Les DSI ne sont pas étrangers aux processus d’approbation longs et compliqués. Chaque fois qu’ils souhaitent faire appel à un nouveau fournisseur informatique, ils doivent passer par plusieurs niveaux d’approbation : achats, juridique, conformité, etc. L’intégration d’un nouveau fournisseur informatique peut prendre de trois à six mois, et pendant ce temps, le temps presse. Quel que soit le problème que le fournisseur est amené à résoudre, il ne fait qu’empirer.
Pendant ce temps, la tendance semble aller vers un processus d’approbation plus complexe et plus lourd. Cela s’explique en partie par l’augmentation des risques et l’augmentation des réglementations en matière de confidentialité et de conformité, mais aussi par le nombre de vérifications et d’approbations requises qui ne cesse d’augmenter.
Les clauses d’indemnisation associées à la cybersécurité dans les contrats ont également tendance à être un point de friction, selon Vince Kellen, CIO à l’Université de Californie à San Diego. Ce qui est requis pour la cybersécurité peut varier selon le fournisseur, mais pour les services qui résident dans les centres de données, il y a plus de projecteurs, a-t-il déclaré.
Enfin, les négociations et les révisions des contrats peuvent prendre plusieurs mois, car les équipes juridiques révisent le langage et les conditions qui conviennent aux deux parties.
Parfois, au moment où les DSI franchissent ces obstacles, il peut en fait être trop tard pour faire appel au nouveau fournisseur.
Voici, selon les experts, les mesures que les DSI peuvent prendre pour rationaliser l’intégration des fournisseurs informatiques.
Tirez parti de l’automatisation
« L’automatisation est l’arme la plus efficace que le service informatique peut exploiter pour intégrer de nouveaux fournisseurs de technologies informatiques », déclare David Linthicum, directeur de la stratégie cloud, Deloitte Consulting LLP. Il peut être utilisé pour automatiser les processus de base qui sont généralement manuels, comme s’assurer que les accords sont signés ou que les autorisations sont effectuées sur tous les ingénieurs qui doivent être sur place. L’automatisation garantit également que les processus de conformité sont traités, que les formulaires de facturation et fiscaux sont remplis et que les fournisseurs informatiques sont intégrés aux processus de paiement, y compris avec des formats de facture électronique et des options de paiement acceptables.
Introduire un système de flux de travail
Un goulot d’étranglement courant dans le processus d’intégration est le flux de travail lui-même. De nombreuses entreprises comptent encore sur les e-mails, les messages Teams ou Slack ou d’autres rappels manuels pour envoyer des documents, vérifier des informations ou effectuer d’autres tâches d’intégration.
Lexmark utilise ServiceNow pour gérer ses flux de travail, ce qui rationalise le processus d’intégration, déclare Vishal Gupta, SVP, directeur de la technologie et de l’information chez Lexmark. Cela élimine les allers-retours manuels qui peuvent faire perdre un temps précieux à l’intégration.
Établir des normes d’intégration technique
L’intégration d’un fournisseur peut également prendre un certain temps si sa technologie ne s’intègre pas. L’éducation a des normes pour certaines formes d’intégration, telles que l’intégration de données, qui peuvent rationaliser le processus, selon Kellen de l’UCSD. « S’il existe des normes industrielles de facto, optez pour celles-ci », a-t-il déclaré.
« Dans la mesure du possible, poussez les fournisseurs vers des techniques d’intégration plus récentes par rapport aux anciennes », a déclaré Kellen. Par exemple, cela peut inclure des méthodes d’intégration modernes qui permettent le streaming de données, telles que Kafka. Ces techniques sont généralement moins coûteuses que les API RESTful qui sont populaires avec les classiques ERP vendeurs.
« Amener les fournisseurs à adopter les techniques les plus modernes et (utiliser) les normes rationalise le processus d’intégration », a-t-il déclaré. Cela s’applique généralement aux fournisseurs de logiciels, mais même les fournisseurs de matériel ont aujourd’hui des services qui doivent s’intégrer à la technologie existante, a-t-il ajouté.
Envisager des consortiums contractuels
Les contrats pré-négociés peuvent également accélérer le processus d’intégration, selon Kellen de l’UCSD. Le secteur public a souvent des consortiums qui pré-négocient les contrats, ce qui les rend plus attrayants pour les responsables des achats.
Pour les petites organisations qui n’ont pas accès à des consortiums, Kellen a conseillé de retenir un conseiller juridique qui peut négocier un accord initial. Tous les travaux effectués après la signature de cet accord initial peuvent être effectués selon ces conditions. Bien que cela puisse allonger les négociations au début, cela peut garantir que les entreprises ne se heurtent pas à des conséquences imprévues plus tard, a-t-il déclaré.
Classer les fournisseurs
Une autre façon d’accélérer l’intégration des fournisseurs informatiques consiste à classer les fournisseurs par niveaux, puis à leur appliquer les activités d’approbation appropriées. « Les organisations et les services informatiques ne doivent pas appliquer une approche « taille unique » pour l’intégration des fournisseurs », a déclaré Steven Jeffery, directeur de recherche principal chez Info-Tech Research Group and Software Reviews. « La classification ou la hiérarchisation de vos fournisseurs dans le cadre du processus de diligence raisonnable aidera à identifier vos véritables fournisseurs stratégiques, opérationnels, tactiques, de produits de base ou de niveau 1, niveau 2, niveau 3. »
Anticiper les besoins futurs
Bien que personne ne puisse prédire entièrement l’avenir, anticiper les besoins de l’entreprise à l’avance et commencer le processus d’approvisionnement le plus tôt possible peut signifier un temps d’intégration beaucoup plus court. Une organisation peut contacter un fournisseur préféré et lui faire savoir dans deux ans qu’un appel d’offres arrive, par exemple.
« S’ils sont avertis tôt, ils peuvent se préparer pour qu’il y ait moins de retards », a déclaré Kellen de l’UCSD. « Cela nécessite simplement une bonne planification de la part de l’entreprise pour préparer le fournisseur à ce que vous faites. »
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