6 questions clés auxquelles les DSI doivent être prêts à répondre

Les administrateurs comme Jean Holley peuvent être le meilleur ami ou le pire cauchemar d’un CIO. Ancienne CIO elle-même, Holley contacte toujours le CIO avant les réunions du conseil d’administration pour lui offrir des conseils sur la façon de gérer les questions inévitables. « C’est incroyable le nombre de fois qu’ils ne m’en parlent pas », dit Holley.

Ces DSI, en particulier ceux qui débutent dans ce rôle, se présentent souvent comme trop technophiles, déconnectés de l’entreprise, ou pire, dépassés par le poste, dit-elle. Sur trois conseils d’administration différents, les administrateurs ont demandé à Holley si l’entreprise avait choisi le bon CIO, et trois fois sa réponse était non. Ne soyez pas ce CIO.

Les DSI ont plus d’influence que jamais dans la salle de conférence. Le PDG et le conseil d’administration peuvent diriger le navire, mais ils comptent sur le radar du CIO pour voir ce qui s’en vient. La préparation est essentielle et peut faire ou défaire la relation. Préparez-vous à ces questions et boules courbes.

Tout d’abord, connaissez votre public

Avant de rencontrer le conseil d’administration pour la première fois, il est important de rechercher les antécédents de chaque membre du conseil d’administration et des autres conseils d’administration auxquels ils appartiennent, déclare Gary Cantrell, ancien directeur informatique et vice-président senior de l’informatique de l’entreprise de fabrication Jabil, qui s’est entretenu avec son conseil d’administration. trimestriel.

« La plupart des membres du conseil d’administration ne connaissent pas très bien l’informatique, mais ils savent ce qui est important en lisant les actualités ou grâce à ce qu’ils ont appris des autres conseils d’administration auxquels ils siègent », déclare Cantrell. « Si vous suivez ces entreprises sur votre flux et que vous lisez un incident avant de vous présenter devant le conseil d’administration, vous pouvez répondre aux questions assez facilement. Sinon, vous devez danser au fur et à mesure.

1. « Sommes-nous vulnérables aux cybermenaces actuelles ? »

La cybersécurité reste une préoccupation majeure du conseil d’administration, en particulier compte tenu de la guerre en Ukraine et des troubles mondiaux en cours. Les DSI doivent toujours se préparer à cette question chargée sans faire de prédictions apocalyptiques ni paraître trop confiants.

« Préparé pour les questions cybernétiques dans le contexte du risque », déclare Jay Ferro, directeur de l’information et de la technologie chez Clario. « Expliquez que la probabilité qu’un risque X se produise est très faible, mais que l’impact pourrait être élevé, alors voici ce que nous faisons pour l’atténuer », déclare Ferro. « Ayez une conversation sur les endroits où vous n’êtes pas aussi en sécurité, mais suivez immédiatement comment vous vous améliorez, quel est votre plan et comment ils peuvent vous tenir responsable de votre amélioration. »

Ici, les DSI peuvent aider le conseil à voir les améliorations en réutilisant et en mettant à jour les graphiques et les graphiques de performance qui ont été présentés lors des réunions précédentes du conseil, afin que les administrateurs puissent voir les progrès, ajoute-t-il.

La vulnérabilité n’est pas la seule question liée à la cybersécurité que les DSI doivent être prêts à aborder. Ferro dit qu’il a été mis sur la sellette plusieurs fois avec la question, « Dépensons-nous suffisamment pour la cybersécurité ? »

« Vous voulez toujours dépenser plus, mais votre PDG est dans la pièce et vous devez faire très attention à votre réponse », déclare Ferro. « Vous ne voulez pas jeter votre PDG sous le bus. »

D’un autre côté, le climat économique actuel amène certains conseils d’administration à demander, « Pouvez-vous faire cela à moindre coût ? » dit Alexander Lowry, animateur du podcast « Boardroom Bound ». En règle générale, la réponse est non si l’entreprise veut rester bien défendue ou a besoin de retenir les talents, dit-il. « Le temps, le coût et la qualité forment le triangle de l’équilibre », ajoute-t-il, et les DSI doivent expliquer l’importance de ces trois facteurs.

Les administrateurs qui siègent à plusieurs conseils d’administration peuvent également se renseigner sur la chaîne de commandement de la sécurité dans l’organisation, dit Holley. Pour cette raison, on demande souvent aux DSI : « Le CISO doit-il rendre compte au CIO ou à quelqu’un d’autre ? »

« Environ 90 % des DSI diront oui, je le veux », déclare Holley. « Mais si vous êtes une entreprise basée sur la technologie et que vous développez une technologie pour gagner votre vie ou peut-être dans le domaine de la sécurité, cela devrait ne pas être sous le CIO. Le conseil préfère les freins et contrepoids de deux dirigeants différents dans ce cas, dit-elle.

2. « Investissons-nous dans la bonne technologie qui s’aligne sur notre stratégie ?

Le conseil d’administration veut s’assurer que le DSI maîtrise les investissements technologiques liés à la stratégie de l’entreprise. « Démystifiez cette connexion », dit Ferro. « Montrez comment ces investissements sont liés à la situation dans son ensemble et affichez autant que possible un rendement immédiat. »

Le Global CIO et CDO Anupam Khare tente d’éduquer le conseil d’administration du fabricant Oshkosh Corp. dans ses présentations. « Mon diaporama est en grande partie dans le contexte de l’entreprise afin que vous puissiez voir les avantages d’abord et la technologie plus tard. Cela crée de la curiosité quant à la façon dont cette technologie crée de la valeur », déclare Khare. « Lorsque nous disons : « Ce projet ou cette technologie a créé cet impact sur le résultat d’exploitation de l’entreprise », c’est le crochet. Ensuite, j’explique le moteur de cet impact, ce qui conduit à une meilleure compréhension du fonctionnement de la technologie. »

Les membres du conseil d’administration peuvent également présenter leurs propres suggestions technologiques dont ils entendent parler par des concurrents ou par d’autres conseils d’administration dont ils font partie. Les DSI doivent donc également être prêts à répondre à la question, « Devrions-nous utiliser la même technologie que l’entreprise X ?

Évitez l’envie d’utiliser un jargon technique pour expliquer les mérites des nouvelles plates-formes cloud, des applications destinées aux clients ou de Slack en tant qu’outil de communication, et « répondez à cette question dans un contexte commercial et non dans un contexte technologique », déclare Holley. « [The answer] dépend de la façon dont l’entreprise se porte et où vous êtes concurrentiel. Essayez-vous d’être un leader ou un suiveur rapide » dans l’espace numérique ?

Il est également sage de préparer une liste de trois domaines dans lesquels vous investiriez si des capitaux étaient disponibles, dit Holley. « C’est une question clé à laquelle il faut toujours avoir une bonne réponse au cas où l’entreprise gaspillerait plus d’argent ou que quelqu’un ne dépenserait pas autant de capital », dit-elle. « Par exemple, si nous lançons maintenant 5 millions de dollars dans ce projet actif, nous pourrions tirer ce retour sur investissement en six mois. Ce n’est peut-être pas non plus lié à l’informatique. Si nous cherchons à réaliser cette acquisition au premier trimestre de l’année prochaine, pourquoi ne pas la retirer au quatrième trimestre de cette année, car les gens ont la bande passante. »

Holley avait une courte liste similaire de projets à ralentir ou à arrêter si l’entreprise se contractait ou si l’entreprise avait un trimestre difficile et devait se retirer. Les principaux candidats étaient des projets pour lesquels l’entreprise ne s’engage pas suffisamment, ou ceux pour lesquels l’entreprise ne peut pas recruter le bon nombre d’employés pour faire avancer les choses plus rapidement, dit-elle.

3. « Comment retenez-vous et attirez-vous les talents technologiques ? »

Les membres du conseil d’administration ont pris connaissance d’une pénurie mondiale de talents informatiques et ils demandent aux DSI ce qu’ils font pour développer les talents en interne et comment ils retiennent les travailleurs, explique Cantrell. Ils posent également des questions sur les taux d’attrition et sur la façon dont vous attirez de nouveaux talents. Offrez-vous uniquement des salaires plus élevés ou d’autres avantages ?

4. « Devrions-nous nous tourner vers l’automatisation pour combler les lacunes en matière d’embauche ?

Sans suffisamment de travailleurs qualifiés, certains membres du conseil peuvent également poser des questions sur l’automatisation ou la robotique comme alternative, dit Lowry. « La question pourrait être : ‘Puisque nous ne pouvons pas avoir suffisamment d’êtres humains pour faire ces choses de toute façon, pourrions-nous le faire plus efficacement avec l’automatisation ? Pas seulement aujourd’hui, mais à moyen ou long terme, cela rendrait-il l’organisation plus résiliente ou nous aiderait-il à fonctionner à moindre coût ? » Les DSI devraient préparer une liste des parties de l’entreprise qui pourraient ou devraient être automatisées, déclare Lowry.

5. « Comment cultivez-vous l’équipe technique la plus diversifiée, équitable et inclusive ? »

Avec l’accent croissant mis sur la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) en tant qu’objectif clé sur le lieu de travail et moteur de productivité, les DSI doivent également être prêts à décrire leurs initiatives DEI, y compris la façon dont ils s’y prennent pour trouver ce talent, comme les partenariats avec des organisations cela peut aider, dit Ferro.

Ces types de sujets de responsabilité d’entreprise peuvent également inclure des questions de durabilité, ajoute-t-il. « Que faites-vous pour gérer une organisation technologique plus durable, qu’il s’agisse de réduire l’empreinte de votre centre de données ou de passer au cloud », dit-il.

6. « Qu’est-ce qui devrait nous préoccuper et qui n’est pas sur notre radar ? »

Le conseil d’administration compte sur votre radar pour l’aider à façonner sa stratégie commerciale. Une liste claire des trois premiers devrait commencer les choses. « Ce n’est pas une invitation à devenir apocalyptique ou à trop parler ou à trop expliquer », dit Holley.

« Je prévoyais toujours une réponse en interne et en externe », déclare Holley. « Je commence par quelque chose comme, ‘En externe, il y a une opportunité d’augmenter les revenus de x%’. Ou je demanderais : « Savez-vous ce que font nos concurrents ? Et je développerais cela. Ou je commencerais par, ‘Le concurrent que nous ne voyons même pas aujourd’hui est probablement en train de faire ça.’

Au lieu de développer chaque idée, elle poursuivait avec « Voulez-vous en savoir plus? » Le président du conseil d’administration ou le président d’un comité dira généralement oui ou voudra faire un suivi plus tard.

Faire face à l’imprévu

Si une question sort du champ gauche à laquelle vous n’êtes pas prêt à répondre, n’inventez jamais la réponse, dit Ferro. « Soyez prêt à dire : ‘J’aimerais revenir vers vous là-dessus, ou simplement à dire : ‘C’est une excellente question. Généralement, c’est sur notre radar. Faisons un appel séparé à ce sujet.

La préparation peut rapporter gros, dit Cantrell. « C’est toujours la première impression. Si vous parvenez à partir du bon pied lors des trois premières rencontres, la vie devient beaucoup plus facile. Sinon, cela devient un défi.