6 conseils rapides pour nettoyer une boîte de réception hors de contrôle

Août
21, 2020

5 min de lecture

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Cela nous arrive à tous: vos e-mails s'empilent progressivement en une masse confuse, semblable à Jenga. Avec tous les abonnements, newsletters, messages personnels, spams et e-mails liés au travail, si vous décidez d'en adresser un seul, le reste tombera sur vous. De plus, vous êtes assuré de recevoir autant le jour suivant…

Alors pourquoi vous embêter?

Eh bien, croyez-le ou non, c'est un problème tout à fait normal. Une personne moyenne reçoit 68 e-mails liés au travail dans sa boîte de réception chaque jour, dont la plupart nécessitent une réponse.

Non seulement la quantité d'e-mails que vous recevez est taxée, mais le temps passé à les parcourir aussi. leur. Les employés passent jusqu'à 13 heures par semaine à tenter de gérer leur surcharge de courrier électronique, et dans une enquête menée auprès de 3 200 travailleurs, un répondant sur cinq dit perdre le plus de temps sur le courrier électronique. Heureusement, ce problème a une solution.

Vous pouvez nettoyer votre boîte de réception et augmenter votre productivité en mettant en œuvre ces six conseils pratiques:

1. Ne tenez pas entièrement compte du classement.

Beaucoup pensent que c'est un moyen pratique d'organiser leurs courriels, mais pour la majorité qui reçoit plus d'une centaine de courriels par jour cela devient rapidement un processus laborieux. Le temps consacré à la mise en place et à la gestion des dossiers pourrait être plus efficacement consacré à adresser les e-mails qui nécessitent une réponse immédiate.

Utiliser le système de dossiers pour organiser et trouver des e-mails gaspille 14 minutes par jour . Le temps que vous perdiez auparavant à faire défiler les e-mails dans votre boîte de réception s'est maintenant transformé en temps perdu à parcourir les dossiers pour trouver des e-mails…

En d'autres termes, c'est inutile.

Connexes: 4 conseils pour mieux gérer Votre boîte de réception électronique

2. Deux mots: archivez-le.

Avez-vous lu un e-mail, vous ne voulez pas le supprimer, mais vous ne voulez pas qu’il reste dans votre boîte de réception?

Archivez-le. Il s'agit d'une alternative plus simple et plus rapide à la création de dossiers. Non seulement l'archivage vous permet de supprimer un e-mail de votre boîte de réception et de le stocker dans un emplacement accessible, mais il vous permet de diviser votre boîte de réception en seulement deux groupes : non lus (nouveaux e-mails) et urgents (e-mails nécessitant une réponse immédiate).

Maintenant, vous pouvez localiser un e-mail spécifique beaucoup plus rapidement que de trier un tas de non-sens.

3. Développez vos compétences de recherche.

Utilisez l'option de recherche pour trouver des e-mails spécifiques. Cela réduit considérablement le temps perdu.

Essayez de rechercher par l'expéditeur de l'e-mail. Une liste de tous les e-mails de cette personne apparaîtra en quelques secondes. Vous ne vous souvenez pas qui l’a envoyé? La recherche par mots-clés vous dirige vers chaque e-mail qui aborde ce sujet. Vous vous souvenez uniquement de la pièce jointe incluse dans l'e-mail? Vous pouvez également rechercher cela en saisissant le type de fichier: PDF, JPEG, PNG, Docx, Pages, Zip, etc.

4. Arrêtez d'utiliser le courrier électronique comme liste de tâches.

L'utilisation du courrier électronique pour la gestion des tâches peut être l'un des principaux responsables des boîtes de réception incontrôlables. Lorsqu'elle aborde le problème de la combinaison de la gestion des e-mails et des tâches, Alexandra Samuel note: «Si vous associez la gestion des e-mails et des tâches, le travail de communication – lire et répondre à vos messages – s'enlise dans tous les e-mails que vous laissez assis dans votre boîte de réception simplement pour ne pas oublier de les adresser. Cette approche rend également la gestion de votre liste de tâches problématique: lorsque vous avez besoin d'identifier rapidement la bonne tâche à entreprendre, rien ne vous ralentit comme plonger dans votre boîte de réception pour faire défiler d'anciens messages. »

Non seulement c'est des allers-retours chronophages entre l'e-mail et votre travail, mais cela peut également vider tout désir d'être productif. De plus, le tri des e-mails dans votre boîte de réception vous fait déjà perdre suffisamment de temps, alors pourquoi se donner la peine d’alimenter le feu?

Pour faire simple, le courrier électronique doit être utilisé uniquement pour la communication et la communication.

Séparation du courrier électronique de la gestion des tâches peut augmenter la productivité dans l'environnement de travail en permettant aux employés de se concentrer sur la tâche à accomplir.

5. Se désabonner des listes de diffusion inutiles.

Tout d'abord, se désabonner n'est pas la même chose que la suppression. Supprimer des e-mails des listes auxquelles vous êtes abonné, c'est comme tenter de vous débarrasser de la poussière: à la seconde où vous le nettoyez, il revient.

Tout le monde a commis l'erreur de s'inscrire à une liste de trop. Prenez le temps de parcourir et de vous désinscrire des listes que vous jugez inutiles. Si vous ne savez pas si vous souhaitez vous désabonner d'une liste particulière, faites-le quand même.

Si vous n'avez pas le temps de vous désabonner, vous pouvez accélérer le processus en utilisant les services de désabonnement. UnrollMe, par exemple, est une application sécurisée et efficace qui filtre votre boîte de réception, affiche une liste de tous vos abonnements et vous donne la possibilité de vous désabonner instantanément – le tout en un seul clic. Cela vous aidera énormément à nettoyer votre boîte de réception et à vous débarrasser de l’encombrement futur.

Connexes: 5 Règles pour garder le contrôle de votre boîte de réception

6. Faites un peu de rangement.

Maintenant que vous vous êtes désabonné de la réception de futurs courriels non pertinents, vous pouvez concentrer votre attention sur l'élimination des anciens courriels qui bloquent votre boîte de réception.

Parcourez votre boîte de réception et supprimez tout plus de 30 jours. Si vous n'êtes pas sûr de conserver ou de supprimer un e-mail, archivez-le simplement pour pouvoir vous y référer pour une utilisation ultérieure.

L'une des choses les plus gratifiantes est peut-être de voir les fruits de son travail: par exemple, prendre dans la propreté d'un espace qui vient d'être complètement désencombré. Il en va de même pour le courrier électronique.

Le courrier électronique est l’un des principaux outils de la ceinture d’outils de tout entrepreneur. Une boîte de réception incontrôlable peut nuire davantage à votre entreprise que la plupart des gens ne le pensent. Veiller à ce que votre boîte de réception reste rapide et sans encombrement est essentiel au succès de votre entreprise.