grandes entreprises et aux plus petites.
Une équipe d'une multinationale peut créer une salle d'exposition virtuelle pour montrer aux clients leur gamme de produits avec Google Workspace sans un projet informatique d'un demi-million de dollars.
Un coiffeur peut prendre rendez-vous avec ses clients sans qu'aucun logiciel supplémentaire ne soit requis en utilisant Google Workspace Individual. Cela leur permet de configurer et de partager facilement des pages de prise de rendez-vous, optimisées par Google Agenda.
Le personnel peut mettre en place des formulaires en ligne rapidement et en toute sécurité pour collecter des données et les utiliser facilement dans leur application Google Sheets existante et familière, ainsi qu'une analyse automatique et des graphiques. Canva, la plate-forme australienne de conception et de publication en ligne, a trouvé cette capacité inestimable. Canva utilise Google Forms pour capturer, selon ce que Jeff décrit comme un mode « sans jugement », de nouvelles idées, des rappels de processus interrompus ou des domaines d'amélioration. Ces commentaires et suggestions vont directement aux fondateurs et à la haute direction pour action.
Les membres de l'équipe qui ont des idées sur la façon d'améliorer les processus métier, mais n'ont pas l'analyse de rentabilisation pour mettre en place un projet informatique peut créer des applications qui collectent des informations, les traitent et fournissent des résultats à l'utilisateur, sans avoir à écrire une ligne de code.
La collaboration est au cœur de chaque entreprise, mais est-elle au cœur de votre suite de productivité ? Une fois que vous aurez mis cette capacité entre les mains de votre équipe, vous constaterez que votre entreprise peut atteindre ses objectifs beaucoup plus rapidement.
* L'étude a été initialement menée en 2019, lorsque Google Workspace a été sous la marque « G Suite »
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