6 conseils pour des réunions plus courtes et un leadership plus puissant

Mai
26, 2021

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Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Nous sommes tous heureux de revenir, petit à petit, à la «normalité»: au monde lointain dans lequel nous vivions tous en 2019, qui apparaît désormais dans l'inconscient collectif comme une histoire ancienne. Tout comme le 11 septembre a changé le monde à bien des égards, la crise mondiale COVID-19 a transformé la façon dont nous nous rapportons les uns aux autres.

La réalité pure et simple est que nous ne reviendrons jamais à la "normale ". Nous entrerons plutôt dans une nouvelle ère où les paramètres de relation, la forme de communication et les hiérarchies de valeur sociale sont différents. Après les grandes crises mondiales vient une renaissance: embrassez le changement et tirez parti de ce que nous avons appris. Qu'une année de pandémie ne vous passe pas en vain.

La tendance implique un changement de paradigmes managériaux. La proposition est simple: dans le monde post-pandémique, réduire le temps des réunions et des comités … et augmenter le temps pour créer des connexions.

1. Cette rencontre est-elle vraiment nécessaire?

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Avant la pandémie, il était courant de voyager dans une autre ville pour avoir une réunion d'une heure, et pour que l'ordre du jour soit plein, du sol au plafond, de réunions, laissant peu de temps pour le vrai travail et les relations personnelles.

Après la pandémie, nous avons appris que de nombreuses réunions peuvent être virtuel et quinze minutes. Les réunions sont destinées à mettre à jour une équipe ou à prendre des décisions stratégiques, mais doivent être évitées s'il n'y a aucun élément pour les justifier. Les réunions d'aujourd'hui doivent être plus efficaces et plus rapides, laissant suffisamment d'espace pour d'autres tâches de direction, opérationnelles et de gestion.

2. Ayez un agenda. Communiquez-le. Accomplissez-le.

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Une bonne réunion en a deux ou trois points à l'ordre du jour, et ceux-ci devraient être communiqués à l'avance ou, à défaut, au début de la réunion. Le responsable de la réunion doit être transparent sur l'heure de début et de fin (et être très ponctuel!). Oubliez les réunions surprises ou celles où les gens ne savent pas ce qu'ils veulent. S'il peut être tentant d '«avoir le contrôle», c'est en fait du stress et de l'inconfort.

3. Évitez la règle des décibels

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Lors d'une réunion, il y a toujours des gens qui parlent plus et avec plus de volume: ce sont des gens qui ont l'habitude de se faire entendre et d'avoir le dernier mot. Il n'y a rien de mal à cela, nécessairement. Le problème est qu'il y a d'autres personnes qui sont plus timides et moins affirmées, et qui ne lèvent généralement pas la main ou la voix.

Votre travail en tant que modérateur est de donner la parole à ces personnes et modérer ceux qui mangent du temps et s'attardent sur leurs propres opinions.

Le faire est relativement simple: demandez directement aux non-locuteurs, surtout lorsque leur opinion est pertinente pour l'affaire. À la fin, faites un simple vote, pour que seuls ceux qui savent crier ne «gagnent» pas la réunion.

4. Utilisez la diversité à bon escient

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Un conseil ou un comité fonctionne bien lorsque les gens créent ensemble plus de richesse qu’individuellement. Recherchez activement la diversité et la pluridisciplinarité … et faites en sorte que cela compte! Bien qu'à la fin tout le monde ait un vote, il est important que chacun exprime clairement les connaissances spécifiques dans son domaine: que le médecin contribue sur les questions de santé, le communicateur sur les questions de communication et l'avocat sur les questions juridiques.

Une opinion non informée peut devenir un poids réel qui entraîne les planches dans le trou noir du désespoir.

5. Conclure avec des tâches

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Une réunion qui ne se termine pas par une liste de choses à faire concrète est une réunion manquée. Mettez toujours les accords par écrit et partagez-les avec toutes les personnes impliquées. Poursuivez maintenant: cette liste peut servir de base à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

6. Enfin: moins de réunions et plus de connexion!

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La tendance du leadership personnalisé prend de plus en plus de force dans l'ère post-covid. Gardez les réunions de groupe aussi courtes (et aussi peu nombreuses) que possible et parlez en tête-à-tête avec les gens, créant de véritables liens qui créent de la richesse au-delà des réunions.

Trouvez des espaces personnels, également brefs, pour écouter vos collaborateurs, leurs histoires , leurs idées et leurs préoccupations. Prenez un café, marchez avec eux et appelez-les par leur nom. Interrogez-les sur leurs enfants et leurs passe-temps. N'oubliez pas que la communication n'est pas une technique, mais une relation. Tant que la relation avec les personnes avec lesquelles vous travaillez reste saine et réelle, les problèmes seront résolus plus facilement et sans perdre la vision et la mission de votre entreprise.