3 façons de garantir la collaboration entre les employés internationaux

Dans notre de plus en plus à distanceDans un environnement commercial mondialisé et décentralisé, de nombreuses organisations seront incapables de réaliser leur plein potentiel tant qu’elles n’auront pas élargi leurs bassins de talents et de ventes au-delà de leur propre fuseau horaire.

Depuis le pandémie, travailler sur plusieurs fuseaux horaires est devenu à la fois plus facile et plus compétitif. Non seulement cela a conduit à une approche plus éloignée et effectif décentralisé, mais cela a également exacerbé les problèmes de pénurie de talents. Dans le même temps, de nombreux travailleurs du savoir ont établi un degré élevé de confort et de productivité dans un environnement éloigné.

Maintenant que la technologie a rendu la collaboration à travers l’espace relativement transparente, le plus grand obstacle auquel la plupart sont confrontés pour tirer parti des avantages d’une main-d’œuvre mondiale est temps. Certaines équipes mondiales résolvent ce défi en se pliant à un seul fuseau horaire dominant (« tout le monde doit maintenir les heures de la côte est américaine »), mais donner la priorité à un groupe d’employés par rapport aux autres peut avoir une série de répercussions négatives. Finalement, ceux qui font partie de la partie incommodée de la main-d’œuvre remarqueront la pression sur leur vie personnelle, leur santé mentale et leur capacité à maintenir l’équilibre travail-vie personnelle. En fin de compte, beaucoup choisissent entre déménager dans un autre fuseau horaire ou passer à une autre entreprise.

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L’autre option consiste à laisser le personnel maintenir des heures de travail confortables, peu importe où il se trouve, mais cela présente ses propres défis. Plus précisément, cela peut amplifier les effets de simples erreurs de communication ou de lacunes dans la communication. Lorsque quelque chose manque ou est mal compris dans une organisation traditionnelle, les membres de l’équipe peuvent rapidement obtenir des éclaircissements ou combler des lacunes d’information. Équipes mondiales, pendant ce temps, risque de perdre une journée de travail à attendre les éclaircissements d’un collègue endormi à l’autre bout du monde. De tels retards coûtent cher et compliquent le respect des délais, la prise de décisions ou la conclusion de contrats.

La solution par défaut pour la plupart des organisations dans de tels cas est une réunion en direct à des heures impaires. Bien que des réunions en dehors des heures de travail puissent être nécessaires en cas d’urgence, les organisations qui s’habituent à cette solution risquent de donner l’impression aux travailleurs qu’ils sont « toujours connectés », ce qui peut avoir des conséquences importantes au fil du temps.

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Toutes ces répercussions négatives ont des coûts réels. Selon un récent étudier, 31 % des travailleurs américains renonceraient à une partie de leur salaire pour parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. De plus, le montant médian dont les travailleurs auraient besoin en compensation supplémentaire pour sacrifier une partie de leur équilibre travail-vie personnelle est de 10 000 $.

Une autre étudier ont constaté que les employés qui ressentent un fort sentiment d’appartenance à une organisation prennent 75 % moins de jours de maladie, tandis que ceux qui se sentent exclus ont un taux de roulement 50 % plus élevé. Les problèmes de communication coûtent cher à la petite entreprise moyenne (de moins de 100 employés) 420 000 $ annuellement dans la perte d’efficacité, les écarts de confiance, le chiffre d’affaires et la productivité.

Alors, comment les équipes peuvent-elles travailler efficacement lorsque leurs journées de travail ne se chevauchent qu’une ou deux heures par jour, sans compter sur les communications en dehors des heures de travail ? Après plus d’une décennie de course Bulles en tant qu’entreprise entièrement distante, voici quelques-unes des meilleures pratiques que nous avons apprises.

1. Tirez le meilleur parti des heures qui se chevauchent

Lorsque les membres de l’équipe ne partagent que quelques heures de leur journée de travail, il est essentiel d’utiliser ce précieux le temps efficacement. Plus précisément, les temps de réunion dans ces fenêtres doivent être réduits autant que possible et n’inclure que les membres de l’équipe qui ont quelque chose de significatif à apporter – quelque chose qui ne peut pas être partagé dans une note plus tard.

Les participants doivent également disposer de suffisamment d’informations avant la réunion pour s’assurer que les premières minutes sont bien utilisées et que tout le monde est au courant. De plus, les points à l’ordre du jour doivent être limités aux points urgents, critiques ou difficiles à traiter de manière asynchrone.

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2. Apprenez une communication asynchrone efficace

Lorsque les heures qui se chevauchent sont limitées, une grande partie des informations qui traversent les fuseaux horaires seront plutôt partagées de manière asynchrone, en utilisant des supports de communication qui ne nécessitent pas de participation en temps réel. Cela signifie que les membres de l’équipe doivent s’appuyer sur leur capacité à écrire ou à enregistrer des messages à transmettre aux membres dans différents fuseaux horaires, ce qui laisse peu de place à une mauvaise interprétation ou à un malentendu.

Efficace communication asynchrone nécessite également des outils plus dynamiques que Mou et le courrier électronique, qui nécessitent souvent de solides compétences en communication écrite. Notre plateforme, Bubbles, permet aux utilisateurs de contribuer à des conversations asynchrones en utilisant du texte, de l’audio ou de la vidéo, garantissant ainsi que chacun a une chance égale de participer à la discussion, en utilisant le média qui lui est le plus naturel.

3. Construire des référentiels d’informations

Si des informations manquent toujours à la suite d’une brève conversation en temps réel pendant ces heures limitées qui se chevauchent ou d’une conversation asynchrone, il est toujours bon d’avoir une option de sauvegarde supplémentaire. Cette dernière sécurité intégrée avant de recourir à une réunion paniquée après les heures de travail ou de risquer une journée de perte de productivité se présente généralement sous la forme d’un référentiel d’informations.

Un simple document partagé mis à jour avec des informations pertinentes sur un projet donné, ou un manuel de l’employé rempli de réponses aux questions courantes, offre au personnel un moyen supplémentaire de combler les lacunes de communication de manière asynchrone. Après tout, vous ne pouvez pas tout partager dans une note vidéo ou un e-mail asynchrone, et vous ne voudriez pas non plus submerger le destinataire d’informations. C’est pourquoi il est toujours judicieux d’avoir un endroit supplémentaire où le personnel peut trouver des réponses lorsqu’il manque des informations critiques. Terminer chaque journée par une mise à jour rapide pour vos collègues dans différents fuseaux horaires est un moyen efficace de réduire la dépendance aux réunions en temps réel et une pratique solide pour suivre les progrès et identifier les opportunités d’amélioration de l’efficacité.

Ignorer les opportunités qu’offre une main-d’œuvre plus décentralisée rendra plus difficile la compétitivité des organisations dans l’économie post-pandémique, mais pour exploiter une main-d’œuvre mondiale, il faut d’abord résoudre les lacunes potentielles en matière de communication. En tirant le meilleur parti des heures qui se chevauchent, en apprenant à communiquer de manière synchrone et en fournissant des ressources d’information supplémentaires, les équipes internationales peuvent toujours collaborer efficacement, même avec des heures de travail qui se chevauchent limitées.