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août 26, 2019

À l’intérieur de la 10e retraite tampon à San Diego, Californie: Le point de vue d’un planificateur de retraites11 minutes de lecture

À l’intérieur de la 10e retraite tampon à San Diego, Californie: Le point de vue d’un planificateur de retraites


Nous avons tenu notre 10e retraite d'entreprise en avril dernier et ce fut une grande journée!

83 coéquipiers ont pris l'avion ou se sont rendus sous le soleil de San Diego pour une semaine de travail au cours de laquelle de nombreuses activités ont été organisées. in.

Nous traitons tout comme d’une expérience chez Buffer. Ainsi, chaque retraite en équipe est l’occasion pour nous de réfléchir et de décider de ce qu’il faut conserver, de ce qu’il faut rejeter, de ce qu’il faut présenter et de ce qu’il convient de répéter. .

Voici quelques faits saillants des décisions que nous avons prises autour de Retreat 2019 dans notre quête pour améliorer encore nos retraites tampons chaque année.

Validé: L’expérience du «modèle de villégiature»

Nous J’ai essayé deux modèles différents de style de travail de retraite dans le passé: un modèle situe notre espace de travail et notre espace de séjour sur le même site, et l’autre, nous nous rendons de l’hôtel à un autre espace de travail indépendant pour travailler ensemble.

Notre La 9ème retraite à Singapour a validé notre intuition qu'il Les installations de travail sur site fonctionnent le mieux pour notre équipe. Avec cette validation, nous avons spécifiquement recherché des propriétés à San Diego (et parmi nos autres options de destination) qui remplissaient ce critère.

Paradise Point à San Diego s'est avéré être un choix idéal. Il était situé sur un petit îlot de San Diego et disposait de grandes installations de conférence répondant à nos besoins en matière de sessions générales et de réunions de petite taille. Il y avait plusieurs restaurants sur place sur place pour offrir une grande variété à l'équipe, et il y avait beaucoup d'espace naturel avec des jardins et des étangs pour se détendre et créer des liens organiques.

Paradise Point offrait également des chambres de style bungalow un peu plus isolé qu’un hôtel typique, nous donnant à tous suffisamment d’espace et d’espace pour se détendre en fin de journée.

Nouvelle expérience: aide à la planification de la retraite de sous-traitance

Nous recevons souvent des offres de vendeurs potentiels pour nous aider à planifier nos retraites. , mais nous avons hésité par le passé, car planifier une retraite avec une touche très personnelle a toujours été une priorité absolue pour l’équipe ressources humaines.

Mais à mesure que notre équipe s’agrandissait et que les défis logistiques de la planification de la retraite augmentaient, nous avons décidé de regarder pour une aide professionnelle qui nous permettrait de rester profondément impliqués dans la conception de la retraite et de l'expérience globale, tout en déchargeant des démarches administratives telles que l'envoi de demandes de propositions, la gestion de la communication avec des propriétés potentielles et la coordination des négociations contractuelles.

nous nous sommes connectés avec HelmsBriscoe, un service d’achats de réunions et de sélection de sites. Leur implication nous a aidé à décharger une grande partie de la coordination aux premiers stades de la planification de la retraite, tout en restant pleinement maîtres des éléments cruciaux de l'expérience de la retraite.

Ce sont quelques aspects du travail avec HelmsBriscoe qui ont fait toute la différence: [19659015] Etant donné que leur choix de site est ce qu'ils font de mieux, nous nous sommes appuyés ici sur leur expertise, et ils ont ouvert des options auxquelles nous n'avions pas pensé auparavant!

  • Notre contact, Lyndee, était à la pointe de l'action avec les hôtels. Au lieu de passer en revue 20 à 30 PDFs géants de propositions d'hôtels, nous avons reçu une feuille de calcul bien rangée avec tous les détails pertinents pour que nous puissions facilement les comparer.
  • Plutôt que de devoir planifier des excursions de surveillance par moi-même. HelmsBriscoe a organisé toutes les réunions avec les hôtels et les bureaux de visiteurs pour mes visites, il ne me restait donc plus qu'à avoir une idée de ce à quoi une retraite pourrait ressembler à chaque endroit.
  • Lyndee nous a mis en contact avec les visiteurs locaux bureaux, ce qui nous a fait gagner beaucoup de temps à la recherche d’options d’activité pour les équipes. Certains bureaux ont eu la gentillesse de proposer des entrées gratuites ou à tarif réduit pour les attractions locales.
  • La rémunération de HelmsBriscoe provenant de la propriété que nous avons choisie, aucun frais supplémentaire n’est imputé à Buffer. Nous sommes ravis de continuer à collaborer avec eux pour organiser des rencontres tampons intentionnelles et bien conçues!

    Validé: L'application Buffer Retreat

     Visualisation de la carte de l'application de retraite

    Communication pendant la semaine de retraite est quelque chose que nous essayons constamment d'améliorer. Bien que nous comptions sur Slack quotidiennement pour le travail, la communication de la retraite inclut également les plans du dîner, les activités de lien d'équipe et d'autres activités amusantes.

    De plus, comme beaucoup de Bufferoos invitent leurs partenaires à la retraite, nous devons Trouvez une solution de communication qui inclut à la fois Bufferoos et ses partenaires, avec suffisamment d'espace pour le travail et les éléments de retraite.

    Entrez: L'application Buffer Retreat conçue pour regrouper toutes les informations et communications essentielles en un seul endroit. . Créées par notre incroyable équipe Mobile, les principales fonctionnalités de l’application sont une vue du programme de la semaine, un espace de discussion et une section permettant de partager des informations. (Une des fonctionnalités les plus pratiques est la possibilité d'envoyer une notification push à l'équipe!)

     view view du chat de l'application de retrait

    Cette version était la troisième version de l'application à notre actif. plus stable et intuitive, et fourni une expérience en douceur pour l'équipe. Un énorme soutien à notre équipe mobile pour la création d'une application aussi remarquable en plus de tout le travail réalisé sur les principaux produits Buffer!

    Nouvelle expérience: échange culturel par l'alimentation

    With Buffer équipe répartie à l'échelle internationale, cette retraite a vu 17 pays et 45 villes différentes représentées. Quelle belle occasion de célébrer et d’apprendre davantage sur les cultures de chacun – et quel meilleur moyen de le faire que par le biais de la nourriture?

    Nous avons donc invité l’équipe à participer à une expérience «d’échange culturel» avant la retraite. Tous les membres de l’équipe qui souhaitaient participer étaient encouragés à apporter quelques produits alimentaires peu coûteux et peu coûteux de leur région. Bufferoos a apporté du chocolat britannique, du fromage hollandais, des collations taïwanaises aux algues et d'autres collations du monde entier, y compris des friandises faites maison!

    Dans notre atelier, nous avons empilé tous les produits sur une grande table et les avons échangés. avec tous ceux qui ont participé. Tout le monde a eu la possibilité de goûter à des plats locaux! C'était une façon si petite mais amusante de célébrer notre diversité.

    Itération: programme de la semaine de retraite

    Chaque année est une nouvelle occasion de réfléchir au rythme de la journée de travail.

    L'année dernière, nous avons expérimenté des matinées pour séances générales et après-midi pour les séances en petits groupes. Cela fonctionnait bien, mais après l'heure du déjeuner, les niveaux d'énergie et de concentration n'étaient pas toujours au maximum.

    Cette fois-ci, nous avons expérimenté une semaine au livre suspendu: les lundi et vendredi étaient exclusivement consacrés aux activités générales de haut niveau. sessions, tandis que les mardi et mercredi étaient consacrés à des séances en sous-groupes pour les départements et aux équipes interfonctionnelles. Jeudi était une journée complète de repos et de travail d'équipe.

    Cette approche nous a laissé amplement le temps lundi pour donner le ton à la semaine, avec des séances clés pour éclairer les petites réunions de mardi et mercredi. . Vendredi nous a donné l’occasion de nous réunir dans la zone de conférence principale pour passer du temps ensemble dans la boîte de réception et créer des liens en équipe avec gratitude.

    Maintenant que nous avons le rythme de la journée de travail déterminé, la prochaine retraite aura lieu notre occasion de passer en revue quand planifier notre journée de congé. Nous avons déjà pris plusieurs retraites le jeudi pour des retraites, mais rien n’empêche que cela ne puisse pas être revu et réorganisé lui aussi!

    Nouvelle expérience: Instagram pour la communication en équipe et le divertissement

    Obtenir l’information est l’un des aspects les plus délicats du monde. de la planification de la retraite. Il est important de pouvoir mettre en évidence les détails urgents, mais à mesure que la communication progresse, des informations essentielles peuvent se perdre dans le bruit.

    Cette année, nous avons exploré une approche de communication à plusieurs volets. Nous avons utilisé nos plates-formes de travail officielles, Slack and Threads, pour communiquer les mises à jour, et nous avons créé un compte Instagram privé, réservé aux entreprises, comme moyen ludique et amusant de réitérer des informations importantes.

    La semaine précédant la retraite, nous avons partagé rappels, comptes à rebours et sondages. Lorsque l'équipe People est arrivée tôt pour mettre les choses en place, nous avons partagé des mini-vlogs et des visites de salles pour montrer à tout le monde ce qui était en magasin.

    Au cours de la retraite, nous avons réaffiché des histoires de coéquipiers. – C'était particulièrement amusant de voir ce que faisaient tous les groupes en soirée. Garder le compte privé signifiait que nous pouvions republier des histoires loufoques tout en respectant la vie privée de chacun.

    Instagram nous a permis de partager des informations dans un environnement à faible friction et de susciter de l'enthousiasme. C'est aussi devenu un moyen pour nous de répondre rapidement aux questions de nos coéquipiers!

    Itération: expérience de la retraite à la maison

    Quatre coéquipiers ne pouvaient pas nous rejoindre en personne à San Diego pendant la semaine de retraite, nous avons donc travaillé d'arrache-pied pour en faire

    Au-delà de la séance de visionnage via Zoom, ils avaient également la possibilité de suivre des interactions plus informelles et informelles via nos récits Instagram. .

    Nous avons conservé nos mets habituels à la maison, comme organiser un bon dîner en famille, une journée de repos pour une activité amusante et un horaire de travail adapté pour la semaine de retraite. Nous avons également ajouté de nouveaux éléments pour travailler plus expérience inclusive:

    • Des amis qui veillent à ce que toutes les réunions soient retransmises en continu de manière fiable pour les coéquipiers appelés
    • Des volontaires appelant les participants à la maison pour bavarder et les aider à se sentir connectés
    • ceux que nous avons porté ar
    • Paquets de soins avec un t-shirt de retraite et d’autres cadeaux

    Alors, comment avons-nous procédé?

    Étant donné que les retraites de notre entreprise coûtent généralement environ 400 000 $, nous les prenons au sérieux .

    L’équipe People mène tous les trimestres une enquête sur l’engagement des équipes. Pour tenter de capturer et de quantifier la valeur des retraites rapportées par Buffer, nous avons comparé les résultats de notre enquête post-retraites avec ceux de notre enquête Q1 Company Engagement. [19659003] Nous avons constaté que la retraite avait un impact positif sur l'engagement global (↑ 5%), l'alignement et la reconnaissance de l'entreprise (↑ 8%) et la connectivité des équipes (↑ 11%).

    une réponse extrêmement favorable à la retraite en général:

     revue de la retraite de ses coéquipiers

    À vous de jouer!

    Nous avons déjà du mal à planifier notre prochaine retraite. continuer à réfléchir à la manière de continuer à améliorer l'expérience globale de la retraite.

    vous avez planifié une retraite d'entreprise ou un événement hors site? J'aimerais savoir comment cela s'est passé et ce que vous envisagez de changer pour le suivant!



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