Abandonnez ces feuilles de calcul en ce qui concerne les suspensions légales

Bien que les organisations constatent une réduction globale des ressources et des budgets, leurs dépenses en technologie du service juridique sont à la hausse. Selon Thomson Reuters les chefs de service juridique augmentent leurs investissements de 30 pour cent. Et 44% étendent leurs outils technologiques.

Il n’est pas surprenant que le blocage légal soit l’une de leurs trois principales priorités technologiques.

Les organisations sont constamment confrontées à des poursuites judiciaires. Des conflits surviennent à propos de la discrimination sur le lieu de travail, de la rémunération des heures supplémentaires, des blessures des clients sur place, de la propriété intellectuelle, des contrats et plus encore. Vous l'appelez, quelqu'un a intenté une action en justice à ce sujet.

Pour résoudre les réclamations, les organisations ont besoin d'une preuve de qui a dit ou fait quoi. De nombreuses organisations continuent de gérer les suspensions pour litiges grâce à des processus manuels – l'envoi d'e-mails aux dépositaires et le suivi des informations dans une feuille de calcul. Cela prend non seulement du temps, mais aussi des risques et peut entraîner des coûts imprévus en raison d'erreurs et de sanctions des utilisateurs.

La technologie de conservation légale, en particulier lorsqu'elle utilise l'automatisation et le cloud, offre un moyen rapide et à haut retour sur investissement améliorer l'efficacité de la gestion des blocages légaux. La technologie de conservation légale fournie via le cloud standardise les tâches de conservation légale traditionnelles pour la création, la distribution, le suivi, la création de rapports, etc.

Voici comment la technologie de conservation légale offerte dans le cloud peut automatiser les activités de conservation afin d'éliminer les processus manuels intensifs et d'améliorer la collaboration interministérielle. en s'intégrant aux systèmes RH et informatiques, tout en réduisant les coûts.

Augmentez l'efficacité et minimisez les risques

L'automatisation des processus de conservation juridique aide les services juridiques à prendre le contrôle des données, établit des processus défendables et élimine les tâches manuelles risquées et les gérer les feuilles de calcul qui leur sont associées. Les équipes juridiques peuvent réduire leurs efforts en automatisant les notifications, les entretiens, les rappels et les rapports. La centralisation et la standardisation du flux de travail de conservation légale grâce à une solution facile à utiliser permet également de respecter les exigences légales de conservation.

Réduction des coûts

En utilisant une solution de conservation légale basée sur le cloud, les organisations peuvent échanger des CapEx contre des OpEx et réduire le temps et les coûts liés à la gestion des retenues légales. Sans matériel ni logiciel à acheter, à gérer et à entretenir, les services juridiques peuvent diriger ces budgets ailleurs. La gestion du processus de conservation légale dans le cloud permet aux équipes juridiques d'utiliser la technologie immédiatement, avec une disponibilité 24h / 24 et 7j / 7, pour toutes les activités de conservation légale, qu'elles travaillent à partir du bureau ou à distance.

Améliorer la collaboration interministérielle

Juridique les ministères ne peuvent pas gérer la conservation des données ou les conservations légales de manière isolée. Les RH sont un partenaire à part entière car elles disposent des informations sur les dépositaires à l'arrivée et au départ. Le service informatique est également un partenaire clé car il gère les appareils et les systèmes qui hébergent les données soumises à la conservation légale. Le logiciel de conservation juridique s'intègre aux systèmes informatiques et RH pour instiller une gestion efficace du changement des employés. Les nouveaux employés qui travailleront avec des données soumises à une conservation légale peuvent être facilement ajoutés en tant que dépositaires. Et des mesures de protection peuvent être mises en place pour s'assurer que le service informatique n'efface pas les données de conservation légale des machines des employés qui partent.

Tableurs commerciaux pour l'automatisation dans le cloud

Avec l'augmentation de la demande de processus rentables et efficaces , les outils de conservation légale sont un excellent exemple de technologie qui peut avoir un retour sur investissement rapide.

OpenText ™ Legal Hold est rapidement mis en place via un environnement cloud sécurisé. Un modèle d'abonnement à frais fixes signifie que les équipes juridiques n'ont pas à se soucier de l'escalade des coûts si le nombre de conservations légales ou de dépositaires augmente. En automatisant le processus de conservation légale et en s'intégrant à Microsoft® O365® et aux systèmes RH, OpenText Legal Hold peut réduire le risque de sanctions en cas de perte de preuves (spoliation) grâce à une conservation efficace sur place des données soumises à des conservations légales.

En savoir plus sur la façon dont OpenText Legal Hold automatise les activités de conservation des litiges interdépendants pour les actions civiles, les demandes réglementaires, les enquêtes internes et les questions d'emploi. Cela améliore l'efficacité en aidant les équipes à s'éloigner des feuilles de calcul et des processus manuels.

Pour mieux comprendre comment améliorer le processus de conservation légale et réduire les risques, lisez le livre blanc d'OpenText sur Conseils pratiques sur la gestion des blocages juridiques ].