4 façons d’éviter la bureaucratie à mesure que vous évoluez

Comme votre Entreprise grandit, vous constaterez que tout commence à devenir complexe. Ce qui était autrefois une simple tâche accomplie par vous, est maintenant un labyrinthe d’étapes complétées par plusieurs équipes. Pour beaucoup propriétaires de petites entreprises, cela devient un grand défi. De nombreux propriétaires d’entreprise démarrent leur entreprise avec l’idée qu’ils peuvent le faire mieux que les entreprises existantes. Cela se traduit par l’idée que « si vous voulez que ce soit bien fait, faites-le vous-même ».

Bien que cela aide le propriétaire de l’entreprise en démarrage à percer sur le marché, cela peut entraver croissance lorsqu’il n’y a pas la possibilité de déléguer le travail. C’est le grand paradoxe de la croissance. Comment utiliser les avantages de l’état d’esprit du fondateur sans que cela devienne préjudiciable ? Voici quelques façons de éviter la bureaucratie à mesure que vous mettez à l’échelle :

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1. Construire les systèmes

La première étape pour pouvoir profiter des opportunités de croissance est d’apprendre à systématiser les aspects de l’entreprise. Sortir et vendre à un nouveau client devient plus un processus et moins votre propre intuition.

Vous devrez commencer à créer les étapes que vous suivez en tant que processus qui peut être enseigné. Chaque aspect de l’entreprise doit être considéré comme un système. Chaque étape franchie doit être un processus reproductible qui permet aux autres de suivre.

Au début, cela semblera futile. Pourquoi prendre le temps de créer un système de vente ? Pourquoi ne pas laisser tout le monde s’en tirer et espérer le meilleur ? Si cela a fonctionné jusqu’ici, cela continuera probablement à fonctionner, n’est-ce pas? Si l’entreprise est satisfaite de son niveau de réussite actuel, cet argument pourrait être avancé efficacement. Mais s’il se développe, les chances de continuer à trouver des employés qui présentent les mêmes capacités et expérience avec les produits et services sont très faibles.

Au lieu de cela, vous allez trouver des employés avec du potentiel. C’est à vous de transformer ce potentiel en production. La meilleure façon d’y parvenir est d’avoir une méthode qui fonctionne afin que vous puissiez les former sur les bonnes étapes à suivre pour maîtriser les capacités nécessaires.

Les systèmes permettent d’en faire venir d’autres tout en gardant le contrôle de la qualité. Vous pouvez ensuite créer des systèmes superposés qui surveillent la production de l’équipe. Utiliser des indicateurs stratégiques et indicateurs clés de performance, vous pouvez identifier rapidement les problèmes et intervenir pour les corriger. Essentiellement, vous créez un système d’exploitation pour l’entreprise. Au lieu que tout repose sur vous, tout repose sur le système. Toute entreprise qui évolue doit être en mesure de créer ces systèmes. Même avec un grand fondateur, les systèmes sont une exigence pour la croissance.

2. Rendez vos systèmes flexibles

Des systèmes sont nécessaires, mais qu’en est-il de ces grandes entreprises embourbées dans la bureaucratie ? Ils ont tendance à créer des systèmes rigides qui ont été créés et appliqués mais qui ne sont plus optimaux. Un refrain commun est que les employés prennent les mesures qu’ils prennent, « parce qu’il en a toujours été ainsi ».

Au lieu de jeter un nouveau regard sur une situation, ils s’appuient sur des méthodes dépassées. Il y a trop de bureaucratie pour être flexible. Cela crée une culture périmée avec pointage du doigt et bouc émissaire au lieu de innovation et prise de risque.

Lorsque j’obtenais mon MBA, un de mes professeurs nous disait : « Une force trop forte devient une faiblesse. C’est ce qui se passe lorsque la structure créée à partir des systèmes devient exagérée. Il devient rigide. Bien que cela puisse vous aider à sortir du mode startup, cela entrave la croissance et détériorera l’essence de l’entreprise.

Au lieu de systèmes rigides, optez pour systèmes flexibles. Il existe une pléthore de méthodes pour créer des systèmes flexibles, et celles-ci permettront aux systèmes de s’adapter en cas de besoin. Au lieu d’une procédure rigide étape par étape, créez-en une qui comporte des arbres de décision pour permettre des modifications en fonction de la situation. C’est encore un système. Il fournit toujours un contrôle, mais il ne freine pas l’entreprise lorsque l’agilité est requise.

Au lieu d’une structure pour chaque situation similaire, créez des systèmes modulaires qui peuvent être construits sur mesure pour répondre au mieux au problème avec une solution idéale. Ensuite, les pièces peuvent être utilisées de manière interchangeable pour créer un résultat unique à chaque fois.

Pour comprendre les systèmes modulaires, pensez à construire une maison. Le designer ne fabrique pas une toilette ou une baignoire à partir de zéro. Ils utilisent des formats préexistants mais les interchangent pour créer quelque chose d’unique. Votre entreprise peut avoir les blocs de construction disponibles, mais les personnaliser selon les besoins.

Si vous pensez à la personnalisation en cours dans le monde, vous verrez de nombreux exemples de systèmes flexibles. Les sites Web réactifs adaptent l’expérience en fonction de l’appareil que vous utilisez. Services de diffusion en continu fournir des suggestions basées sur votre historique de visionnage. Lorsque vous vous connectez, les suggestions affichées sont différentes que lorsque votre voisin se connecte.

Les systèmes flexibles peuvent être difficiles car il s’agit d’une technique de systématisation avancée. Mais cela en vaut la peine. Parfois, vous pouvez simplement intégrer un processus flexible, comme l’utilisation Gestion de projet agile ou un modèle d’amélioration continue. Mais si vous avez besoin de créer un système flexible, assurez-vous de prendre le temps d’y réfléchir de manière créative et assurez-vous que l’expérience client est toujours une priorité.

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3. Utilisez des valeurs fondamentales pour l’emporter sur un système rigide

Une tactique qui a très bien réussi consiste à créer des valeurs fondamentales dans l’entreprise qui l’emportent sur la bureaucratie. Cela peut devenir le cœur du business qui le fait avancer autant que les systèmes en place.

Créer un biais à l’action. Lorsque les employés voient un problème, leur apprend-on à réagir ? Cela peut sembler bon sensmais lorsque la culture de l’entreprise est trop stricte ou axée sur la punition plutôt que sur l’amélioration, les employés préfèrent s’asseoir plutôt que de proposer des solutions.

Assurez-vous que rester assis est plus puni que d’intervenir et d’essayer de résoudre le problème. Nous voulons que les gens essaient de résoudre le problème. Cela pourrait signifier que leur tentative échoue, mais si nous voulons qu’ils soient habilité à agirnous devrions encourager la prise de risque.

Créer des valeurs fondamentales pour refléter esprit d’entreprise plus le respect des règles bureaucratiques permettra aux employés de se sentir habilités à agir, même lorsque le système essaie de les limiter. Quelles sont ces valeurs fondamentales ? Préférez-vous que les employés se surpassent toujours pour créer une excellente expérience membre ? Cela peut signifier voir une situation unique qui ne correspond pas à la POS actuelle.

Voulez-vous votre les employés ont faim d’essayer de nouvelles choses? Souhaitez-vous que les employés s’en tiennent à la conviction du fondateur que la protection de l’avantage stratégique de l’entreprise ou de la liste confidentielle des clients est primordial? Quoi qu’il en soit, vous pouvez utiliser des valeurs fondamentales pour fournir un état d’esprit superposé au personnel.

4. Utiliser la formation et le leadership pour encourager l’esprit d’entreprise parmi le personnel

Une fois que vous avez mis en place les bons systèmes, la flexibilité avec ces systèmes pour les ajuster au besoin et les valeurs fondamentales définies pour fournir le bon état d’esprit parmi les travailleurs, vous devez suivre. Cela signifie que la formation doit inclure ces aspects. De intégration d’un nouvel employé au développement de la gestion, ces systèmes et valeurs fondamentales doivent être reconnus.

Le leadership doit les illustrer. Sinon, vous saperez vos efforts. Les gens sont assez intelligents pour voir la différence entre le code écrit et le message entre les lignes. Si vous dites que vous voulez un esprit d’entreprise, suivre les actions entreprises. Promouvez les employés qui correspondent à ce que vous voulez, pas seulement l’expert en la matière. Si vous voulez que les gens suivent les systèmes en place, ne donnez pas au cow-boy du bureau le bureau du coin et la plus grande équipe à gérer. Il doit y avoir cohérence entre les étapes suivies régulièrement par le leadership et la structure enseignée au personnel. Si ceux-ci sont cohérents, vous pouvez commencer à créer le bon environnement pour grandir.

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Vous avez la possibilité de créer un système à la fois structuré et flexible. Vous pouvez créer un culture entrepreneuriale et toujours à l’échelle. En fait, lorsque vous faites cela, vous créez une entreprise de classe mondiale qui peut rivaliser avec les meilleurs concurrents dans votre domaine et créer une organisation durable pour apporter de la valeur au marché pour les années à venir.