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Avant la pandémie, le travail à domicile était souvent considéré comme un avantage plutôt qu'une exigence. Mais une fois que COVID-19 a frappé, de nombreuses entreprises sont passées à un environnement de travail à distance d'abord – un changement qui est désormais permanent dans certains cas.
Les données de recherche récentes de Gallup montrent qu'en moyenne, 52% de tous les travailleurs, dont 72% de ceux des cols blancs et 14 % des cols bleus, ont effectué leur travail à distance pendant tout ou partie du temps d'octobre 2020 à avril 2021. Et 83 % des employeurs estiment que le télétravail a été positif pour leur entreprise, selon un rapport de janvier 2021 de la société de services professionnels PwC.
Bien qu'une structure à distance d'abord puisse présenter des défis uniques, les experts en performance en milieu de travail encouragent les propriétaires d'entreprise à anticiper les pièges courants.[19659004] « Concentrez-vous sur la communication excessive et trouvez des moyens d'encourager les gens à travailler ensemble plutôt que de le faire seuls », a déclaré Thanh Pham, fondateur et PDG de la société de formation à la productivité Asian Efficiency.
Que votre entreprise soit éloignée par choix ou par circonstance, pensez aux applications et outils numériques dans ces cinq domaines pour optimiser votre configuration de télétravail.
1. Messagerie instantanée
Les logiciels de messagerie instantanée sont de plus en plus populaires sur le lieu de travail. Un bon système vous permet d'envoyer des messages individuels ainsi que des discussions de groupe – l'équivalent virtuel de vous rendre au bureau de votre collègue pour une discussion rapide. Vous pouvez également partager des documents et des images avec d'autres personnes de votre réseau.
Les entreprises peuvent créer des canaux pour héberger des conversations plus permanentes entre les services ou les employés qui partagent des intérêts communs. Et si votre équipe communique régulièrement avec des clients ou des sous-traitants, vous pouvez offrir un accès limité à des canaux spécifiques pour la collaboration de groupe.
Slack et Microsoft Teams sont deux des marques les plus connues pour la messagerie instantanée sur ordinateur et mobile. Slack et Teams proposent des versions gratuites que tout le monde peut utiliser, tandis que les entreprises peuvent passer à des comptes premium avec plus de stockage, de fonctionnalités et de contrôle.
2. Visioconférence
Alors que les outils de messagerie sont parfaits pour les mises à jour rapides et les questions faciles, le logiciel de visioconférence vous permet d'héberger des discussions d'équipe et de diffuser des annonces à l'échelle de l'entreprise en face à face. Les réunions virtuelles éliminent le besoin d'une volée d'e-mails et de messages instantanés, et vous permettent également de voir les expressions faciales et le langage corporel de tout le monde.
Zoom est devenu un nom familier du jour au lendemain au début de la pandémie de COVID-19, quand tout le monde, des entreprises aux écoles en passant par les familles, se démenait pour trouver des moyens de rester connecté pendant le verrouillage. D'autres marques bien connues incluent GoToMeeting, Google Meet et Join.me.
Zoom, GoToMeeting et Google Meet proposent toutes des versions de base gratuites avec des options de mise à niveau disponibles, tandis que les utilisateurs de Join.me doivent payer pour organiser des réunions virtuelles.
3. Planification
La flexibilité des horaires et des fuseaux horaires peut être l'un des principaux atouts d'une entreprise entièrement distante. Cependant, le suivi rapide de la disponibilité de chacun peut présenter un défi, en particulier lors de la prise en compte des fuseaux horaires et des jours fériés.
Vous connaissez peut-être déjà Google Agenda et Microsoft Outlook, qui synchronisent les calendriers pour tout le monde dans votre organisation. Lorsque vous ajoutez des invités à une invitation de calendrier, l'outil vous affiche automatiquement un aperçu de la disponibilité de chaque coéquipier afin que vous puissiez trouver un bloc de temps qui convient à tout le monde.
Si vous planifiez principalement des réunions avec des personnes extérieures à votre organisation de travail, vous peut trouver Doodle ou Calendly plus utile pour vos besoins. Avec Doodle, vous créez un sondage sur les heures de réunion disponibles, puis invitez vos participants à choisir les options qui conviennent le mieux à leur emploi du temps.
Calendly fonctionne dans l'autre sens : vous créez un calendrier avec vos heures disponibles, puis partagez le calendrier lien avec toute personne souhaitant planifier une réunion.
Tous ces outils de planification sont disponibles gratuitement, avec des fonctionnalités améliorées disponibles pour les comptes payants. (Outlook for Business est gratuit pour un mois d'essai, après quoi 5 $ par utilisateur et par mois.)
4. Gestion de projet
Les systèmes de gestion de projet aident les dirigeants et les employés à collaborer sur les objectifs de l'entreprise en décomposant les grands objectifs en tâches et actions plus petites.
Un bon outil de gestion de projet vous permet de marquer des collaborateurs pour chaque projet, puis de définir et d'attribuer des sous-tâches à individus ou groupes responsables de cette action. Les sous-tâches peuvent inclure des délais ainsi que des notes pour une référence rapide. Vous pouvez également définir des paramètres de confidentialité personnalisés pour vous assurer que certains projets ne sont disponibles que pour les personnes disposant de l'autorisation appropriée. Les noms populaires dans cet espace incluent Trello, Asana, Basecamp et Monday.com. Tous proposent des versions gratuites avec des mises à niveau payantes.
5. Stockage de données
Le stockage en nuage enregistre vos fichiers numériques en ligne via un fournisseur qui se charge d'héberger et de maintenir les serveurs qui hébergent vos données. De votre côté, accéder à votre stockage cloud ne devrait pas être différent de l'extraction d'un fichier sur votre bureau, bien que le téléchargement de fichiers volumineux tels que des vidéos puisse prendre un peu de temps.
Les fournisseurs de stockage cloud bien connus incluent Google, Dropbox et Box. , qui proposent tous des forfaits de base gratuits pour les consommateurs ainsi que des forfaits payants pour les entreprises.
Trop d'outils ?
Pour un propriétaire de petite entreprise, la fatigue décisionnelle peut être un véritable problème, et l'évaluation de nouveaux logiciels prend beaucoup de temps. de temps et d'énergie. Si vous cherchez un moyen simple de garder votre équipe connectée et organisée, Google et Microsoft proposent tous deux des packages complets de gestion de l'espace de travail qui combinent la plupart de ces solutions et plus pour 6 $ et 5 $ par utilisateur et par mois, respectivement.
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