Comment vos applications de calendrier s'intègrent

Les applications de calendrier numérique profitent aux employés et aux propriétaires d'entreprise, y compris les événements partagés, les alertes d'événement et les entrées codées par couleur. Trois des options les plus populaires sur le marché sont Microsoft Calendar (via Outlook), Office 365 Calendar et Google Calendar. La popularité de ces options signifie que certaines possibilités d'intégration ou de synchronisation existent entre elles. Voyons comment ces trois programmes s'intègrent pour faciliter la sélection du ou des services que vous souhaitez.

Le calendrier Office 365 et le calendrier Microsoft fonctionnent-ils ensemble ?

Calendrier Microsoft est une option gratuite permettant aux utilisateurs de messagerie Outlook de suivre divers événements, de configurer des alertes et de partager des calendriers avec leurs collègues. Office 365 est un logiciel de bureau basé sur un abonnement qui comprend un calendrier similaire à l'option d'Outlook mais avec plus d'options de contrôle. Compte tenu des frais d'abonnement, ces éléments de contrôle supplémentaires vont loin – mais dans quelle mesure ces calendriers s'intègrent-ils ?

Microsoft Calendar et Office 365 fonctionnent très bien ensemble car ils ne sont pas seulement du même fabricant, mais incluent des options de synchronisation simples qui facilitent le partage d'informations de l'un à l'autre. De plus, l'achat d'un compte Office 365 devrait vous permettre de contrôler votre messagerie Outlook directement depuis la plateforme du programme. Par conséquent, vous pouvez généralement synchroniser votre calendrier Outlook directement avec celui-ci sans aucun problème.

Vous pouvez utiliserquelques options différentes pour synchroniser ces types de calendrier. Jetons un coup d'œil à ces options ci-dessous pour vous aider à trouver celle que vous souhaitez utiliser :

• Mises à jour instantanées : lorsque vous configurez des mises à jour automatiques du calendrier dans vos options Office 365, vous pouvez configurer une mise à jour instantanée à partir de votre messagerie Outlook associée. Allez dans vos options de mise à jour, sélectionnez "Mise à jour instantanée" et ajoutez votre e-mail dans le champ associé. Après avoir défini ce modèle mis à jour, vos deux calendriers resteront synchronisés, toutes les mises à jour Outlook étant directement transférées vers votre calendrier Office 365.
• Mises à jour périodiques : vous pouvez configurer cette option de la même manière que pour les mises à jour instantanées, mais vous recevez des mises à jour toutes les quelques heures environ. Cette option peut sembler moins avantageuse, mais c'est un bon choix si vous souhaitez minimiser l'utilisation du processeur ou d'Internet. De plus, ceux qui ont des forfaits à bande passante limitée peuvent trouver cette option utile car cela réduira un peu votre utilisation de la bande passante et vous fera économiser des données.
• Abonnement au calendrier Internet : d'autres utilisateurs peuvent choisir un abonnement au calendrier Internet ou ICS lorsqu'ils partagent leur calendrier Outlook avec 365. Ces abonnements vous permettent de sélectionner des plans de mises à jour spécifiques en fonction de vos besoins. L'option par défaut est une fois toutes les trois heures, bien que vous puissiez passer à des mises à jour instantanées si vous le souhaitez ou choisir d'autres mises à niveau horaires plus fréquentes.

Activer une ou plusieurs de ces options devrait vous aider à synchroniser vos calendriers Microsoft et Office 365. De toutes les options de cette liste, cette association est la plus logique et probablement la plus simple. Cependant, vous pouvez choisir parmi d'autres choix si votre bureau dispose de plusieurs comptes de messagerie ou de calendrier.

Comment Microsoft Calendar et Google Calendar se synchronisent-ils ?

Bien que Microsoft et Google soient les principaux concurrents pour les e-mails, les moteurs de recherche et bien plus encore, ils proposent étonnamment des options de synchronisation pour leurs services de calendrier. Là encore, ce n'est peut-être pas surprenant :intégration multiplateforme est de plus en plus courant. Regardez commentsociétés de jeux vidéosoutenir cette idée pour avoir une idée de l'ampleur qu'elle a prise.

En conséquence, il est possible d'intégrer Microsoft et Google Calendars, bien que l'intégration soit loin d'être aussi complète ou facile. Les propriétaires d'Office 365 doivent simplement configurer leurs comptes et obtenir des mises à jour automatiques à partir de l'adresse e-mail associée. Les personnes qui synchronisent les calendriers Google et Outlook doivent suivre quelques étapes supplémentaires pour gérer ce processus :

1. Connectez-vous auGoogle Agendacompte associé à cette intégration
2. Cliquez sur "Mes calendriers" et sélectionnez "Outlook" comme ICS
3. Sélectionnez les trois points à droite de "Outlook" et ouvrez les paramètres
4. Faites défiler jusqu'à "Intégrer le calendrier" et cliquez sur "Adresse secrète"
5. Copiez cette adresse puis ouvrez votre compte Outlook
6. Quand àPerspectivescliquez sur "Fichier" puis sur "Paramètres du compte"
7. Faites défiler jusqu'à "Calendriers Internet" et sélectionnez "Nouveau"
8. Collez l'adresse copiée précédemment dans la barre de menus
9. Tapez un nom de dossier dans la case associée et cliquez sur "OK"

À partir de maintenant, chaque fois que vous ouvrirez Outlook, votre e-mail vérifiera automatiquement les mises à jour de votre calendrier Google associé. Il doit inclure tous les événements, réunions et la plupart des codes de couleur ou autres mises en forme supplémentaires. Certains peuvent ne pas être traduits dans votre Outlook, bien que cela ne devrait pas provoquer d'erreur. Tout élément incompatible ne s'affichera tout simplement pas entre les deux.

Lorsquesynchroniser votre Outlook envoyer un e-mail à Google, vous pouvez suivre les mêmes étapes ci-dessus, mais remplacer les noms par l'adresse e-mail opposée. Heureusement, cette intégration est conçue pour être aussi simple que possible afin de fournir une synchronisation fluide et efficace. De cette façon, vous pouvez maintenir à jour les calendriers de vos deux concurrents et même synchroniser les calendriers de vos employés avec un calendrier de grande entreprise.

Pouvez-vous synchroniser le calendrier Office 365 et Google Calendar ?

Heureusement, vous pouvez synchroniser les calendriers Office 365 avec votreGoogle Agenda option. Cependant, ce processus estun peu plus impliqué car vous devez travailler à la fois à partir d'Office 365 et de Google Calendars pour terminer votre synchronisation. Heureusement, ce processus est encore relativement simple :

1. Commencez par ouvrir votre compte Office 365
2. Ouvrez votre onglet "Calendrier" et cliquez sur "Partager"
3. Faites défiler jusqu'à l'option "Google Calendar"
4. Entrez votre adresse Gmail dans la zone de texte associée
5. Choisissez vos paramètres d'affichage, tels que "Peut afficher tous les détails" et désactivez-les
6. Cliquez sur "Partager" pour envoyer un message Outlook sur votre compte Gmail
7. Ouvrez cet e-mail et cliquez avec le bouton droit sur "cette URL" et copiez l'adresse du lien
8. Accédez à votre page "Google Agenda"
9. Sélectionnez "Autres calendriers" et cliquez sur le "+"
10. Cliquez sur "Depuis l'URL" et collez le lien dans la zone de texte suivante
11. Terminez en cliquant sur "Ajouter un calendrier"

Ce processus peut sembler un peu détourné, mais il permet de contourner quelques limitations. Tout d'abord, il aide à synchroniser vos comptes de messagerie en utilisant les adresses et les liens appropriés. Deuxièmement, cela permet de s'assurer que vous configurez la synchronisation des deux côtés. Enfin, cela contribue à améliorer ce que vous pouvez partager entre ces deux calendriers en rendant votre intégration plus fluide et plus efficace.

La plupart des utilisateurs trouvent que ces deux programmes s'intègrent bien, partageant une majorité d'événements avec un minimum d'erreurs. Toutefois, si vous n'avez pas mis à jour votre programme Office 365 ou désactivé les mises à jour automatiques, des problèmes peuvent survenir. Microsoft et Google mettent continuellement à jour leurs programmes, et ces mises à jour peuvent rendre les anciens calendriers plus difficiles à synchroniser. La simple mise à jour des deux programmes devrait résoudre ce problème, mais c'est quelque chose à garder à l'esprit.

Les avantages et les inconvénients de l'intégration

La synchronisation de vos calendriers présente de nombreux avantages et quelques inconvénients. Les avantages l'emportent franchement sur les inconvénients, même lors de la synchronisation de deux programmes qui nécessitent un peu plus de travail à intégrer que vous ne le souhaitez. Voici quelques-uns de ces avantages positifs :

• Meilleures options de planification des employés
• Synchronisation accrue entre plusieurs types de comptes
• Amélioration de l'efficacité du travail grâce àmeilleure planification
• Diminution du risque de confusion d'horaire

Alors que la plupart des gens devraient trouver l'intégration de ces programmes relativement simple, certains peuvent être confrontés à des défis inattendus en raison d'erreurs de mise à jour ou d'incompatibilités logicielles. D'autres inconvénients peuvent inclure :

• Frais d'abonnement supplémentaires avec le calendrier Office 365 ou le calendrier Google professionnel
• Erreurs de synchronisation potentielles lorsque les réseaux échouent ou fonctionnent mal

Faire un choix judicieux

Si vous ne savez pas si la synchronisation de vos différents comptes vous convient, il est essentiel de se rappeler que vous pouvez synchroniser vos comptes de messagerie sans frais supplémentaires. Ainsi, bien que vous deviez payer des frais Office 365 pour toute personne qui l'utilise, vous pouvez toujours synchroniser d'autres comptes de messagerie sans frais supplémentaires. De cette façon, cela vaut probablement la peine d'envisager cette option car elle peut aider à améliorer l'efficacité de votre équipe au bureau.

Crédit d'image : société PhotoMIX ; Pexel ; Merci!

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