4 choses que vous devez faire pour assurer le partage de fichiers sécurisé dans votre entreprise

2 juillet 2018

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Dans une enquête de menée par Biscom, 95% des employés interrogés déclarent avoir été en mesure de retirer de leur entreprise des données sur lesquelles ils ne travaillaient pas. Ce scénario se produit malgré les méthodes mises en place par les entreprises pour transférer des données en toute sécurité entre leurs entreprises.

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un logiciel de partage pour assurer la communication et le transfert efficaces des documents confidentiels dans leurs bureaux. Mais ces entreprises comptent maintenant beaucoup sur Internet pour le stockage de fichiers et la communication.

Et, à l'insu de la plupart des gens, une grande partie de ces données en ligne est stockée par leur fournisseur d'accès Internet rendre les fichiers, mots de passe et communications d'une entreprise vulnérables. Le fait que ces fichiers d'entreprise tombent entre de mauvaises mains peut entraîner de graves problèmes comme le vol d'identité ou même la fraude.

Les services de partage de fichiers ont certainement plusieurs avantages comme la possibilité de transférer des fichiers plus volumineux. Cependant, la facilité avec laquelle les fichiers peuvent être partagés dans un environnement de bureau les rend vulnérables à la menace.

Comment pouvez-vous empêcher le transfert de vos fichiers vers des personnes non autorisées? Et, en tant que propriétaire d'entreprise, que pouvez-vous faire pour vous assurer que votre entreprise ne risque pas de compromettre ses documents confidentiels? Voici quatre choses que vous devez savoir sur le partage de fichiers dans votre entreprise.

1. Informez votre personnel du risque associé au partage de fichiers.

La sensibilisation est la clé pour assurer la sécurité. C'est pourquoi la première chose que vous devez faire est de laisser toute l'équipe sur les risques auxquels ils sont confrontés lors du partage de fichiers ou de l'utilisation de logiciels de partage de fichiers. Vous pouvez mettre en place des systèmes sophistiqués avec sécurité blindée, mais si les utilisateurs n'ont aucune idée de pourquoi vous les avez mis en place, votre entreprise continuera à être vulnérable.

Paul Kubler, cyber-sécurité et expert en criminalistique numérique chez LIFARS Digital Guardian que, avec la formation régulière de leurs employés sur les risques encourus, les dirigeants devraient bloquer les centres de partage non approuvés qui peuvent être utilisés pour fuir les données de l'entreprise. En outre, pour s'assurer qu'ils sont protégés, les employés devraient être éduqués au sujet de la sécurité générale.

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Informez les membres de votre personnel des dangers auxquels ils sont confrontés lorsqu'ils partagent des documents de bureau. Tous les employés ont un rôle important à jouer dans la promotion de la sécurité de l'entreprise. Alors, dites-leur pourquoi il est important que ces fichiers ne tombent pas entre de mauvaises mains.

2. Sachez qui a accès aux fichiers dans le nuage.

Le stockage dans le cloud rend les documents disponibles pour toute personne dans votre bureau qui en a besoin. Puisque les documents sont stockés dans le nuage, vous n'avez pas à vous soucier de vos fichiers se perdre ou s'inquiéter de la façon de les récupérer

Le stockage en nuage comme Dropbox vous permet pour partager un fichier avec un collègue au travail via un lien direct vers le document dans le nuage ou l'accès à ce fichier via email . Ceci est utile et pratique. Mais vous devez vous assurer que vous partagez uniquement le lien avec les destinataires autorisés. Pour cette assurance, vous devrez peut-être effectuer une mise à niveau vers Dropbox Professional. Cela vous permet de définir des autorisations pour que les personnes autorisées puissent accéder aux liens vers les fichiers stockés.

Il existe d'autres systèmes de stockage de fichiers basés sur le cloud qui vous permettent de définir et de gérer les autorisations d'accès au système. Box par exemple, est un système de stockage de fichiers basé sur le cloud qui fournit plusieurs options de partage ainsi qu'une fonction de suivi sophistiquée pour savoir à qui le document a été envoyé, qui l'a ouvert et qui l'a partagé

3. Mettez à jour vos systèmes de gestion de contenu.

Les problèmes de sécurité de l'information auxquels sont confrontées les entreprises évoluent. Il est important que le système de partage de fichiers que vous utilisez au bureau combatte les problèmes de sécurité actuels.

Vérifiez s'il y a des mises à jour des systèmes de gestion de contenu que vous utilisez actuellement. Mettez à niveau vos systèmes pour gérer et protéger efficacement les fichiers sensibles sur le réseau. Bien sûr, les nouveaux systèmes signifient un autre cycle de formation pour vos employés, mais l'investissement en vaut la peine. Assurez-vous donc que votre personnel est bien formé et qu'il connaît bien le logiciel mis à jour.

4. Optez pour un système intégré au lieu d'un système autonome

Un système autonome peut fournir la sécurité dont vous avez besoin, mais il ne se limite qu'à une seule fonction, comme sécurité de la messagerie . Assurer la sécurité des e-mails n'est que l'un des aspects de votre configuration d'entreprise qui nécessite une protection. Vous aurez toujours besoin d'un système autonome dédié au partage de fichiers ou à d'autres logiciels pour bloquer les trous qui rendent les fichiers de votre bureau vulnérables. Cependant, si vous optez pour un système intégré qui assure une sécurité efficace dans la communication de bureau et le partage de fichiers, vous pouvez vous rassurer que vos documents sensibles sont sécurisés.

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Les étapes ci-dessus vous aideront à sécuriser les fichiers de votre entreprise et à surveiller ce qui leur arrive. Plus encore, ils réduiront le risque d'exposition et de vulnérabilité inutiles, vous permettront de savoir où vont vos fichiers et surveilleront efficacement ce qui leur arrive.