8 façons d’arrêter la procrastination en 2023

Nous avons tous souffert d’épisodes de procrastination, mais à quel moment cela devient-il un problème ?

Si vous cherchez des moyens d’arrêter la procrastination, vous avez probablement remarqué ses effets négatifs sur votre équipe. La procrastination habituelle peut entraîner une réduction de la productivité, un affaiblissement de l’engagement et une main-d’œuvre désabusée. En fin de compte, cela entraîne de mauvaises performances et un travail de mauvaise qualité.

Alors, que pouvons-nous faire à ce sujet?

Avant d’aborder certaines façons d’arrêter la procrastination au travail, prenons un moment pour explorer pourquoi les gens procrastinent en premier lieu.

Qu’est-ce qui cause la procrastination au travail ?

La procrastination est l’habitude de reporter intentionnellement des activités liées au travail au profit d’activités plus agréables et souvent moins importantes, comme parcourir les réseaux sociaux. C’est un problème de plus en plus répandu sur le lieu de travail – jusqu’à 88% des personnes tergiversent au moins une heure au travail par jour.

Malgré ce que certaines personnes croient, la procrastination n’est pas seulement de la paresse. Il existe une multitude de raisons pour lesquelles les gens tergiversent, notamment :

• Se sentir submergé.
• Faible estime de soi.
• Peur de l’échec.
• Manque de clarté.
• Désintéressement.
• Perfectionnisme.
• Résultats retardés.
• Objectifs abstraits.
• Multitâche.

Et bien plus.

Identifier la cause profonde de la procrastination d’équipe peut vous aider à vous y attaquer de front.

Cependant, ce n’est pas toujours facile à déterminer. Réduire la procrastination implique souvent d’apporter des changements fondamentaux à votre gestion des tâches de l’équipe stratégie. Cela vous permet d’aborder le comportement de procrastination sous plusieurs angles.

8 façons d’arrêter la procrastination et d’améliorer la productivité

Alors, que pouvez-vous faire pour empêcher la procrastination de nuire à la productivité de vos projets ? Voici 8 façons d’arrêter la procrastination et de commencer à en faire plus chaque jour.

1. Fixez-vous des objectifs concrets

Fixer des objectifs clairement définis et les aligner sur les objectifs de l’entreprise est l’un des moyens fondamentaux d’arrêter la procrastination. Il guide la concentration dans une direction claire et relie le travail que vous faites à une vision plus large et unifiée.

L’absence d’objectifs spécifiques et mesurables est un problème courant tueur de productivité des ventes. Par exemple, l’objectif de « créer une campagne d’e-mails pour augmenter le chiffre d’affaires » est un objectif vague et informe qui incite à la procrastination. D’autre part, « rédiger une campagne d’e-mails d’ici vendredi qui cible un acheteur spécifique avec un produit spécifique pour augmenter le chiffre d’affaires de 10 % » est un objectif plus concret et ciblé.

Il existe de nombreuses stratégies d’établissement d’objectifs différentes. L’un des plus populaires est l’établissement d’objectifs SMART, qui est un acronyme pour spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et basé sur le temps. Utilisé pour guider les objectifs professionnels et personnels, SMART peut vous aider à rendre vos objectifs plus réalisables.

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2. Divisez les grands projets en petites tâches

Se sentir dépassé est l’une des principales raisons pour lesquelles nous procrastinons. Les grands projets peuvent sembler intimidants, et si nous ne savons pas trop par où commencer, la tâche de simplement commencer ressemble à une corvée gigantesque. Ainsi, lorsqu’il s’agit de grands projets, il est crucial de les décomposer en tâches plus petites.

Par exemple, supposons que votre projet consiste à rédiger un rapport de 10 000 mots. Cela peut sembler incroyablement écrasant au point de procrastiner. Mais, si nous le divisons en étapes gérables et de la taille d’une bouchée, cela semble beaucoup plus facile. Les étapes pourraient ressembler à ceci :

1. Rechercher
2. Collecter des ressources
3. Créer un contour
4. Rédiger le contenu du sous-titre 1
5. Rédiger le contenu du sous-titre 2
6. Etc…

En divisant votre projet en plus petits morceaux, vous pouvez vous concentrer sur plusieurs réalisations simplistes et ciblées une à la fois. Même si vous ne pouvez pas voir chaque étape du processus, identifier et travailler sur les premières étapes éclairera le reste du chemin.

3. Prioriser les tâches par ordre d’importance

Qu’il s’agisse de changements de portée de dernière minute, de changements de délais ou de nouveaux projets, l’évolution des demandes peut entraîner un débordement et de la confusion. Et, comme nous l’avons vu ci-dessus, la surcharge est l’une des principales causes de la procrastination. Alors que pouvons-nous faire pour le combattre ?

En clarifiant les priorités des tâches face aux changements, les managers peuvent s’assurer que les employés savent toujours sur quelles tâches ils doivent travailler. C’est un bon moyen d’arrêter la procrastination, car cela attire notre attention vers des tâches précieuses et à fort impact plutôt que vers des tâches sans importance et à faible valeur.

Fondamentalement, plus nous estimons que notre travail est précieux, plus nous sommes déterminés à le terminer.

4. Évitez le multitâche

« Doit être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois » est l’une des exigences les plus courantes que vous verrez écrites sur les offres d’emploi. Alors, naturellement, le « multitâche » est une compétence répertoriée dans la plupart de nos CV, mais est-ce une compétence à laquelle nous devrions accorder autant d’attention ?

La réponse est non. Des études montrent que le multitâche peut entraver la productivité, augmenter le stress, altérer les capacités cognitives et réduire le QI. L’un des plus récents études sur le sujet ont rapporté que le multitâche était associé à une altération de la mémoire et de la régulation de l’attention (comme une augmentation de l’errance mentale et de la distractibilité).

Il convient également de noter que assigner trop de travail va souvent de pair avec un multitâche ingérable. Cela peut conduire à l’épuisement professionnel, quelque chose qui 76% des employés avouent vivre au moins parfois. L’épuisement professionnel peut se présenter comme de la procrastination et peut causer de graves dommages à la santé mentale, à la satisfaction au travail et à la productivité de votre employé.

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Il n’est généralement pas possible d’éliminer complètement le multitâche. Cependant, les responsables doivent essayer de réduire le volume de projets multitâches qu’ils attribuent.

5. Attribuez des tâches en fonction de vos intérêts et de vos forces

Une équipe engagée et motivée est une équipe dans laquelle chaque membre travaille en harmonie avec ses forces et ses intérêts. Par exemple, les employés ayant le don de collecter des recherches et des ressources devraient se voir confier ces tâches. Votre présentateur le plus enthousiaste devrait être chargé de préparer vos présentations.

Il n’est pas toujours évident que la procrastination découle d’un manque d’intérêt. Les managers chargés de déléguer des tâches doivent s’efforcer de connaître personnellement les membres de leur équipe. En identifiant les forces, les faiblesses et les intérêts individuels, vous pouvez répartir en conséquence pour augmenter la productivité et l’engagement.

6. Reconnaître et récompenser les réalisations

Reconnaître et apprécier le travail de vos employés est essentiel à leur satisfaction au travail. Les recherches de Gartner ont révélé qu’un programme de reconnaissance et de récompenses bien conçu peut entraîner une 11,1 % augmentation de la performance moyenne des employés.

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Si un employé sait qu’il ne sera pas reconnu pour son travail acharné, il ne voudra tout simplement pas le faire ! L’un des moyens les plus sous-estimés d’arrêter la procrastination d’équipe est de reconnaître et de récompenser les réalisations au niveau individuel, de l’équipe et du service. Offrez des incitations et des récompenses amusantes qui motivent les employés à agir.

7. Essayez une stratégie ou une technique de gestion du temps

Nous sommes tous victimes de la procrastination. Les stratégies de gestion du temps sont un outil fiable piratage de la productivité cela peut nous aider à prendre l’habitude d’utiliser notre temps plus efficacement. Ils sont également utiles pour nous aider à nous concentrer sans distraction.

La règle des 2 minutes : Cette méthode anti-procrastination populaire est centrée sur la conviction que si une tâche prend moins de deux minutes à accomplir, elle doit être terminée immédiatement. L’idée est que lorsque toutes vos petites tâches s’accumulent, cela peut rapidement vous submerger. Les compléter au fur et à mesure qu’ils sont assignés les empêche de s’accumuler. Une fois qu’ils sont terminés, vous avez plus de puissance cérébrale pour terminer vos tâches plus importantes.

Blocage du temps : Cette stratégie divise essentiellement votre journée en minutes ou en heures, avec une activité spécifique programmée dans chaque bloc horaire. Même les petites tâches, comme consulter vos e-mails et faire des pauses, sont planifiées à la minute. Bien que rigide, cette stratégie fonctionne souvent bien pour les membres de l’équipe à distance.

La technique Pomodoro : Si vous avez du mal à vous concentrer sur une tâche spécifique, la technique Pomodoro peut vous aider. Cela implique de régler une minuterie sur 25 minutes et de travailler sur la tâche jusqu’à ce que la minuterie sonne. Vous faites ensuite une courte pause (environ trois à cinq minutes), réinitialisez la minuterie et répétez.

La matrice d’Eisenhower : La matrice Eisenhower vise à éclairer vos tâches prioritaires. Cela vous permet de prendre des décisions stratégiques sur les tâches sur lesquelles vous vous concentrerez ensuite. Il réduit la procrastination en établissant la direction, la valeur et l’urgence de votre travail.

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8. Utilisez les bons outils

Ne vous y trompez pas, même les petites entreprises peuvent tirer parti des outils et logiciels d’optimisation des processus. En fait, de nombreux fournisseurs conçoivent leurs logiciels en pensant aux petites entreprises.

Logiciel de gestion de processus peut vous aider à concevoir, optimiser, automatiser et gérer les processus métier. Avec plus d’efficacité flux de travailles employés ont l’agence et la clarté nécessaires pour se concentrer sur leurs tâches les plus gratifiantes.

Les outils de gestion de projet offrent aux équipes un emplacement centralisé pour planifier, programmer et organiser les tâches. Grâce à une visibilité à 360 degrés, vous pouvez rester au courant des priorités, des changements et des activités du projet.

Il y a aussi une foule de outils de productivité essentiels conçu pour rationaliser les processus de marketing. Wishpond, par exemple, est une plate-forme marketing tout-en-un dotée de capacités d’automatisation impressionnantes pour une productivité accrue des employés.

Vous pouvez également choisir parmi des outils d’automatisation des e-mails, des outils de collaboration, des applications de gestion du temps, etc.

Emballer

Parce que la procrastination peut survenir pour de nombreuses raisons différentes, il existe rarement une solution rapide. Heureusement, les suggestions ci-dessus abordent la procrastination d’équipe sous tous les angles.

En plus d’adopter les bons outils et les bonnes stratégies de gestion du temps, vous pouvez également diviser des projets plus importants en tâches plus petites, éviter les tâches multitâches, fixer des objectifs concrets et être clair sur les priorités. Exploiter les forces de votre équipe et reconnaître son travail acharné est également essentiel à la création d’une équipe productive et motivée.

En fin de compte, jeter les bases de la productivité est le meilleur moyen d’empêcher la procrastination de devenir un problème répandu et nocif sur votre lieu de travail.

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