Le fax reste un élément essentiel des communications des soins de santé, en raison de sa sécurité, de sa traçabilité et Hipaa-conformité. Selon le Bureau du Coordinateur national (ONC), sept aux 10 hôpitaux américains s’appuient sur le fax pour échanger des informations sur la santé.
Le fax a évolué considérablement, des systèmes analogiques obsolètes avec du papier et des machines physiques aux solutions modernes basées sur le cloud. Malgré toutes les progrès technologiques et l’adoption des dossiers électroniques de soins de santé, de nombreuses organisations de soins de santé comptent toujours sur des systèmes de fax vieillissants avec des infrastructures complexes sur site, ce qui conduit à des inefficacités, à des risques de sécurité et à une interopérabilité limitée. Voici cinq signes selon lesquels la solution de fax de votre organisation a besoin de modernisation:
1. Taux d’échec élevés
Les performances de votre système de fax laissent-elles quelque chose à désirer? Des taux de défaillance des fax élevés dans les soins de santé peuvent retarder la transmission d’informations critiques telles que les références, les résultats du laboratoire et les plans de traitement, conduisant à des diagnostics postponnés, perturbé la coordination des soins et, finalement, les résultats des patients plus pauvres. Dans le même temps, ces échecs créent des inefficacités coûteuses pour les prestataires, car le personnel doit passer un temps précieux à dépanner, à remettre et à vérifier les télécopies, ce qui augmente les coûts de main-d’œuvre et réduit la productivité. Les retards peuvent également avoir un impact sur les cycles de facturation, ralentir les remboursements et endommager la satisfaction des patients blessant à la fois la performance clinique et la santé financière de l’organisation.
2. Vulnérabilités de sécurité, risques de conformité
Les systèmes de fax vieillissants posent des risques de sécurité et de conformité importants car ils dépendent fortement des processus manuels, ce qui les rend sujets à des erreurs humaines comme les télécopies mal dirigées et les documents sans surveillance, les contributeurs clés à de nombreuses violations de données. Ces systèmes manquent généralement de garanties modernes telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et les sentiers d’audit, laissant les données sensibles des patients vulnérables à l’interception ou à l’accès non autorisé. En conséquence, toute violation intentionnelle ou accidentelle peut entraîner de graves conséquences réglementaires et des pertes financières, contribuant à l’augmentation du coût moyen des violations de données dans les soins de santé. La recherche montre que plus 85% de toutes les violations de données impliquaient un élément humain. Le coût moyen d’une violation de données a atteint 4,88 millions de dollars en 2024, selon l’analyse des données compilées par le Ponemon Institute. C’est en hausse de 10% par rapport à l’année précédente.
3. Coûts cachés des systèmes hérités
Les organisations de soins de santé drainent souvent les ressources informatiques précieuses en maintenant le vieillissement, les systèmes de télécopie et de téléphonie sur site, ou comptent sur des fournisseurs tiers avec des réseaux peu fiables. Ces technologies obsolètes exigent non seulement l’entretien constant, mais provoquent également des erreurs de transmission fréquentes et des pannes de communication. En conséquence, le personnel de première ligne est accablé par des problèmes de correction au lieu de se concentrer sur les soins aux patients, ce qui entraîne des inefficacités opérationnelles, un traitement retardé et, finalement, une diminution de l’expérience des patients.
4. Défis d’intégration avec les systèmes de DSE modernes
L’interopérabilité continue d’être un défi dans les établissements de santé américains avec des centaines de systèmes de dossiers de santé électroniques différents (DSE) utilisés dans différents hôpitaux et cliniques, souvent adaptés à des besoins spécifiques. Avec Près de 90% des médecins basés aux États-Unis utilisant un DSEs’assurer que les systèmes connexes sont intégrés est essentiel. L’intégration des systèmes de télécopie numérique aux DSE modernes assure la coordination des soins transparente et opportune.
5. Les goulots d’étranglement de l’information et l’impact sur le personnel clinique et l’expérience des patients
Les systèmes de fax hérités créent souvent des retards car les fax attendent dans les files d’attente pour le traitement manuel. La suppression de ces goulets d’étranglement avec des solutions de capture compatibles intégrées peut aider à accélérer les flux de travail tout en réduisant les retards de traitement et l’erreur humaine.
Fax numérique Stories à succès dans les soins de santé
La fiabilité de la télécopie et la coordination des soins sont directement liées. Le système de santé de l’Université du Kansas était confronté à une augmentation des erreurs de transmission de fax tandis que les opérateurs de télécommunications locaux ont réduit le support pour les solutions de télécopie analogique. Les employés ont passé beaucoup de temps à résoudre les télécopies et 90% du temps a été passé à résoudre les problèmes de fax. En travaillant avec OpenTExt, ils ont pu implémenter un Solution de télécopie numérique conforme à HIPAA et HIPAA qui a augmenté le succès de la transmission par télécopieur à près de 100%.
Les hôpitaux baptistes du sud-est du Texas ont réduit le risque de retards aux services de première ligne des patients par Amélioration de la disponibilité des services de fax. Le fournisseur de soins de santé a également évité la hausse des coûts des lignes de fax alors que les télécommunications éliminent les services analogiques. Ils ont augmenté l’efficacité clinique de 20% tout en débloquant 200 000 $ en économies de coûts annuelles avec une solution de fax conforme à la HIPAA à partir d’OpenText.
Construire une analyse de rentabilisation pour télécopieur numérique
1. Commencez par pourquoi: Connectez-vous aux soins aux patients
Lors de la construction de votre cas, ancre la conversation dans les résultats des patients et l’efficacité du clinicien. Les systèmes de télécopie analogique entraînent souvent des retards, des références manquées et des lacunes de sécurité, dont aucune ne sont acceptables dans un environnement centré sur le patient.
Conseil: Utilisez de vraies histoires. Une référence critique du patient a-t-elle été retardée parce qu’une ligne de fax était occupée? Partagez cela. Cela apporte de l’urgence à la conversation.
2. Quantifier les coûts cachés du fax analogique
Il est facile de négliger le coût de la télécopie traditionnelle. Compenser les coûts de:
- Lignes téléphoniques analogiques – Frais mensuels pour chaque ligne utilisée exclusivement pour la télécopie.
- Services de téléphonie tiers – Frais payés aux vendeurs externes qui peuvent manquer de fiabilité ou de SLA.
- Maintenance matérielle – coûts pour l’entretien ou le remplacement des télécopies, ainsi que l’amortissement au fil du temps.
- Consommables – Papier, toner et maintenance de télécopieur.
- Coûts de main-d’œuvre du personnel – Temps passé manuellement à envoyer, à recevoir, à déposer et à router des télécopies.
- Correction d’erreurs et retouches – le temps et les ressources consacrées à la résolution des transmissions ou des fausses fautes.
- Échecs de transmission et temps d’arrêt – Impact des retards de fax sur les flux de travail cliniques, les soins aux patients et les cycles de revenus.
- Coûts de stockage et d’archivage – Espace physique ou systèmes nécessaires pour stocker des enregistrements papier ou des documents numérisés.
- Coûts d’opportunité – Valeur du temps et des ressources qui pourraient être redirigées pour des soins aux patients ou une innovation plus élevés si les charges liées au fax étaient réduites.
Conseil: Préparez vos coûts actuels contre les solutions de fax numériques.
3. Mettez en évidence les risques de conformité et de sécurité
Les soins de santé sont l’une des industries les plus réglementées et le fax analogique crée des lacunes:
- Aucune piste d’audit pour ceux qui ont envoyé ou reçu un fax
- Risque de PHI laissé dans des plateaux ou des nombres mal dirigés
- Manque de contrôles d’accès
Offres de fax numérique cryptage, journaux d’audit et gestion de l’accès au niveau de l’utilisateur Cela vous aide à rester sur le côté droit de la HIPAA, du Hainech et d’autres réglementations.
Conseil: Parlez tôt à votre équipe de conformité. Leur soutien peut renforcer considérablement votre cas.
4. Alignez les objectifs stratégiques
La plupart des organisations de soins de santé ont des initiatives de transformation numérique en cours. Montrez comment le fax numérique s’aligne sur des objectifs plus larges:
- Soutenir le travail à distance et hybride
- Réduire les processus papier
- Amélioration de l’interopérabilité avec les DSE et autres systèmes
Conseil: Recadrez le fax numérique en tant que facilitateur des priorités stratégiques, pas seulement un remplacement des services publics.
5. Proposer une approche progressive
De grands projets informatiques peuvent être intimidants. Faciliter les problèmes de leadership en recommandant un déploiement progressif:
- Commencez par un pilote dans un département avec un volume de fax élevé (par exemple, des références, une radiologie ou des dossiers médicaux)
- Mesurer le succès, puis développer
Conseil: Choisissez une solution de fax moderne et natif qui élimine le besoin d’infrastructure héritée et prend en charge une évolutivité rapide entre les départements sans la complexité du maintien des systèmes analogiques.
6. Estimer le ROI et la période de récupération
Les dirigeants veulent des numéros. Estimez combien de temps il faudra pour récupérer l’investissement en fonction des coûts réduits et de l’amélioration de la productivité. La plupart des organisations de soins de santé consultent le retour sur investissement dans les 6 à 12 mois.
Conseil: Incluez à la fois des économies difficiles (par exemple, des lignes téléphoniques éliminées) et des économies souples (par exemple, du temps sauvé par fax, un risque réduit de fines).
La transformation numérique des soins de santé ne concerne pas seulement les technologies de gros billets. Parfois, les plus grands gains proviennent de la modernisation des outils sur lesquels nous comptons chaque jour. Le fax est toujours essentiel, mais il ne doit pas être analogique ou sur site. Construisez votre cas pensivement et vous gagnerez non seulement le soutien du leadership – vous donnerez à vos équipes une façon plus rapide, plus sûre et plus intelligente de vous connecter avec Fax conforme à la HIPAA.
Le poste 5 Signs Votre solution de fax des soins de santé a besoin d’une mise à niveau est apparu en premier sur Blogs OpenText.
Source link