5 astuces financières pour empêcher votre entreprise de perdre de l’argent

Un début fort, une fin plus forte. Il peut être tentant de vouloir se lancer dans le nouvelle annéemais en tant que propriétaire d’entreprise, il y a beaucoup à dire sur le fait de commencer l’année « du bon pied » pour vous préparer au succès.

Pour les agences en particulier, il ne fait aucun doute que l’année écoulée a été difficile en raison de plusieurs facteurs, notamment l’incertitude économique et géopolitique et l’évolution des clients et des clients. comportement du consommateur.

Nouvelle recherche de L’état des opérations de l’agence rapport révèle que les agences sont encore plus vulnérables au début de l’année. 75 % des agences ont perdu des clients, et environ un quart d’entre elles ont perdu plus de 10 % de leur personnel, le tout au cours du premier semestre 2023. Les pertes sont toujours difficiles, mais elles le sont particulièrement lorsqu’elles surviennent au premier trimestre. Si les défis ne sont pas résolus immédiatement, vous risquez de perpétuer de mauvaises habitudes et pratiques pendant encore une année.

Alors, comment pouvez-vous éviter les pertes et préparer votre équipe au succès au cours de la nouvelle année ? Commencez par ces cinq choses :

1. Investissez dans votre équipe

La rentabilité de votre entreprise dépend de votre capacité à fidéliser les clients et votre équipe. Vous pourriez être surpris d’apprendre qu’investir dans votre équipe est l’un des meilleurs moyens de lutter contre les deux. Les dirigeants les plus performants avec lesquels je travaille pensent à investir dans leur équipe comme ils le feraient dans n’importe quel autre aspect de leur entreprise : et mesurez le succès ! Menez des enquêtes trimestrielles auprès des employés et identifiez les lacunes.

Il peut s’agir de garantir que votre équipe a accès à formation continuedes salaires compétitifs, des opportunités de croissance et un équilibre travail-vie personnelle. Des études montrent que les entreprises qui investissent dans le bien-être de leur équipe voient des employés plus heureux et plus productifs qui produisent un travail de meilleure qualité – plus des clients plus satisfaits et un résultat net amélioré. Pourquoi? Parce que les clients sont moins susceptibles de se désinscrire et plus susceptibles de s’inscrire pour plus de travail et de vous recommander.

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2. Arrêtez le surservice

La surservie constitue un risque sérieux pour les profits à court terme et la stabilité à long terme (lire : personnel épuisé), mais trop de dirigeants d’agences continuent de la laisser glisser année après année. 1 sur 10 les dirigeants des agences affirment que leurs projets n’arrivent jamais ou rarement au dessus du budget. Cela signifie que la plupart des agences perdent de l’argent à la fin des projets. Pour mettre les choses en perspective, un surservice, même d’aussi peu que 10 %, peut se traduire par un travail d’un mois entier gratuit – cela s’additionne !

À l’approche de la nouvelle année, prenez le temps de réévaluer et d’élaborer un processus autour de la façon dont votre équipe gère de manière proactive les attentes des clients. Soyez clair sur la portée du travail dans les contrats et les tarifs pour les travaux hors de la portée. Ceci, associé à une communication documentée claire et cohérente lors des enregistrements d’étapes telles que l’intégration des enregistrements de milieu et de fin de campagne, peut vous éviter, à vous et à vos clients, une tonne de surprises en cours de route.

3. Suivi clair du temps

Nous connaissons tous le vieil adage : « Le temps, c’est de l’argent », et si votre équipe ne le fait pas temps de suivi, il est temps de commencer ! Un logiciel de suivi du temps comme Harvest, Timely ou un outil de gestion de projet avec suivi du temps intégré, comme Teamwork.com, facilitera grandement le suivi pour votre équipe. Si votre équipe suit déjà les heures, le suivi avec précision c’est une autre histoire.

Cela ne semble peut-être pas être un facteur décisif. Pourtant, des données inexactes peuvent conduire à des propositions sous-budgétisées, à des délais irréalistes, à des ressources insuffisantes et à une rentabilité surestimée, ce qui peut entraîner une surcharge de travail, des clients mécontents et des projets non rentables. En travaillant en étroite collaboration avec des centaines d’agences chaque année, j’ai constaté que chacun suit le temps différemment, mais ce qui compte vraiment, c’est de définir des attentes claires quant à la fréquence à laquelle votre équipe doit suivre le temps, la quantité de détails à ajouter aux soumissions et les autres métadonnées. être compris.

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4. Adoptez d’abord un état d’esprit d’heures facturables

Le débat facturable/non facturable n’a rien de nouveau pour quiconque travaille auprès de clients. Pourtant, trop d’agences ont du mal à rester rentables à cause de cela : 1 agence sur 2 n’atteignez pas des critères d’utilisation facturables supérieurs à 50 %. Les agences ont du mal à gérer leurs heures facturables, et cela se résume à un certain nombre de problèmes, comme de mauvais processus et des problèmes de communication entre les managers et les membres de l’équipe.

La meilleure règle générale est de viser un ratio de 70 : 30 heures facturables par rapport aux heures non facturables et de 1 : 5 pour les employés non facturables et facturables. Cela garantira que le personnel facturable couvre les coûts de ceux qui ne le sont pas et vous donnera une garantie pour rester sur la bonne voie malgré les hauts et les bas de la vie de l’agence. Une grande partie de cela consiste à créer une culture « les heures facturables d’abord » avec votre équipe. Formez-les à prioriser ce travail, à suivre leur temps et à définir leurs attentes en gardant cela à l’esprit, par exemple : « Nous ne pouvons passer que 8 heures à créer ce rapport pour le client X ».

5. Équilibrer l’épuisement professionnel des dirigeants

L’épuisement professionnel des employés est un sujet brûlant, mais on ne parle pas assez du fait que les dirigeants sont brûlé. 71% des dirigeants d’agence ont des difficultés avec Burnout, et les défis opérationnels sont les pires coupables. Si vous travaillez à la vapeur, vous ne pouvez pas vous présenter et être le meilleur de vous-même auprès de vos employés et de vos clients, purement et simplement.

Certains des meilleurs conseils à ce sujet proviennent du livre de Tim Ferris. La semaine de travail de 4 heures: « N’automatisez jamais quelque chose qui peut être éliminé, et ne déléguez jamais quelque chose qui peut être automatisé ou rationalisé. » Suivre ce processus est un excellent moyen d’augmenter la productivité et de prévenir l’épuisement professionnel. Commencez par créer une liste de tâches et demandez-vous lesquelles peuvent être éliminées, automatisées et déléguées. Cela vous permettra de vous concentrer sur un travail qui vous épanouit et vous rapproche de vos objectifs… comme faire de 2024 votre meilleur à ce jour !