4 réglages techniques faciles que vous pouvez apporter dès aujourd'hui pour augmenter la productivité

Février
11, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Pour la plupart des entrepreneurs, la technologie est une bouée de sauvetage. Les appareils assurent la médiation des communications vitales. Les programmes de planification aident à organiser une vie bien remplie. Les infrastructures de données permettent de collecter, sécuriser, analyser et transmettre des informations en temps réel. La gestion des employés est beaucoup plus facile avec un logiciel de gestion de projet.

Mais lorsque votre technologie n'est pas productive, elle tue également votre productivité .

Faire quelques ajustements simples peut vous aider à optimiser vos performances – et celles de toute votre entreprise. Prêt à commencer la rationalisation?

1. Mettre à niveau une technologie obsolète

Votre équipement est-il lent? A-t-il du mal à exécuter de nouvelles applications? Dépensez-vous autant à réparer vos anciens appareils que vous le feriez en les remplaçant?

Connexes: 9 erreurs de productivité que vous commettez dans les 10 premières minutes de votre journée [19659005] Peu importe à quel point votre technologie était à la pointe de la technologie, sa fonctionnalité diminuera avec le temps. L'ordinateur de bureau moyen fournit trois à cinq ans de service avant la retraite. Les smartphones et les tablettes ne parviennent souvent pas à leur anniversaire de deux ans. Selon les besoins de votre entreprise, cette durée de vie pourrait être encore plus courte.

C'est le bon moment pour évaluer honnêtement les performances de votre technologie. Essayez de donner à un équipement qui ne fonctionne pas efficacement une mise au point. Si cela ne suffit pas, il est peut-être temps de le remplacer.

Connexes: Mise à niveau de votre équipement informatique

Les dépenses impliquées dissuadent parfois les entrepreneurs d'investir dans les mises à niveau nécessaires, mais ce ne devrait pas. Recherchez des moyens de réduire vos coûts. Vous pouvez récupérer une partie de votre argent en vendant ou en échangeant des équipements d'occasion à une société comme SellYourMac. Vous aurez plus d'argent pour acheter la nouvelle technologie qui aidera votre entreprise à fonctionner plus facilement. Faire un achat en gros avec le même fournisseur pourrait vous faire bénéficier d'un tarif réduit.

2. Trop de communication tue la productivité

La communication fait fonctionner une entreprise. Mais trop de communication sur trop de canaux tue la productivité.

Chaque jour, les communications inondent les entrepreneurs en déplacement. Les appels téléphoniques des clients arrivent. Les messages texte bourdonnent avec urgence. Un embouteillage d'e-mails non lus attend toujours une réponse. Il y a des réunions et des lieux de rencontre au programme. Même des applications comme Slack, qui a été conçue pour simplifier la communication au bureau, deviennent une distraction de plus pour faire le travail.

Connexes: 22 routines d'alimentation qui augmenteront votre productivité

Ce dont les entrepreneurs ont besoin est une stratégie de communication qui tire parti des avantages distincts de chaque canal sans submerger les utilisateurs.

Ne sautez pas sur GoogleHangouts sans programme pour la conversation. Commencez à remplacer les réunions inutiles par des e-mails. Implémentez quelques règles sur Slack pour éviter les distractions. Et n’ayez pas peur de mettre votre smartphone en sourdine si vous avez vraiment besoin de vous concentrer. Dans la plupart des cas, les SMS, appels et e-mails peuvent attendre.

3. Renforcez votre sécurité

Rien ne détruit votre productivité comme un compromis sur les données. En 2017, des infractions ont fait reculer les entreprises individuelles 7 millions de dollars en moyenne. Ce qui n'est pas inclus dans ce décompte, c'est le fait que le piratage pèse sur les organisations. Il manque également à ce calcul le temps nécessaire pour réparer les choses – et la perte de productivité due à la réparation.

Ces dangers devraient être suffisamment incitatifs pour tout entrepreneur à prendre des mesures de base pour sécuriser ses informations.

Connexes: 5 habitudes quotidiennes qui augmenteront vos niveaux de productivité

La protection de votre entreprise peut commencer par des mesures très simples mais importantes. Commencez par suivre les mises à jour logicielles, car elles incluent des correctifs pour protéger votre réseau contre les bugs et les hacks. Assurez-vous que vous utilisez un programme antivirus efficace. Sauvegardez vos données dès maintenant et respectez un horaire régulier en cas de perte. Commencez à planifier votre formation et celle de votre personnel sur la cybersécurité. Il y a des investissements que les entrepreneurs regrettent; la sécurité n'est jamais l'une d'entre elles.

Connexes: 9 étapes pour une meilleure sécurité

4. Automatiser les actions répétitives

Une étude McKinsey a révélé que le travailleur américain moyen passait 28% de sa journée à répondre aux e-mails, 19% à collecter des données et 14% à communiquer avec des collègues. Cela ne laissait que deux heures sur cinq de travail sur une activité spécifique à un rôle – ce pour quoi elles étaient embauchées.

Si les équipes pouvaient se débarrasser de certaines des tâches les plus répétitives, elles pourraient se concentrer sur un travail plus critique. Cela augmenterait la productivité. Bonne nouvelle: une vague d'automatisation facilite la suppression de ces tâches. Commencez par ces solutions rapides.

Emails: Vous avez l'impression d'envoyer constamment les mêmes e-mails? Essayez d'utiliser un logiciel d'automatisation comme Zapier qui vous permet de chorégraphier les réponses déclenchées par les questions fréquemment posées.

Analytique: Les entrepreneurs passent beaucoup de temps à faire rapport aux investisseurs, aux parties prenantes et aux travailleurs. Ils ont mieux à faire que de passer du temps à rechercher les dernières données et à compiler des présentations spécialisées. GoogleStudio est un outil de rapport gratuit qui s'intègre à votre CRM et envoie des mises à jour préprogrammées, avec les dernières analyses, à vos partenaires.

Comptabilité et paie : Assurez-vous que les factures et les employés reçoivent payé peut être une perte de temps, mais ce n'est pas obligatoire. Blackline fait partie d'une multitude d'entreprises s'appuyant sur la puissance de l'apprentissage automatique basé sur des règles pour éliminer les processus de réconciliation budgétaire fastidieux (et sujets aux erreurs). Du côté de la paie, il existe de nombreuses plateformes qui facilitent la rémunération de vos employés grâce à la puissance de l'automatisation.

Connexes: Vous voulez sauver votre entreprise une heure par jour? Automatisez ces 11 tâches.

Votre technologie peut soit vous aider à vous dérouler sans heurts et efficacement, soit vous faire perdre du temps et des tâches incomplètes. Avec quelques changements simples, vous pouvez vous assurer que la technologie est un sauveur, pas une malédiction de la productivité.