6 conseils pour gérer une équipe de rédaction indépendante à distance

Écrivains indépendants sont une aubaine pour de nombreuses entreprises qui cherchent à intensifier leurs efforts de marketing de contenu. Mais gérer une équipe d’écrivains à distance n’est pas une mince affaire. Vous devez vous assurer que vos rédacteurs respectent leurs engagements et livrent un travail qui correspond à votre vision, tout en évitant les escrocs et les pertes de temps. Sans surprise, ces défis ne deviennent que plus prononcés à mesure que votre équipe de rédaction grandit.

Heureusement, le temps que j’ai passé à superviser plus de 350 pigistes chez WordAgents m’a appris une chose ou deux sur la façon de gérer une équipe à distance des écrivains efficacement. Voici les principales leçons que j’ai apprises :

1. Tirer parti de la technologie

Faire usage de outils de télétravail et les plateformes en ligne est une évidence lorsqu’il s’agit de coordonner une équipe d’écrivains dispersés géographiquement. Bien sûr, étant donné l’abondance d’options disponibles, il peut être difficile d’assembler une pile technologique facile à utiliser qui maximise la productivité.

D’après mon expérience, les outils suivants fonctionnent bien pour gérer efficacement le flux de travail de notre équipe de rédaction et maintenir une sortie cohérente et de haute qualité :

• MarketMuse pour le briefing sur le contenu

• Grammaire pour la relecture

• Copyscape pour éliminer le plagiat

• ClickUp pour la gestion de projet

• Google Workspace pour l’organisation des documents

• Slack pour une communication instantanée ou asynchrone

• Zoom pour les réunions en direct

• Loom pour les messages vidéo et les présentations

• Chariot de gestion des paiements

• BambooHR pour la gestion des données d’équipe

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2. Installer des procédures d’exploitation standard

Un obstacle courant lorsque recruter des rédacteurs indépendants consiste à les mettre au courant du fonctionnement de votre entreprise et à clarifier ce que vous attendez d’eux. La meilleure façon d’acclimater rapidement de nouveaux rédacteurs à votre entreprise est de développer un programme d’intégration bien défini qui transmet vos procédures opérationnelles standard en noir et blanc.

Pour y parvenir, je vous recommande de créer un « livre de jeu des opérations de l’écrivain » à distribuer à tous les nouveaux pigistes. Cette ressource de démarrage doit contenir tout ce que vos rédacteurs doivent savoir sur le travail avec votre équipe, y compris les normes que vous attendez de leur travail, votre processus de facturation/paiement et des instructions sur la façon d’accéder aux outils ou à la formation qui peuvent aider à leur rédaction.

Il vaut également la peine de mettre en place un hub en ligne où les rédacteurs peuvent facilement accéder à des informations, telles que leurs mesures de performance, les commentaires des clients (le cas échéant) et l’historique des paiements.

3. Affinez votre entonnoir de recrutement

Création d’un site optimisé entonnoir de recrutement est essentiel pour réduire le risque d’embaucher des candidats inadaptés. Plus tôt vous serez en mesure de filtrer les rédacteurs de mauvaise qualité, moins vous aurez de maux de tête sur la route.

L’astuce consiste à décourager les mauvais candidats de postuler en premier lieu. Pour réduire notre bassin de candidats chez WordAgents, nous demandons à tous les candidats de rédiger un petit test, de suivre un court cours en ligne et d’assister à un appel vidéo avant de décider de les embaucher. (Je dois noter que nous ne partageons que les missions de test réalisées par nos candidats au sein de notre équipe. Nous ne livrons jamais le travail des candidats aux clients.)

Si un candidat est retenu, nous le placerons sur une courte période d’essai au cours de laquelle nous surveillerons sa capacité à fournir le travail que nous lui avons fixé. Parfois, les nouveaux écrivains surestiment la quantité de travail qu’ils peuvent entreprendre et oublient que la « fatigue des écrivains » existe. Pour cette raison, nous essayons de limiter la charge de travail des nouveaux rédacteurs à pas plus de 2 500 mots par semaine.

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4. Poussez pour la responsabilisation

Lorsque gestion d’une équipe de rédaction à distance à grande échelle, le dépassement des normes peut causer de gros problèmes, car vous passez de plus en plus de temps à chasser les écrivains qui s’écartent des règles. Il est donc impératif de renforcer vos normes clairement et souvent. Après tout, moins vous passerez de temps à analyser les « cas particuliers » et moins vous recevrez de demandes de révision, meilleur sera votre retour sur investissement.

Assurez-vous d’établir une procédure de rétroaction normalisée où les rédacteurs reçoivent des évaluations régulières et honnêtes concernant la qualité et la quantité de leur travail. Vous pouvez également encourager les rédacteurs à respecter les normes en créant un programme de formation continue. Vos meilleurs et vos moins bons élèves devraient participer régulièrement à ces séances de coaching pour favoriser une culture de collaboration et de soutien mutuel au sein de votre équipe.

5. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur l’activité

Microgestion est une stratégie inefficace et peu pratique lorsqu’il s’agit d’une grande équipe d’écrivains. En conséquence, vous devriez mettre beaucoup plus l’accent sur la quantité et la qualité de la production de vos écrivains plutôt que sur les moindres détails de leurs activités quotidiennes.

Cela signifie fixer des objectifs clairs pour vos rédacteurs, mais aussi avoir confiance que leur talent et leur formation les amèneront à fournir un travail de haute qualité et ponctuel.

Qu’il s’agisse de produire une pièce de Rédaction SEO, un ebook ou une page de destination, différents rédacteurs aborderont différentes missions avec leur propre plan unique. Les laisser s’attaquer au projet de la manière qui leur convient le mieux leur donnera un plus grand sentiment d’appropriation de leur travail.
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6. Mettre un accent concerté sur la sur-communication

Ma philosophie est qu’il n’y a pas de communication excessive lorsque l’on travaille dans un environnement de travail à distance.

J’ai déjà mentionné l’importance de renforcer régulièrement les normes et de communiquer vos procédures opérationnelles standard à votre équipe de rédaction. Il en va de même pour informer votre équipe des nouveaux développements au sein de votre entreprise ou organisation.

Vous devrez développer un stratégie de communication pour que votre équipe s’assure que les bons messages parviennent aux bonnes personnes au bon moment sans créer de surcharge d’informations. Par exemple, votre stratégie de communication doit définir la fréquence des réunions d’équipe et inclure des modèles de réunion standardisés pour garantir leur productivité.

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L’économie numérique d’aujourd’hui permet plus facilement que jamais aux organisations de répondre à leurs KPI marketing grâce à l’aide d’écrivains indépendants. Mais les avantages de l’externalisation du travail à des indépendants introduisent également un nouvel ensemble de défis pour les responsables marketing.

J’espère que cet article vous a rassuré sur le fait que ces défis sont parfaitement surmontables. La clé pour gérer une équipe de rédacteurs indépendants à distance à grande échelle est de développer des systèmes bien communiqués et reproductibles qui sont faciles à suivre.