3 rapports que chaque entrepreneur devrait générer dans son entreprise

Novembre
30, 2020

8 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Note de l'éditeur: L'extrait suivant est tiré du livre Total Alignment de Riaz Khadem et Linda Khadem.

Les trois rapports que chaque gestionnaire devrait utiliser font partie d'un système de rapports qui a été décrit pour la première fois dans notre livre, One Page Management . Ils sont idéaux pour suivre l'alignement dans une organisation. Examinons de plus près ce que ces trois rapports peuvent faire pour vous et vos équipes.

Le rapport Focus

^{Rapport: Depositphotos.com}

Le rapport Focus montre les performances d'un employé par rapport au statut réel de chacun des indicateurs de processus qui lui sont attribués. L '«état» de ces indicateurs est le nombre qui montre le résultat de l'indicateur au cours de la période de reporting précédente. Par exemple, supposons que la métrique sur une carte de performance soit "Taux de retour client" et que le taux de retour pour avril était de 3%. Ensuite, le statut de cette métrique dans votre rapport May Focus indique que les performances des employés sont de 3% dans la colonne de statut. Cela vous permet de connaître les performances de votre employé afin que vous puissiez aider à aligner ses efforts pour améliorer l'indicateur.

Lorsque votre statut est évalué par rapport à certains critères convenus, vous pouvez déterminer s'il était «bon» ou «mauvais». Nous aimons utiliser des objectifs pour établir ces critères. Ainsi, pour chaque facteur critique sur une carte de pointage, vous définissez trois niveaux d'objectifs: minimal, satisfaisant et exceptionnel. La cible minimale est le niveau inférieur à la performance qui n'est pas acceptable. Satisfaisant est le niveau qui vous ferait sentir bien dans vos performances, et exceptionnel est le niveau d'excellence. Pour d'autres facteurs, tels que le «pourcentage de rebut», moins c'est mieux. C'est pourquoi vous devez définir un "objectif minimum ou maximum". De cette manière, vous pouvez identifier les performances acceptables comme étant supérieures au niveau minimum ou inférieures au niveau maximum, selon le type de facteur. Avec ces critères, vous pouvez déterminer trois scénarios:

1. Excellente performance lorsque le statut est meilleur que l'objectif en suspens.
2. Bonne performance ou exception positive lorsque le statut est meilleur que l'objectif satisfaisant.
3. Rendement médiocre ou exception négative lorsque le statut est pire que l'objectif minimum.

Outre le "statut" et les "cibles", d'autres informations importantes sont la "tendance". La tendance montre si le statut d'un employé s'améliore ou s'aggrave. Par exemple, votre performance le mois dernier pourrait être pire que le minimum, mais la tendance des cinq dernières périodes pourrait être bonne. Au contraire, sa performance le mois dernier pourrait être meilleure que satisfaisante, mais la tendance pourrait être mauvaise. Ce sont des informations utiles.

Remplir des rapports de focus pour vos employés est un exercice enrichissant. Il vous permet de réfléchir plus profondément aux facteurs de succès que vous leur avez attribués, à la formule qui les définit, aux données qui entrent dans votre calcul et à l'action positive dont ils auront besoin.

The Feedback Report

^{Image: Depositphotos.com}

Le deuxième rapport s'appelle le rapport de rétroaction. Ce rapport est un résumé des «bonnes nouvelles» et des «mauvaises nouvelles» en fonction de l'état des indicateurs de vos employés. Il illustre les facteurs qui sont tombés en dessous de la fourchette inacceptable dans l'État et ceux qui sont au-dessus du niveau satisfaisant. Celles qui se situent entre les deux sont considérées dans la plage acceptable.

Ce rapport illustre également le nombre de périodes consécutives où le facteur a été meilleur que l'objectif satisfaisant ou pire que l'objectif Min / Max. En un coup d'œil, vous pouvez voir les commentaires sur vos performances. Vous essayez de créer des rapports de rétroaction pour chacun de vos employés. Examinez chaque facteur de votre rapport Focus et comparez leur statut aux objectifs que vous vous êtes fixés. Déterminez s'il est meilleur que l'objectif réussi ou pire que l'objectif minimum / maximum. Vous devez également prendre en compte le nombre de fois consécutives que ce facteur a obtenu de meilleurs résultats que l'objectif de réussite ou moins que l'objectif minimum / maximum.

The Management Report

[19659011] ^{Image: Depositphotos.com}

En tant que manager, vous aurez besoin de connaître la réalité de ce qui se passe dans votre pyramide des responsabilités, de bas en haut et de la de haut en bas. Pour ce faire, vous pouvez étudier les rapports de concentration individuels de ceux qui vous relèvent directement et indirectement, bien que cela puisse prendre du temps et être inefficace. Pour vous fournir des informations sur les performances de manière plus utile, il existe un troisième rapport, le rapport de gestion, qui vous donne un aperçu rapide des faits saillants des rapports de rétroaction de tous les membres de votre pyramide de responsabilité, les personnes qui vous informent directement et indirectement.

Cette approche est la "gestion par exception". Qu'est-ce que ça veut dire? Les personnes qui exécutent dans la plage acceptable n'apparaîtront pas dans ce rapport; ils font un travail satisfaisant et, à ce stade, vous n'avez guère besoin de vous pencher sur leur performance individuelle. Mais les artistes vedettes ainsi que ceux qui ont des défis se présenteront. Vous recherchez les exceptions aux deux extrémités du spectre de performances dans ce rapport. Évidemment, rendre compte de toutes les exceptions dans le rapport de gestion saturerait ce rapport et réduirait son efficacité. Par conséquent, un schéma d'escalade est intégré au système de rapport pour déterminer quelles exceptions sont signalées en amont.

Sur la base d'une règle d'escalade personnalisable, les exceptions positives et négatives augmentent lorsqu'elles sont récurrentes. La règle que nous recommandons est que deux exceptions consécutives ou plus soient pires que le niveau Min / Max ou au-dessus du niveau satisfaisant pour commencer à passer au niveau suivant. Au-delà, la vitesse de montée dépend de l'importance du facteur. Certains peuvent rapidement passer au niveau suivant après trois exceptions consécutives et d'autres plus lentement.

La raison de la règle d'indexation est que, par exemple, un superviseur qui a un problème de remboursement peut avoir peu de temps pour le résoudre. Dans le cas contraire, la notification du problème augmentera. Le patron dispose d'une période de temps prédéterminée pour l'aider à résoudre le problème. Si le problème persiste, le niveau suivant est alerté et ainsi de suite. Si c'est un problème grave et que personne ne semble avoir la réponse, la personne la plus importante de l'organisation le découvre. Il s'agit très probablement d'un problème systémique qui échappe au contrôle du superviseur en faute. Lorsque le problème apparaît dans votre rapport de gestion, vous savez que tout le monde a essayé de le résoudre. Vous avez maintenant la possibilité d'intervenir et de résoudre le problème.

Vous aurez également de bonnes nouvelles: avec le rapport de gestion, les performances sont transparentes. Les performances exceptionnelles sont signalées à la hausse et la bonne personne est reconnue.