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4 conseils pour simplifier la diligence raisonnable (et pourquoi elle est même nécessaire)
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Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.
Lors d'une fusion ou d'une acquisition, peu de choses sont plus importantes que la diligence raisonnable . Cependant, c'est loin d'être le seul moment où la documentation de la diligence raisonnable est importante. Les audits de conformité fiscale, l'intégration de nouveaux clients ou la création d'une coentreprise avec une autre société sont autant de situations dans lesquelles votre diligence raisonnable peut rationaliser les opérations et améliorer la prise de décision.
Pour les fondateurs de startup, la diligence raisonnable joue un rôle clé dans leur capacité à obtenir du capital-risque . Comme Affaires Rapports d'initiés, cette documentation est particulièrement importante pour gagner la confiance des investisseurs potentiels en particulier lorsque les réunions en personne et en personne ne sont pas possibles.
Bien que la documentation sur la diligence raisonnable ne semble pas toujours aussi urgente que les tâches de marketing ou de croissance, le fait de lui accorder l'attention qu'elle mérite maintenant facilitera les choses pour votre entreprise à l'avenir, et ces tâches devraient être une priorité.
1. Anticipez les besoins des demandes de diligence raisonnable
Il est important de comprendre les demandes de diligence raisonnable auxquelles votre entreprise pourrait être confrontée à l'avenir. Cela vous aidera à préparer les documents nécessaires bien à l'avance afin de pouvoir les livrer rapidement aux acheteurs, investisseurs et autres.
Les profils financiers, les documents décrivant les procédures opérationnelles et les projections de croissance sont généralement demandés par les partenaires financiers ou les acheteurs potentiels. La documentation plus détaillée que vous pouvez fournir, plus il sera facile de gagner leur confiance et de parvenir à un accord favorable.
Une analyse précoce des documents de diligence raisonnable peut également révéler des problèmes potentiels avec votre entreprise. Dans un article de blog, BNY Mellon Wealth Management recommande «Identifiez tous les signaux d'alarme potentiels qu'un acheteur peut rencontrer dans le cadre du processus de diligence et assurez-vous qu'au moment où le processus de vente commence, le vendeur a soit éliminé le drapeau rouge, atténué son impact sur l'entreprise, soit expliqué en détail pourquoi le drapeau rouge existe et comment le vendeur y fait face. »
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2. Numérisez vos documents avec une salle de données virtuelle
Nous vivons à une époque où l'information est facilement accessible à portée de main. Les organisations qui demandent des documents de diligence raisonnable ne veulent généralement pas attendre que des copies papier arrivent par la poste. L'envoi de copies physiques de documents vitaux peut également s'avérer risqué si de tels articles devaient être perdus ou volés pendant le transport.
Pour éviter ces problèmes, de nombreuses entreprises passent à des salles de données virtuelles, ce qui leur permet de numériser tous leurs documents importants. Plutôt que d'avoir à rechercher dans les classeurs pour trouver des informations vitales, ces outils basés sur le cloud offrent un stockage sécurisé pour tout, des documents d'incorporation et des brevets aux contrats de vente et aux procès-verbaux des assemblées des actionnaires.
A ] Une étude de McAfee a révélé que 87% des entreprises estimaient que les services cloud accéléraient leurs opérations commerciales, tandis que 52% déclaraient également jouir d'une meilleure sécurité que lorsqu'ils utilisaient l'informatique sur site.
3. Ajuster les autorisations d'accès pour les utilisateurs individuels
Vous ne voulez pas que ceux qui utilisent votre salle de données virtuelle aient trop d'accès – ou trop peu. Dans un article de blog, Markus Mikola, fondateur et PDG de ContractZen explique «Lorsque vous considérez que 70% des employés se sentent dépassés à cause d'une communication rompue et d'informations fragmentées… vous réalisez que l'accès à l'information est le fondement de une entreprise prospère. »
poursuit Mikola,« De plus, les données commerciales doivent être facilement partageables avec des parties externes. Cela inclut les partenaires commerciaux, les clients potentiels et les entreprises qui pourraient employer l'entreprise, qui souhaitent tous vérifier que l'entreprise en question est au-dessus du cadre et légitime. »
Rendre la documentation de diligence raisonnable facilement accessible via votre salle de données virtuelle peut aider à les audits et les financements, mais les propriétaires d'entreprise doivent être conscients de leur sécurité numérique. Les individus ne devraient recevoir que les autorisations d'accès minimales nécessaires pour faire leur travail, d'autant plus que la recherche a toujours constaté que l'erreur humaine est l'un des principaux contributeurs aux violations de données.
Assurez-vous de vérifier les autorisations accordées à des parties externes régulièrement. Généralement, ils n'auront besoin de ces données que pour un besoin temporaire et les autorisations devraient être annulées par la suite.
4. Organiser des documents et préparer des explications
Le stockage de vos documents de contrôle préalable dans une salle de données virtuelle est une chose. Mais bien souvent, les organisations qui demandent cette documentation voudront plus que des chiffres bruts. Ils voudront une explication de la signification de ces informations dans le cadre plus large de vos opérations commerciales.
Dans le cadre de l'anticipation des demandes futures, vous devez utiliser votre salle de données virtuelle pour organiser les documents par catégorie ou par client. Cela les rendra plus faciles à trouver et à partager en cas de besoin.
La transparence s'avérera également essentielle lors des contrôles préalables. Par exemple, la préparation d'une explication pour un achat unique aidera les acheteurs potentiels à mieux comprendre votre évaluation et votre rentabilité réelles. La transparence dans la fourniture de ces documents et explications renforcera la confiance et vous aidera à éviter les malentendus plus tard.
la simple portée de la documentation associée aux opérations, même d'une petite startup, peut sembler intimidante au premier abord, mais vous ne devez pas laisser ces fichiers importants devenir un obstacle à n'importe quelle étape de la croissance de votre entreprise. En prenant des mesures pour simplifier et rationaliser la diligence raisonnable, vous serez en mesure de fonctionner plus efficacement et d'être mieux préparé à tout ce que l'avenir vous réserve.
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