À l’heure actuelle, vous êtes habitué à une liste sans cesse croissante de priorités et à un budget en diminution constante. Dans certaines régions, vous pouvez vous débrouiller, mais dans d’autres, le statu quo peut vous coûter plus cher que ce qu’il vaut.
La gestion des voyages et des dépenses est l’un des domaines où votre organisation manque de succès. Que vous décidiez d’automatiser une partie seulement de votre processus de dépenses, d’élaborer votre propre solution ou de choisir une technologie «suffisamment performante», une approche inefficace et désuète peut vous freiner. Cela limite votre capacité à saisir les dépenses et à identifier les tendances, ce qui vous permet de laisser de l'argent sur la table et d’ouvrir votre entreprise à des risques juridiques et financiers.
Plus que jamais, il est temps de repenser votre approche. Deux tendances majeures perturbent le paysage des affaires, présentent des défis énormes et rendent votre entreprise vulnérable aux coûts cachés comme jamais auparavant.
Le pouvoir d'achat est entre les mains des employés
Les dépenses qui étaient auparavant sous le contrôle de votre organisation à l'employé. Les employés réservent de plus en plus leurs propres voyages avec les compagnies aériennes et les autres, en choisissant leur propre lieu de séjour et en effectuant des achats à partir de leur téléphone portable. En fait, le nombre de clients de SAP Concur utilisant Airbnb a augmenté de 42% entre 2016 et 2017, dont 63% des clients du Fortune 500. Et la réalité est que votre technologie n’est probablement pas configurée pour répondre à ce changement.
Lorsque vous ne pouvez pas voir tout ce qui est dépensé, vous ne pouvez pas contrôler ces dépenses. Et malheureusement, vous pouvez avoir plus de dépenses invisibles que vous ne le pensez. Selon une étude d'août 2018 [GB de GBTA 37% des hôtels et 15% des vols sont réservés en dehors des canaux professionnels, tandis que seulement 20% des entreprises utilisent la technologie pour capturer des réservations externes. Lorsque vous avez une visibilité limitée sur les fournisseurs utilisés, vous n’avez pas la possibilité de négocier des tarifs et de risquer de laisser de l’argent. En outre, le nombre d'employés qui achètent directement auprès des fournisseurs continue d'augmenter, de même que la quantité d'argent qui vous manque.
La réglementation fiscale et de conformité à la hausse
Les employés ne sont pas les seuls à changer leur façon de faire des choses. Les gouvernements aussi. En quête de revenus, ils continuent d’imposer de nouvelles taxes et d’apporter des modifications à la réglementation, et ils multiplient les enquêtes pour réprimer les contrevenants.
«Assez bon» ne résoudra pas la question de la réglementation. Avec plus de moyens et de canaux pour les employés, vous devez rester au fait de toutes les dépenses et de tous les fournisseurs. Lors de l'audit de votre organisation, les enquêteurs attendent des rapports complets et précis sur toutes les transactions. Mais si vous continuez de vous appuyer sur une approche réactive et dépassée, vos chances de réussite sont minces, ce qui se traduit par une implication des dirigeants, des coûts supplémentaires et un impact important sur la réputation de votre entreprise.
changer pour votre organisation, comment vous approchez de votre voyage et les dépenses devraient également changer. Adoptez une technologie moderne qui intègre les données de toutes les sources, vous connecte à toutes les dépenses de vos employés, capture chaque transaction, détecte immédiatement les fraudes et vous fournit les données nécessaires pour prouver la conformité .
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Cet article a été publié sur Concur.com .
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