Votre modèle de réussite de projet

Ayant géré et sauvé des dizaines de projets, et aidé d’autres à le faire, j’ai remarqué qu’il y a toujours un facteur critique de succès (CSF) qui a été traité efficacement ou manqué/gâché : la clarté autour des rôles et des responsabilités pour chaque projet. participant et partie prenante clé. Peu importe à quel point un plan de projet peut être détaillé et complet pour n’importe quel projet, la confusion ou l’omission des rôles et des responsabilités des participants causera des problèmes majeurs.

Saisissez la matrice RACI. L’approche la plus simple et la plus efficace que j’ai vue et utilisée pour définir et documenter les rôles et les responsabilités du projet est le modèle RACI. L’intégration du modèle RACI dans le cycle de vie du projet (PLC) d’une organisation crée une synergie puissante qui améliore et améliore les résultats du projet.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

La matrice RACI est un tableau d’attribution des responsabilités qui décrit chaque tâche, étape ou décision clé impliquée dans la réalisation d’un projet et attribue les rôles Responsable pour chaque élément d’action, quel personnel est Redevableet, le cas échéant, qui doit être Consulté ou Informé. L’acronyme RACI représente les quatre rôles que les parties prenantes peuvent jouer dans tout projet.

Dans presque 100% de ces efforts de sauvetage, j’ai constaté qu’il n’y a pas de compréhension partagée des rôles et des responsabilités des participants, ni de documentation explicite pour le soutenir. L’établissement d’un tel consensus en utilisant le modèle RACI relance presque toujours un projet bloqué et permet aux principales parties prenantes de traiter facilement les autres problèmes qui nécessitent une résolution.

Règles et rôles de la matrice RACI

Le modèle RACI apporte structure et clarté à la description des rôles que jouent les parties prenantes au sein d’un projet. La matrice RACI clarifie les responsabilités et garantit que tout ce que le projet doit faire est assigné à quelqu’un pour le faire.

Les quatre rôles que les parties prenantes peuvent jouer dans tout projet sont les suivants :

• Responsable: Personnes ou parties prenantes qui effectuent le travail. Ils doivent terminer la tâche ou l’objectif ou prendre la décision. Plusieurs personnes peuvent être conjointement Responsable.
• Redevable: Personne ou intervenant qui est le « propriétaire » de l’ouvrage. Il ou elle doit signer ou approuver lorsque la tâche, l’objectif ou la décision est terminée. Cette personne doit s’assurer que les responsabilités sont attribuées dans la matrice pour toutes les activités connexes. Le succès exige qu’il n’y ait qu’une seule personne Redevablece qui signifie que « la responsabilité s’arrête là ».
• Consulté: Personnes ou parties prenantes qui doivent donner leur avis avant que le travail puisse être effectué et approuvé. Ces personnes sont « au courant » et participent activement.
• Informé: Les personnes ou les parties prenantes qui doivent être maintenues « dans l’image ». Ils ont besoin de mises à jour sur les progrès ou les décisions, mais ils n’ont pas besoin d’être officiellement consultés, ni de contribuer directement à la tâche ou à la décision.

Comment créer une matrice RACI

Le processus simple de création d’un modèle RACI comprend les six étapes suivantes :

1. Identifiez toutes les tâches impliquées dans la livraison du projet et listez-les sur le côté gauche du tableau dans l’ordre d’achèvement. Pour les projets informatiques, cela est plus efficacement résolu en incorporant les étapes et les livrables PLC. (Ceci est illustré dans l’exemple ci-dessous.)
2. Identifiez toutes les parties prenantes du projet et listez-les en haut du tableau.
3. Remplissez les cellules du modèle en identifiant qui a la responsabilité, l’imputabilité et qui sera consulté et informé pour chaque tâche.
4. Assurez-vous que chaque tâche a au moins une partie prenante Responsable pour ça.
5. Aucune tâche ne doit avoir plus d’une partie prenante Redevable. Résolvez tous les conflits lorsqu’il y en a plusieurs pour une tâche particulière.
6. Partagez, discutez et acceptez le modèle RACI avec vos parties prenantes au début du projet. Cela comprend la résolution de tout conflit ou ambiguïté.

Exemple de matrice RACI

À des fins de simplification, supposons que votre projet puisse être décomposé en quatre tâches distinctes, réalisées par une équipe de développeurs d’applications, ainsi qu’un responsable de projet parrain, chef de projet, analyste d’affaireset architecte technique.

L’étape 1 du processus consiste à cartographier le projet dans son ensemble. Pour cela, le chef de projet est à la fois comptable et responsable du travail à accomplir. Pour déterminer la portée et les livrables du projet, le chef de projet consulte le sponsor exécutif du projet et l’analyste métier sur le processus à remanier dans le cadre du projet. L’architecte technique et les développeurs d’applications sont ensuite informés du plan de projet.

À l’étape 2, l’analyste métier doit ensuite approfondir le processus pour aider à cartographier chaque facette du processus métier à remanier. L’analyste métier est donc responsable de la tâche, le chef de projet étant responsable de la signature de ce travail. Pour mieux comprendre les fondements techniques du processus actuel, l’analyste commercial consultera l’architecte technique. Le chef de projet et les développeurs d’applications seront ensuite informés des conclusions tirées de cette partie du projet.

Voici une illustration d’un modèle RACI simplifié pour cet exemple de projet, en tenant compte de ces deux premières étapes :

Les troisième et quatrième tâches suivantes impliquent de façonner le nouveau processus, toujours avec l’analyste métier responsable de ce travail, et les autres rôles de l’équipe suivant leurs mêmes responsabilités lorsque l’ancien processus a été analysé à l’étape 2. L’étape 4 voit l’architecte technique prendre le relais, concevoir une nouvelle architecture qui soutiendra le nouveau processus, approuvée par le sponsor exécutif et tenue responsable par le chef de projet, qui a conçu la portée et les livrables à l’étape 1.

Modèle de matrice RACI

Des modèles sont disponibles gratuitement sur le Web pour ceux qui souhaitent se lancer avec le modèle RACI. Ceux-ci sont généralement orientés vers Microsoft Excel ou Google Sheets, mais peuvent également être disponibles pour des logiciels plus spécialisés. Voici plusieurs possibilités populaires :

Meilleures pratiques de la matrice RACI

La simple création d’une matrice RACI ne suffit pas. Vous devez vous assurer que la matrice correspond à une stratégie réussie. Ici, les conflits et les ambiguïtés du plan doivent être résolus.

Résoudre les conflits et les ambiguïtés dans une matrice RACI implique d’examiner chaque ligne et chaque colonne de haut en bas pour les éléments suivants :

Analyse pour chaque partie prenante :

• Y a-t-il trop de R: Une partie prenante a-t-elle une trop grande part du projet qui lui est assignée ?
• Pas de cellules vides: La partie prenante doit-elle être impliquée dans un si grand nombre d’activités ? Boîte Responsable être changé en Consultéou Consulté changé en Informé? C’est-à-dire, y a-t-il trop de « cuisiniers dans cette cuisine » pour faire avancer les choses ? (Et si oui, qu’est-ce que cela dit sur la culture dans laquelle ce projet est géré ?)
• Adhésion: Est-ce que chaque acteur est totalement d’accord avec le rôle qui lui est assigné dans cette version du modèle ? Lorsqu’un tel accord est atteint, cela doit être inclus dans la charte et la documentation du projet.

Analyse pour chaque étape PLC ou livrable :

Pas de R: Qui fait le travail dans cette étape et fait avancer les choses ? A qui revient le rôle de prendre l’initiative ?

Trop de R: Est-ce un autre signe qu’il y a trop de « cuisiniers dans cette cuisine » pour faire avancer les choses ?

Pas de A: Qui est Redevable? Il doit y avoir un ‘A’ pour chaque étape de l’automate. Une partie prenante doit être Redevable pour la chose qui se passe – « la responsabilité s’arrête » avec cette personne.

Plus d’un A: Y a-t-il confusion sur les droits de décision ? Les parties prenantes responsables ont le dernier mot sur la manière dont le travail doit être effectué et sur la manière dont les conflits sont résolus. Les A multiples invitent à une prise de décision lente et controversée.

Chaque case remplie: Faut-il vraiment impliquer toutes les parties prenantes ? Y a-t-il des avantages justifiables à impliquer toutes les parties prenantes, ou cela couvre-t-il simplement toutes les bases ?

Beaucoup de C: Toutes les parties prenantes doivent-elles être régulièrement Consultéou peuvent-ils être conservés Informé et soulever des circonstances exceptionnelles s’ils estiment qu’ils doivent être Consulté? Trop de C dans la boucle ralentit vraiment le projet.

Toutes les véritables parties prenantes sont-elles incluses dans ce modèle: Parfois, c’est plus un défi à relever, car c’est une erreur d’omission. Ce problème est souvent mieux traité par un comité directeur ou une équipe de gestion.

Matrice RACI en gestion de projet

Ce sont les analyses ci-dessus, qui sont facilement rendues possibles par l’utilisation d’une matrice RACI, qui offrent le véritable avantage du modèle. C’est l’intégration du modèle avec un automate spécifique qui garantit que le projet est structuré pour réussir. Sans l’un ou l’autre de ces composants, les problèmes liés à la structure du processus de gestion de projet peuvent rester cachés jusqu’à (ou même pendant…) qu’ils entraînent l’enlisement du projet. Prendre le temps et les efforts nécessaires pour créer un PLC/RACI personnalisé pour chaque projet important est une opportunité de concevoir votre processus de gestion de projet pour la réussite du projet.