8 caractéristiques des DSI hautement efficaces

Avec l’éventail et le volume des responsabilités qu’il doit assumer, chaque CIO vise une efficacité maximale dans son travail. Après tout, les responsables informatiques efficaces sont mieux placés pour éviter les erreurs tout en atteignant rapidement et efficacement les objectifs clés. Les DSI efficaces travaillent également dur pour générer une valeur commerciale maximale, un attribut que les collègues de la direction ne manqueront pas de remarquer et d’apprécier.

Être efficace signifie produire des résultats de haute qualité, durables et attendus dans les délais et dans les limites du budget, déclare Christopher Kowalsky, professeur auxiliaire au Heinz College of Information Systems and Public Policy de l’Université Carnegie Mellon.

Les DSI efficaces travaillent dur pour rationaliser leurs tâches, en se concentrant sur des moyens fiables d’obtenir des résultats optimaux dans un délai minimal afin de pouvoir passer rapidement à leur tâche suivante. Ils savent que seules quelques techniques d’efficacité peuvent avoir un impact majeur sur leur organisation et leur carrière.

L’efficacité du leadership est un engagement tout au long de la carrière. Voici huit façons dont les responsables informatiques créent de l’efficacité dans leur propre travail, améliorant ainsi leurs perspectives de carrière à long terme.

1. Ils font confiance à leur équipe de direction

Les DSI ont de nombreuses responsabilités, mais ils ne peuvent pas tout faire. C’est pourquoi il est important de constituer une équipe de direction talentueuse et de faire confiance à ses membres pour gérer des tâches déléguées spécifiques.

Jay Upchurch, vice-président exécutif et CIO du développeur de logiciels SAS, affirme que son équipe de direction lui donne la liberté de déléguer des tâches et de croire que les tâches assignées seront effectuées à temps et avec une qualité élevée. « Cela m’aide également à me concentrer sur les grandes initiatives et me donne le temps de diriger », explique-t-il. « Au fil du temps, nous avons développé la confiance ainsi qu’un rythme et un niveau de confort qui nous permettent de travailler ensemble de manière transparente. »

Upchurch pense que l’efficacité souffre chaque fois qu’un CIO estime qu’il est important de connaître chaque détail de chaque produit ou service, de comprendre chaque technologie émergente et de lire chaque livre de gestion. « Si vous passez tout votre temps à rechercher ce genre de choses, vous perdrez de vue les grandes priorités de votre organisation », dit-il.

2. Ils planifient les réunions pour une efficacité maximale

Dans la mesure du possible, les DSI efficaces programment et planifient les réunions à l’avance, en se donnant ainsi qu’aux membres de l’équipe suffisamment de temps pour se préparer. « Faites du calendrier des réunions un élément public et transparent de la gouvernance informatique », conseille Bill VanCuren, CIO de la société de logiciels et de services NCR.

Le calendrier des réunions doit maintenir un équilibre entre les réunions des entreprises, des fournisseurs/partenaires, du bureau de gestion de projet et du personnel informatique, explique VanCuren. « Gardez également des espaces vides sur le calendrier pour permettre des surprises ou des réunions de gestion de crise qui accompagnent le travail. »

3. Ils créent un playbook d’opérations

Chaque directeur informatique doit créer un manuel d’exploitation, déclare Anil Cheriyan, directeur technique et vice-président exécutif de la stratégie de la société de services professionnels Cognizant. Le playbook doit définir et définir les agendas, le contenu et les mesures pour toutes les responsabilités du DSI, y compris la demande et la fourniture de capacités commerciales, la gouvernance des investissements, les finances, les talents et les risques de cybersécurité. « L’établissement de cette cadence régulière permet immédiatement au CIO de superviser efficacement les opérations quotidiennes », déclare-t-il.

Avec un playbook fondamental en place, les DSI établissent un cadre solide pour la gestion quotidienne. « Ainsi, ils peuvent passer plus de temps à stimuler l’innovation avec des partenaires internes et externes », déclare Cheriyan. « De plus, lorsque le playbook est opérationnel, l’équipe informatique est mieux alignée sur un ensemble commun de priorités, d’attentes et de résultats. »

Sans playbook, les DSI ont tendance à chasser les « lapins », dit Cheriyan. « Ils perdent de vue les priorités et peuvent rester coincés dans des débats interminables sur des questions peu prioritaires ou faire face à une mauvaise dynamique d’équipe résultant de responsabilités ou d’attentes peu claires. »

4. Ils forment de futurs leaders

Des DSI efficients et efficaces élaborent et maintiennent des plans d’urgence pour les moments où eux-mêmes, ou un dirigeant/expert clé, sont absents, déclare Ola Chowning, partenaire de la société de recherche et de conseil en technologie ISG. « Pratiquez ces plans en déléguant de manière inattendue », conseille-t-elle. Identifiez et sélectionnez des leaders potentiels à partir d’un bassin de candidats.

La planification d’urgence du leadership devrait être utilisée pour créer de nouveaux niveaux de leadership en donnant aux membres de l’équipe supérieure des responsabilités décisionnelles et un sens de la responsabilité. « Cela permet également au DSI de se concentrer sur les décisions les plus prioritaires tout en créant une culture de décision ascendante », déclare Chowning.

Le calendrier de décision est toujours plus rapide lorsqu’il est positionné plus près du travail réel, et tout aussi souvent correct, dit Chowning. « Cela permet au personnel d’avoir confiance dans sa capacité à prendre des décisions tout en limitant le dilemme inutile et souvent en plusieurs étapes qui survient souvent avec la prise de décision hiérarchique ou en chaîne », note-t-elle.

5. Ils préparent

Brook Colangelo, CIO de la Maison Blanche sous l’administration Obama, est un fervent adepte de la « lecture anticipée » – des ordres du jour détaillés et des documents préparés bien avant les réunions clés. « Ces [notes] sont indispensables pour que vous puissiez comprendre les enjeux… avant de prendre des décisions », dit-il.

Colangelo, actuellement directeur informatique de la société d’instruments et de logiciels de laboratoire d’analyse Waters Corp., affirme que son organisation met l’accent sur la réflexion et l’attention. « Lorsqu’il s’agit de réunions clés, que ce soit au sein de notre équipe ou avec d’autres parties prenantes, la lecture à l’avance est essentielle pour garantir que les gens disposent de suffisamment de temps pour se préparer et réfléchir à la manière de prendre des décisions. » L’approche garantit également que les DSI ne perdent pas de temps à programmer des réunions répétées pour couvrir des sujets qui ont été manqués lors de la première tournée.

6. Ils bannissent les pannes

Répondre de manière réactive aux pannes, y compris les défaillances des systèmes informatiques, de la sécurité, de la structure de l’équipe ou même de la classification et de la gouvernance du contenu, est une perte de temps infaillible.

Les DSI doivent évaluer les systèmes et les processus bien avant qu’une panne ne se produise, suggère Ellen Benaim, CISO du fournisseur de plateforme de génération de documents Templafy. « Ils doivent faire le point sur les outils qui ont un impact sur l’efficacité globale, la sécurité et les résultats de leur organisation », déclare-t-elle.

Benaim note qu’il est également important de tirer parti des nouveaux produits, services et politiques qui peuvent remplacer les prédécesseurs maladroits et inefficaces. « Qu’il s’agisse de remplacer une feuille de calcul par un outil de collaboration de base de données pour rationaliser la gestion des dépenses à l’échelle du service ou de se tourner vers une solution d’activation de contenu pour garantir une génération de documents plus efficace, les DSI les plus intelligents s’appuient sur la technologie pour suivre le rythme rapide de l’environnement commercial actuel. et regardez la ligne pour vous préparer à la suite.

7. Ils adoptent l’automatisation

L’automatisation améliore l’efficacité du DSI et de l’équipe en réduisant le nombre de tâches chronophages. Alors que les entreprises plongent plus profondément dans les technologies numériques sophistiquées, il y a eu une augmentation exponentielle de la complexité à laquelle sont confrontées les équipes informatiques et leurs dirigeants. L’automatisation peut rendre la vie plus simple et plus facile.

L’automatisation améliore l’efficacité en réduisant le nombre de tâches répétitives et les erreurs potentielles. « Une méthode de travail augmentée et plus automatisée minimise l’occurrence et/ou le temps nécessaire pour corriger les erreurs », déclare Greg Bentham, vice-président des services d’infrastructure cloud et de la responsabilité sociale des entreprises pour la société de conseil aux entreprises Capgemini Americas. « De plus, les tableaux de bord et la visualisation automatisés, qui devraient faire partie de toute initiative d’automatisation des flux de travail, peuvent fournir une vue » en un coup d’œil « de la santé et de l’efficacité de l’écosystème. »

Les DSI efficaces réalisent que le temps est leur bien le plus précieux. « Ils comprennent que les employés embourbés dans des tâches répétitives et banales ont moins de chances d’apporter de l’innovation et de la créativité sur le lieu de travail, ou pire, peuvent se désengager », déclare Bentham.

8. Ils deviennent Lean et Agile

Les DSI doivent mettre l’accent sur la hiérarchisation des tâches et éviter les changements de tâches inutiles, qui nuisent énormément à l’efficacité, déclare Steve Padgett, DSI chez Actian, un fournisseur de produits hybrides de gestion des données, d’intégration dans le cloud et d’analyse.

En empruntant une page à leurs équipes de développement, les DSI peuvent gagner en efficacité en adoptant des techniques Agile et Lean pour s’attaquer aux projets et aux tâches. « Commencez une tâche et menez-la à son terme, puis commencez une autre tâche », suggère-t-il. « Se concentrer sur une tâche à la fois avant de passer à la suivante s’intègre également parfaitement aux autres pratiques et processus de gestion informatique. »

Alors qu’ils s’efforcent d’atteindre une efficacité maximale, il est important que les DSI envisagent des moyens de faire avancer les projets en un minimum de temps. « De même, les employés seront plus productifs avec moins de réunions auxquelles assister et plus de temps de concentration », conclut Padgett.