Sécuriser ESI dans toute l'organisation

Ce blog a été co-écrit par Natasha Tieman, Rachel Teisch et Duncan Bradley.

Lors de l'anticipation d'un litige la première – et souvent la plus cruciale – étape consiste à identifier et protéger les données nécessaires à respecter les obligations légales . Mais les informations clés stockées électroniquement (ESI) sont réparties sur diverses sources, des postes de travail aux serveurs de messagerie, en passant par les plates-formes de gestion de contenu cloud repositories et, notamment ] Systèmes Microsoft® – y compris Office 365® -qui comprend environ la moitié des lieux où résident les données organisationnelles.

L'utilisation d'une plate-forme de conservation légale qui s'intègre à plusieurs systèmes, y compris Office 365, peut aider les équipes juridiques à éviter le risque de détruire par inadvertance des preuves critiques, ce qui fait perdre du temps [19659003] Sur les processus de gestion manuelle des gardiens sujets aux erreurs et les problèmes de communication entre les services.

OpenText ^TM Legal Hold automatise les activités de conservation pour litige interdépendantes s avec Microsoft® Office 365® et d'autres systèmes d'entreprise pour assurer une plus grande efficacité entre les départements juridique, RH, conformité et informatique . L'intégration de OpenText Legal Hold avec Office 365 permet le contenu de conservation qui est soumis à une suspension légale pour être automatiquement conservé en place. Le contenu est stocké dans Office 365 boîtes aux lettres au lieu d'un double référentiel non synchronisé.

Voici trois avantages de l'intégration d'OpenText Legal Hold avec Office 365 et d'autres systèmes d'entreprise :

Réduire le risque de spoliation

En intégrant Office 365 avec L egal H anciennes équipes juridiques peut m itiguer le risque de spoliation par inadvertance des données en automatisant la conservation sur place des boîtes aux lettres Office 365 . Les stratégies de suppression dans les sources de données natives sont suspendues avec des règles personnalisables pour ancrer les exigences de conservation. Cette intégration simple aide les organisations à éviter le risque de perdre des éléments de preuve importants potentiels dans l'affaire, ainsi que la possibilité de sanctions juridiques b r du fait de ne pas conserver correctement les preuves potentielles ].

M Inimize le risque de manquer ESI (et gagner du temps)

Legal Hold m Inimize s le risque de manquant ou d'oublier ESI à mettre en attente en automatisant la conservation sur place dans les référentiels de données communs . Une approche cohésive gérée de manière centralisée réduit le risque de appliqué de manière incohérente juridique tient et évite une méthode cloisonnée pour préserver OFFICE [19659003] 365 données qui peuvent ne pas correspondre aux critères appliqués à d'autres sources de contenu (s).

Améliorer la transparence interdépartementale

Les RH communiquent-elles avec le service juridique ou informatique en temps opportun ( ou pas du tout ) ) lorsqu'un employé quitte l'organisation? La direction des opérations et les responsables des archives savent-ils qui fait l'objet d'une suspension légale lorsqu'ils quittent l'organisation? Si les réponses sont non, le service informatique peut effacer par inadvertance le téléphone, l'ordinateur et les / ou partages réseau d'un employé, détruisant des documents sans savoir que l'employé ] est soumis à une suspension. L'intégration avec les systèmes de gestion des ressources humaines et les systèmes de suivi des actifs informatiques automatise la communication interministérielle avec fournit un aperçu pour améliorer transparence et ainsi réduisent s le risque de suppression par inadvertance de données soumises à une conservation légale.

Des blocages légaux précis, défendables et efficaces peuvent être optimisés par une intégration étroite entre les sources de données, y compris O ffice 365 . OpenText Legal Hold et les services professionnels peuvent vous aider à gagner du temps, améliorer la conformité et éviter des erreurs coûteuses grâce à de simples intégrations .

En savoir plus sur comment OpenText Legal Hold s'intègre à une variété de systèmes . Visitez OpenText.com à l gagnez plus sur un utomat ing litige tient dans le cloud .