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Une entreprise qui ne peut pas se conformer à des règles importantes, les siennes ou celles du gouvernement, peut se retrouver à payer de lourdes sanctions. Mais de nouvelles stratégies émergent pour maintenir les employés sur les rails de la conformité et conserver plus d’argent sur le chéquier de l’entreprise.
Une étude récente de CYPHER Learning a révélé que l’organisation américaine moyenne verse 1,2 million de dollars chaque année grâce aux briseurs de règles dans la base. Tenir vos collaborateurs informés est un problème particulièrement épineux lorsqu’il s’agit de gestion des données ; alors que les entreprises basées dans l’UE ont vécu pendant des années avec les règles du RGPD (Règlement général sur la protection des données), l’environnement américain a été moins ouvertement rigoureux – jusqu’en 2024, date à laquelle plus de une douzaine de réglementations nationales sur la conformité des données prendre effet.
Les entreprises américaines devront les respecter toutes, État par État, ainsi que les nombreuses réglementations fédérales OSHA, de sécurité et financières qui seront lancées ou modifiées cette année. Il existe un risque de chaos, même dans les organisations les plus consciencieuses. Alors, comment peuvent-ils aider les employés à adhérer à plusieurs nouvelles feuilles de route ?
Ce n’est pas aussi simple que d’envoyer un e-mail ou un message Slack avec des réglementations mises à jour. Les employeurs doivent comprendre l’évolution des règles pour les interpréter et les appliquer. Rares sont celles qui ont délibérément enfreint les règles et semé le chaos, mais les organisations doivent travailler avec diligence pour que tout le monde reste au-dessus du tableau, avec des systèmes qui communiquent et appliquent efficacement les réglementations de conformité.
Pour soutenir les efforts des employés pour reconnaître et respecter les règles, voici un aperçu de six des meilleures stratégies à considérer.
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1. Nommer un « gourou en chef de la conformité »
Cela semble simple, mais de nombreuses organisations, notamment les petites entreprises, n’ont pas de personne dédiée en charge de la conformité. Alors que les réglementations de conformité telles que la sécurité sur le lieu de travail peuvent incomber aux RH, les problèmes de cybersécurité et de conformité des données peuvent incomber à l’informatique. La conformité fiscale et financière peut être du ressort de l’équipe comptable. S’il est important que les experts en la matière comprennent et aident à déchiffrer les réglementations, il devrait en fin de compte y avoir une seule personne chargée d’informer tous les membres de l’organisation des réglementations qu’ils doivent connaître.
2. Mettre à jour la formation et la rendre amusante
La formation à la conformité ne doit pas nécessairement être ennuyeuse et prendre beaucoup de temps. Les nouvelles réglementations sont généralement publiées bien avant leur entrée en vigueur, de sorte que le personnel des ressources humaines et de la formation et du développement aura généralement le temps de créer du matériel de formation. Il est préférable pour tous les apprenants que les organisations divisent les cours en sessions plus petites et plus digestes. Et ne sous-estimez pas la valeur commerciale de apprentissage gamifié; les employés y réagissent et cela apaise l’ennui. Selon une étude du groupe Aberdeen, 69 % des travailleurs seront probablement rester fidèle dans une organisation pendant au moins trois ans si cette entreprise inclut une formation et un perfectionnement gamifiés dans ses offres pour les employés.
3. Effectuer de petites mises à jour des cours existants
Vous n’avez pas le temps de créer un cours complet sur les dernières règles de conformité de l’OSHA ? Insérez de nouvelles connaissances en matière de conformité dans les formations existantes. Par exemple, si vous formez votre organisation aux règles de sécurité sur le lieu de travail, intégrez les dernières réglementations de l’OSHA pour que tous puissent les consulter tout en supprimant les éléments qui ne sont plus valides, ou créez un mini-cours pour présenter les nouvelles modifications réglementaires.
4. Rappel automatique aux employés
Si des employés occupés reçoivent mises à jour de conformité seulement au début de chaque année, ils peuvent oublier des règles importantes en quelques mois, à moins que les RH ou un responsable de la conformité ne restent sur leur radar. Il est facile que des règles et réglementations importantes passent entre les mailles du filet, alors configurez des e-mails automatisés périodiques ou des messages instantanés rappelant aux employés de consulter les dernières réglementations. Par exemple, les organisations axées sur la sécurité informent systématiquement leurs employés des nouveaux programmes de phishing et de spearfishing. Empruntez de telles tactiques en automatisant les rappels de conformité.
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5. Publiez des rappels partout
Alors que de plus en plus d’organisations passent à distance ou hybrides, les organisations ne peuvent plus simplement publier des mises à jour de conformité sur un tableau d’affichage en salle de repos. Utilisez un éventail de canaux pour tenir les employés informés: publiez les réglementations en ligne, configurez des discussions de groupe par messagerie instantanée et envoyez des rappels lors des réunions mensuelles de l’entreprise ou hors site. Cette stratégie multicanal rappelle également aux employés à quel point la conformité est importante pour l’organisation.
6. Responsabilisez les employés et récompensez-les
Un plus grand nombre d’employés garderont probablement les règles clés en tête si des dossiers de conformité sont ajoutés aux évaluations des employés ou si les bonnes performances sont récompensées. Les contrevenants aux règles peuvent coûter des millions de dollars aux entreprises, c’est pourquoi de petits programmes d’incitation pour suivre une formation en matière de conformité ou adhérer aux réglementations en matière de conformité (congés personnels supplémentaires, peut-être) peuvent permettre d’économiser beaucoup d’argent. Définir des objectifs de formation spécifiques lors des entretiens annuels donne aux employés un objectif réalisable et les motive à suivre l’évolution des réglementations.
Les règles et réglementations nouvelles ou en évolution sont une réalité de la vie des entreprises. La manière dont les employés adoptent ces nouvelles règles – et les processus d’éducation et de formation associés – peut faire une grande différence sur les performances organisationnelles ainsi que sur les résultats financiers. Étant donné que de lourdes amendes en cas de violation des règles sont une réalité fréquente, il est avantageux pour les employeurs de prendre au sérieux la formation en matière de conformité. La mise en œuvre de petits changements dans la manière dont les employés apprennent et la vérification qu’ils comprennent les nouvelles règles et qu’ils sont tenus responsables peuvent minimiser le coût d’une violation involontaire des règles.
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