6 signes que vous avez besoin d’un assistant de direction

Si vous n’avez pas de compte virtuel ou Assistant exécutifvous en êtes probablement un.

En tant que patron, vous savez qu’il est crucial de se concentrer sur des initiatives à fort impact qui génèrent une plus grande valeur. Vous utilisez probablement une suite d’outils de productivité pour vous aider à effectuer des tâches administratives. Et avec des outils bien optimisés, vous pouvez accomplir beaucoup de choses.

Mais voici l’ironie : vos habitudes de productivité quotidiennes peuvent vous empêcher de vous consacrer aux choses qui utilisent le plus et le mieux votre temps. Vous pourriez vous sentir productif sans terminer ce qui compte.

Lorsque l’on passe rapidement d’une tâche à l’autre, ce qui compte le plus devient flou sans que l’on s’en aperçoive. Être occupé ne signifie pas être productif. Je vois des entrepreneurs faire cette erreur tout le temps.

De nombreux signes vous indiquent que vous vous dirigez vers un danger, et voici quelques-uns des plus courants que j’ai vus. Si vous répondez oui à l’une des questions suivantes, vous aurez peut-être besoin d’un assistant exécutif ou virtuel.

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1. Votre boîte de réception déborde

Vous envoyez des e-mails toute la journée sans jamais en voir le fond. votre boîte de réception. En conséquence, votre liste de choses à faire s’allonge également chaque jour, au lieu de se raccourcir. Même avec des outils organisationnels signalant ceux auxquels vous souhaitez répondre, les e-mails essentiels passent régulièrement entre les mailles du filet. Et si vous êtes honnête, de nombreuses actions sur votre liste de choses à faire sont négligées ou ignorées.

2. Vous avez du mal avec la planification

Êtes-vous vous-même en double réservation ? Le travail empiète sur votre temps personnel ? Ce sont quelques-uns des plus grands signaux d’alarme votre calendrier besoin d’attention. Et si vous voyagez, vous passez du temps à réserver des vols, des hôtels, des transferts, des réunions et des itinéraires. Vous ne considérez peut-être pas ces tâches comme très importantes, mais regardez-les attentivement et vous verrez comment si une chose change – quelque chose change toujours – vous êtes coincé avec un effet en cascade d’ajustements de réservation supplémentaires.

3. Vos partenaires clés ou vos relations commerciales ne ressentent pas l’amour

Vous ne maintenez pas relations professionnelles si vous êtes enlisé dans les tâches quotidiennes. Et si vos collègues ne sont pas une priorité pour vous, il est peu probable que vous le soyez pour eux. Que vous coûte cette dynamique ? Lorsque les gens entendent parler d’un travail pour lequel votre entreprise conviendrait parfaitement, ils ne pensent pas à vous le dire, alors l’opportunité va ailleurs.

4. Vous êtes de facto un chef de projet

Donc, le nouveau projet était votre brillante idée. Vous y êtes investi à 100%. Mais lorsque vous vous connectez pour le gérer, vous sortez de votre zone de génie plusieurs heures par semaine. Et si le projet dure des mois, l’effet cumulé d’une mauvaise concentration peut être difficile à surmonter.

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5. Vous devenez assistant marketing

En tant que visage et voix principale de l’entreprise, vous vous souciez de votre message. Créer des présentations de diapositives et des publications sur les réseaux sociaux et maintenir une liste continue de mises à jour de sites Web n’est pas un gros problème. Pourquoi s’embêter à déléguer le travail destiné au public alors que les enjeux sont élevés et que communiquer ce qu’il faut communiquer est nuancé et délicat ? Parce que vous devenez le principal assistant marketing plusieurs heures par semaine pour répondre à la demande.

6. La gestion de vos dépenses est une perte

Vérifiez l’état de vos comptes clients et créditeurs. Les factures en retard et les paiements de factures manqués deviennent-ils un problème répétitif ? C’est une situation stressante devenue une procédure opérationnelle standard. La tension se manifestera dans tous les aspects de votre entreprise. Je vois aussi de nombreux dirigeants qui ont l’habitude de rebuter suivi des dépenses. Beaucoup de gens ne soumettent jamais de notes de frais, ce qui m’épate !

Les assistants exécutifs ou virtuels remplissent des fonctions beaucoup plus diverses que la plupart des gens ne le pensent. Beaucoup font bien plus que simplement libérer du temps pour le PDG. Des assistants qualifiés peuvent augmenter considérablement votre capacité et permettre à toute personne ayant un volume élevé de travail répétable ou administratif de mieux investir son temps.

En plus de rester au courant des e-mails, du calendrier, des notes de voyage et des notes de frais, les assistants gèrent souvent les calendriers des réseaux sociaux, recherchent des candidats, créent des documents d’intégration, génèrent des rapports financiers et gèrent la facturation, les comptes clients et la comptabilité. Leur fonctions diverses améliorer non seulement le rendement des dirigeants, mais également celui des équipes marketing, RH et financières.

Maintenant, un mot d’avertissement : embaucher un assistant de direction avec des années d’expérience, les compétences dont vous avez besoin et un style de travail qui correspond au vôtre demande du temps et de la discipline. Une fois que vous avez trouvé quelqu’un, vous devrez l’intégrer correctement, même s’il est parfait.

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Si vous attendez d’être désespéré d’en créer un, il est facile de raccourcir l’attention requise par l’intégration, car vous êtes tout simplement « trop occupé » pour le faire correctement. Bien que le bon assistant pourrait changer dynamiquement votre façon de travailler (pour le bien !), si vous n’avez aucun moyen de gagner du temps ou si votre travail est très technique, un assistant virtuel ou exécutif pourrait être une dépense que vous n’avez pas besoin d’accumuler.

Néanmoins, si l’un des six signes avant-coureurs vous est familier, envisagez de sauter et embauche. Et à moins que vous ne puissiez résoudre le problème de capacité à moindre coût en réduisant votre charge de travail ou en travaillant plus longtemps (ce n’est pas une solution durable pour la plupart des gens), je vous suggère de ne pas laisser l’argent être une raison pour ne pas embaucher. Comme le dit l’un de mes clients : « J’ai un assistant exécutif qui veille à ce que je m’investisse dans les choses qui représentent la meilleure utilisation de mon temps. »

Si vous êtes à fond en tant que patron, rendez-vous service. Assurez-vous que ce que vous faites quotidiennement vous tient à cœur. Investissez dans un assistant de direction et vous découvrirez que plus vous travaillez efficacement, plus vous pouvez vous concentrer sur les aspects de votre entreprise — et de votre vie ! – ça compte.