60 réflexions sur la conversion des données des fournisseurs et des clients Oracle Cloud

Oracle Cloud ERP Financials – TCA – Fournisseurs et clients – Conversion de données

Votre entreprise envisage de passer au système Oracle Cloud ERP. Vous avez été identifié comme l'une des ressources pour diriger ou aider à la conversion de données.

La conversion de données très importante et difficile concerne les fournisseurs et les clients. Il y a souvent des dizaines de milliers de ces archives accumulées au fil des décennies. Une conversion propre dans le système Oracle Cloud garantira que votre transition vers les modules Oracle Cloud Accounts Payable et Accounts Receivable se fera sans heurts.

Une méthode éprouvée pour garantir le succès dans ce domaine consiste à commencer tôt. Développez immédiatement la portée, l'approche et les objectifs, ce qui signifie «SOYEZ ORGANISÉ». Cette discussion a pour but de vous fournir une feuille de route pour vous aider à vous organiser.

Qu'est-ce que le TCA?

Il est important de comprendre d'abord le TCA d'Oracle avant de plonger dans les spécificités des fournisseurs et des clients.

TCA signifie Trading Architecture communautaire. TCA est un référentiel centralisé d'informations Party . TCA est conçu pour minimiser les informations de partie duplicatives. Supposons que vous ayez un client qui est également un fournisseur; TCA fournit un mécanisme dans lequel une seule partie doit être créée, qui peut répondre aux besoins du fournisseur et du client en matière de comptes fournisseurs et de comptes clients.

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Une fois sur Oracle Cloud, le TCA devrait être votre source unique

Qu'est-ce qu'un parti?

Un parti est une entité avec laquelle nous interagissons. Une partie est une personne, une entreprise, un contact, une banque, un employé, etc. Nous pouvons appeler ces entités au téléphone, acheter, vendre à, avoir un compte avec, utiliser comme contact pour, etc. Elles ont une personnalité juridique et peuvent être utilisées en tant que partie désignée sur un contrat légal. Nous payons ou recevons de l'argent des Parties. Nous contactons une partie lorsque nous avons un problème avec des services rendus, des marchandises livrées ou un retard de paiement.

TCA classe d'abord chaque fournisseur ou partie client en tant que partie de type personne ou organisation au plus haut niveau. Les parties sont également classées en fonction de leur utilisation dans Oracle, par exemple, un fournisseur, un client, un employé, etc.

Comment les parties sont-elles créées?

Oracle crée automatiquement des parties lors de la création d'une entité qui représente une partie. Les principaux types de parties dans Oracle Cloud Financials sont les fournisseurs, les clients, les employés, les banques, les contacts et les entités juridiques de votre entreprise.

Par exemple, lorsqu'un utilisateur crée un fournisseur à partir de l'écran de création de fournisseur, une partie est créée avec une utilisation fournisseur. Ainsi, l'utilisateur crée simplement un «fournisseur» et Oracle s'occupe du reste.

Comment TCA aide-t-il à minimiser les données de partie en double en ce qui concerne le fournisseur et les clients?

Oracle peut identifier les parties en double potentielles lors de la création d'un Fournisseur ou client. Lorsqu'un doublon potentiel est identifié, l'utilisateur peut soit utiliser la partie existante, créer une nouvelle partie ou annuler la création du fournisseur ou du client pour permettre une recherche plus approfondie.

Comment préparer les données du fournisseur et du client pour la conversion dans Oracle Cloud Financials ?

La préparation de la conversion de vos données fournisseur et client peut et doit commencer dès que possible.

Les activités qui peuvent être entreprises avant le début du projet comprennent:

• Identifiez qui de votre organisation sera votre piste plomb pour la conversion.
  • Idéalement, il s'agit d'une ou plusieurs personnes au cœur de la création et de la gestion des données des fournisseurs et des clients.
• Rencontrez les utilisateurs des informations sur les fournisseurs et les clients
  • Les utilisateurs incluent les achats, les comptes fournisseurs, les ventes et le marketing, les comptes clients et toute autre personne qui utilise ces données pour mener des activités commerciales ou créer une analyse.
• Identifiez tous les systèmes contenant des données sur les fournisseurs et les clients.
• Faire une liste des forces et des faiblesses de vos systèmes actuels concernant ces données.
• Faites une liste des caractéristiques ou fonctions manquantes et catégorisez chacune d'elles comme "incontournable" ou "agréable à" avoir
• Déterminez quel (s) système (s) représente une source de vérité
• Identifiez la population de données à convertir, généralement;
  • Tous les clients et fournisseurs qui;
    • Ont un solde ouvert
    • Ont ou ont eu des transactions au cours des deux ou trois années précédentes
    • Sont nouvellement créés qui n'ont pas encore eu de transaction
  • Déterminez comment et qui va récupérer les données de vos systèmes sources
    • Si possible, extrayez vos données dans un seul fichier plat, un pour les fournisseurs et un pour les clients.
    • Incluez les identifiants système dans les fichiers plats si disponibles
      • Certains systèmes ont des identifiants de niveau table qui sont uniques à un enregistrement, quels que soient les champs affichés par l'utilisateur.
    • Incluez d'autres identifiants sur lesquels les systèmes satellites entrants ou sortants s'appuient s'ils sont actifs après l'implémentation

Commencez à nettoyer vos données source .

Ce sera l'aspect le plus exigeant en main-d'œuvre de votre conversion fournisseur et client. Recherchez:

• Fournisseur ou clients en double
• Fournisseurs qui sont également des clients et vice versa
• Fournisseurs et clients qui sont les parents d'autres fournisseurs ou clients
• Fournisseurs qui partagent des identifiants de contribuable mais qui «font des affaires en tant que ”Noms.
• Les noms des fournisseurs et des clients doivent être orthographiés exactement de la même manière que leur nom légal.
• Conventions orthographiques – adoptez une stratégie pour adhérer à une approche commune:
  • Ne mélangez pas toutes les majuscules avec une casse appropriée pour aucun champ.
  • Les abréviations doivent être cohérentes:
    • Street = St., Road = Rd., Post Office Box = PO Box, etc.
  • Adresses, assurez-vous que chacune est;
    • Une adresse qui représente ce qui irait sur un courrier
    • Ils sont classés par pays approprié.
    • Les lignes d'adresse, les villes, les États, les provinces et les codes postaux sont utilisés de manière cohérente pour chaque système;
      • Les lignes d'adresse ne sont utilisées que pour les adresses et les détails de type «Attention».
      • Les villes, les États, les provinces et les codes postaux sont pertinents pour le pays de l'adresse.
      • Indique si des informations sur le comté sont nécessaires pour nous Taxe de vente et d'utilisation et si tel est le cas, les comtés sont présents là où c'est nécessaire
    • Définition du site fournisseur ou client
      • Les sites sont souvent utilisés pour fournir un niveau significatif de comportement par défaut sur les transactions.
        • Par exemple, votre devise comptable peut être USD, mais vous avez un fournisseur qui facture en CAD. Le site de ce fournisseur peut être configuré pour utiliser CAD comme devise de facturation par défaut, où la plupart des autres fournisseurs utilisent simplement la devise du grand livre USD
      • Les sites peuvent également fournir un mode de paiement par défaut pour un fournisseur qui est différent du mode de paiement général .
        • Par exemple, vous pouvez avoir une règle générale selon laquelle tous les fournisseurs sont payés par ACH. Cependant, il y a quelques fournisseurs qui doivent être payés par chèque. Oracle peut accepter à la fois la règle générale en tant que paramètre de niveau système et l'exception en tant que paramètre de site fournisseur.

Quels sont certains des champs de données critiques nécessaires aux fournisseurs et aux clients?

• Nom du fournisseur ou du client, c'est-à-dire le nom de la partie
• Une utilisation, qu'il s'agisse d'un fournisseur ou d'un client ou les deux.
• Parent fournisseurs et clients et qui sont leurs enfants
• Adresses
• Sites, c'est-à-dire comment chaque adresse est utilisée
• Numéro d'identification fiscale
• Type d'organisation fiscale – Société, société de personnes
• Type d'entreprise – Commerce de détail, commerce de gros, avocat
• Classifications d'entreprises – Minoritaire, femme, ancien combattant
• Exigences de déclaration fiscale – États-Unis et international
• Mode de paiement ou reçu – ACH, virement, chèque
• Contacts – à qui appeler pour les problèmes d'Oracle Payables ou Receivables au minimum
• E-mails de remise de compte fournisseur pour les paiements électroniques
• ] Informations bancaires pour les paiements fournisseurs ou les reçus des clients
• Relation avec d'autres fournisseurs ou clients
• Tout autre champ utilisé par votre organisation sur son modèle de données fournisseur ou client

À propos de l'auteur <! -: sryzuk, Sen ior Solutions Architect – Oracle ERP ->

Steve Ryzuk est un architecte de solutions senior avec plus de vingt-quatre ans d'expérience avec les solutions Oracle ERP à partir de 10.7 via Cloud. Il a occupé des postes de direction clés sur de nombreuses implémentations mondiales, du module PME au responsable fonctionnel en passant par le chef de projet. Ses compétences de base Oracle ERP sont le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion de la trésorerie, les immobilisations, les achats, les projets, la personnalisation de la comptabilité du sous-grand livre, la conception de processus d'affaires fonctionnels et techniques, les conversions de données, la conception d'interface entrante et sortante, la stratégie de test exécution, développement de rapports, documentation et formation sur les procédures utilisateur.

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