4 étapes pour garder HubSpot propre

Découvrez les meilleures pratiques pour maintenir l’hygiène des données, y compris un processus pratique en 4 étapes, pour garantir l’exactitude et l’efficacité de votre portail HubSpot.

Pourquoi l’hygiène des données est importante

L’hygiène des données est un aspect crucial de la gestion de votre portail HubSpot. Cela implique de garder vos données propres, précises et à jour. En maintenant de bonnes pratiques d’hygiène des données, vous pouvez garantir que votre portail HubSpot reste efficace et vous fournit des informations fiables sur vos relations clients.

Lorsque vos données sont propres et précises, vous pouvez faire confiance aux informations stockées dans HubSpot. Cela vous permet de :

• Prendre des décisions éclairées
• Personnalisez vos interactions avec les clients
• Identifier les tendances ou les modèles

D’un autre côté, une mauvaise hygiène des données peut entraver votre capacité à gérer efficacement vos relations clients, comme :

• Conduire à des erreurs
• Enregistrements en double
• Informations obsolètes

En examinant et en nettoyant régulièrement vos données, vous pouvez vous assurer que vous ne stockez que les informations nécessaires et licites, protégeant ainsi la vie privée de vos clients et maintenant leur confiance dans votre entreprise. Dans l’ensemble, l’hygiène des données est importante pour l’exactitude et l’efficacité de votre instance HubSpot.

Hygiène des données 101

Avant de plonger dans les étapes de maintien de l’hygiène des données dans votre portail HubSpot, il est essentiel de comprendre les bases de l’hygiène des données.

Définition de l’hygiène des données

La définition de l’hygiène des données est le processus de modification ou de suppression des données inexactes, en double, incomplètes, mal formatées ou corrompues dans un ensemble de données.

Bien que la suppression des données fasse partie du processus, le but ultime du nettoyage des données est de rendre un ensemble de données aussi précis que possible. Cela peut nécessiter de corriger les erreurs d’orthographe et de syntaxe, d’identifier et de supprimer les points de données en double, de corriger des erreurs telles que des champs mal étiquetés ou vides et de normaliser la façon dont les données sont saisies ou combinées à partir de plusieurs sources.

Comprendre les modèles de données

Les modèles de données jouent un rôle crucial dans le maintien de l’hygiène des données. Ces modèles définissent la structure et l’organisation de vos données, fournissant un schéma directeur de la manière dont les informations sont stockées et accessibles au sein de votre portail HubSpot. En concevant et en mettant en œuvre soigneusement des modèles de données, vous pouvez garantir que vos données sont organisées de manière logique et efficace, ce qui facilite leur gestion et leur analyse.

Un modèle de données bien conçu prend en compte les besoins et les objectifs spécifiques de votre entreprise. Il prend en compte les différents types de données que vous collectez, telles que les informations client, les données de vente et les mesures marketing, et détermine la manière la plus efficace de structurer et de stocker ces informations. Cela implique d’identifier les entités pertinentes, telles que les contacts, les entreprises et les transactions, et de déterminer les relations entre elles.

Processus en 4 étapes pour nettoyer les données

1. Vérification

L’une des étapes clés du maintien de l’hygiène des données consiste à effectuer des audits réguliers de vos données. Les audits de données impliquent l’examen de vos données pour détecter les erreurs, les incohérences et les informations obsolètes dans ces 6 domaines :

• Analysez votre modèle de données
• Identifiez les propriétés sous-utilisées
• Audit des données manquantes
• Audit pour cause(s) de données manquantes
• Enregistrements d’audit pour les contacts non engagés et les doublons
• Audit organisation & propreté du portail

Les audits de données impliquent un examen et une analyse approfondis de vos données pour identifier les erreurs, les incohérences et les informations obsolètes. Ce processus est essentiel pour maintenir l’hygiène des données dans votre HubSpot CRM.

Lors d’un audit de données, vous devez soigneusement analyser votre modèle de données pour garantir qu’il correspond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Cela comprend l’évaluation de la structure et de l’organisation de vos données, ainsi que l’identification de tout propriétés sous-utilisées. En comprenant les forces et les faiblesses de votre modèle de données, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur la manière de l’optimiser et de l’améliorer.

De plus, un audit des données doit impliquer un évaluation des données manquantes. Cela inclut l’identification des lacunes ou des informations incomplètes dans votre base de données CRM. En comprenant la ou les causes des données manquantes, telles que des erreurs de saisie de données ou des limitations du système, vous pouvez prendre des mesures pour résoudre ces problèmes et garantir l’exhaustivité et l’exactitude de vos données.

Un autre aspect important d’un audit de données est identifier les contacts non engagés et les doublons. Les contacts non engagés sont des personnes qui n’ont pas interagi avec votre entreprise depuis une période de temps significative. L’identification et la suppression de ces contacts de votre CRM peuvent vous aider à rationaliser votre base de données et à améliorer la précision de vos informations sur les clients. De même, l’identification et la fusion ou la suppression des enregistrements en double sont cruciales pour maintenir un système CRM propre et efficace.

Enfin, un audit des données doit inclure une évaluation de la organisation générale et propreté de votre portail CRM. Cela implique de revoir la structure et la disposition de vos données, en veillant à ce qu’elles soient logiquement organisées et faciles à parcourir. En maintenant un portail CRM bien organisé et propre, vous pouvez améliorer l’efficience et l’efficacité de vos processus de gestion des données.

2. Nettoyer

Le nettoyage de vos données est une autre étape cruciale pour maintenir l’hygiène des données dans votre HubSpot CRM. Cela implique plusieurs tâches importantes qui contribuent à la propreté et à l’exactitude globales de vos données, notamment :

• Définir votre modèle de données
• Propriétés des archives
• Mettre à jour les enregistrements avec des données manquantes
• Nettoyer les sources provoquant des données manquantes
• Fusionner les enregistrements en double
• Nettoyer et organiser le portail

Définir votre modèle de données est essentiel pour organiser et structurer efficacement vos données. Cette étape permet de garantir que vos données sont catégorisées et stockées de manière logique et cohérente, ce qui facilite leur gestion et leur analyse.

Propriétés d’archivage est un autre aspect important du nettoyage de vos données. Cela implique d’identifier et de supprimer toutes les propriétés inutiles ou obsolètes qui ne sont plus pertinentes pour votre système CRM. Ce faisant, vous pouvez rationaliser vos données et réduire l’encombrement, ce qui facilite la navigation et le travail.

Mise à jour des enregistrements avec des données manquantes est crucial pour maintenir l’exhaustivité et l’exactitude de votre base de données CRM. Cela implique d’identifier toute lacune ou information incomplète dans vos dossiers et de compléter les données manquantes. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que votre CRM reste à jour et vous fournit des informations fiables sur vos relations clients.

Nettoyer les sources provoquer des données manquantes est une autre étape importante dans le maintien de l’hygiène des données. Cela implique d’identifier toutes les sources ou points d’intégration à l’origine de divergences de données ou d’informations manquantes. En abordant ces sources et en résolvant tous les problèmes, vous pouvez améliorer l’exactitude et la cohérence de vos données.

Fusionner les enregistrements en double est une tâche critique dans le nettoyage des données. Les enregistrements en double peuvent entraîner de la confusion et des inefficacités dans votre système CRM. En identifiant et en fusionnant les enregistrements en double, vous pouvez éliminer la redondance et garantir que vos données sont exactes et exemptes de doublons.

Dernièrement, nettoyage et organisation votre portail est essentiel pour maintenir un système CRM bien organisé et efficace. Cela implique de revoir la structure et la présentation de votre portail CRM, en veillant à ce qu’il soit convivial et intuitif. En organisant efficacement votre portail, vous pouvez améliorer la productivité et l’efficacité de vos processus de gestion de données.

3. Standardiser

La standardisation de vos données est une étape cruciale pour maintenir l’hygiène des données dans votre HubSpot CRM. Cela implique d’établir des formats de données cohérents, de mettre régulièrement à jour les enregistrements et d’appliquer des normes de qualité des données, notamment :

• Gouvernance immobilière
• Sources de données des documents
• Logique de propriété conditionnelle

Un aspect de la standardisation de vos données est gouvernance immobilière. Cela signifie définir et mettre en œuvre des directives sur la manière dont les propriétés doivent être nommées, formatées et utilisées dans votre CRM. En établissant une gouvernance immobilière claire, vous pouvez garantir que vos données sont structurées et organisées de manière cohérente, ce qui facilite leur gestion et leur analyse.

Documenter les sources de données est un autre aspect important de la standardisation de vos données. Cela implique de garder une trace de la provenance de vos données et de la manière dont elles sont collectées. En documentant vos sources de données, vous pouvez établir la transparence et la responsabilité dans vos processus de gestion des données. Cela vous aide également à identifier tout problème ou divergence potentiel dans vos données, vous permettant ainsi de prendre des mesures correctives.

Logique de propriété conditionnelle est un outil puissant pour standardiser vos données. Cela implique la mise en place de règles et de conditions sur la manière dont les données doivent être saisies et mises à jour en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une logique qui formate automatiquement les numéros de téléphone de manière cohérente ou valide les adresses e-mail avant qu’elles ne soient enregistrées dans votre CRM. En mettant en œuvre une logique de propriété conditionnelle, vous pouvez minimiser les erreurs et garantir que vos données sont formatées et exactes de manière cohérente.

4. Entretenir

La maintenance de vos données implique non seulement l’établissement de formats de données cohérents et la mise à jour régulière des enregistrements, mais également l’application de normes de qualité des données. Voici quelques stratégies supplémentaires à prendre en compte pour maintenir l’hygiène des données dans votre HubSpot CRM :

• Déterminez votre calendrier d’entretien
• Mettre en place et examiner un tableau de bord d’hygiène des données
• Nettoyer les doublons, les rebonds, les désabonnements et les désengagements
• Corriger les erreurs de synchronisation d’intégration
• Automatisation de la gestion des données

Créer un programme d’entretien régulier est essentiel pour garder vos données exactes et à jour. Ce calendrier doit décrire les tâches et les délais spécifiques pour le nettoyage et la mise à jour de vos données.

Mettre en œuvre un tableau de bord sur l’hygiène des données peut vous fournir une vue centralisée de la qualité de vos données. Ce tableau de bord peut afficher des mesures importantes, telles que le nombre de doublons, d’e-mails rejetés, de contacts désabonnés et de prospects non engagés. Il vous permet d’identifier rapidement les domaines nécessitant une attention particulière et de prendre des mesures correctives.

Régulièrement nettoyage des doublons, des contacts rejetés, désabonnés et non engagés est crucial pour maintenir l’hygiène des données. En supprimant ces enregistrements de votre CRM, vous pouvez vous assurer que vos données restent exactes et fiables.

Il est important de vérifier régulièrement et corriger les erreurs de synchronisation d’intégration avec synchronisation des données entre différents systèmes ou plates-formes. Cela peut impliquer le dépannage des erreurs d’intégration, la mise à jour des connexions API ou la collaboration avec votre équipe informatique pour résoudre tout problème technique.

Avec certaines tâches, vous pouvez automatiser la gestion des données pour vous aider à rationaliser vos processus et à garantir une qualité de données constante. Par exemple, vous pouvez configurer des flux de travail automatisés pour identifier et signaler les enregistrements nécessitant une attention particulière, tels que des informations incomplètes ou obsolètes. De plus, vous pouvez utiliser l’automatisation pour valider et standardiser les entrées de données, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines.

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