13 Etiquettes à suivre pour les entreprises

février
4 2019

5 min de lecture

Cette histoire a paru à l'origine sur Glassdoor

Peu de choses peuvent ternir votre marque professionnelle, tout comme un courriel mal écrit et mal orienté. Un clic sur le bouton "envoyer" peut faire la différence entre un échange professionnel réussi et un problème potentiel de ressources humaines ou un conflit entre collègues. Et bien que les Américains envoient des centaines de milliers de courriels par jour, cela ne doit pas être pris pour acquis.

Que vous soyez un professionnel expérimenté ou un débutant en bureautique, voici 13 règles à ne pas oublier concernant l'étiquette des courriels professionnels

1. Faites attention à la ligne d'objet.

Rédigez une ligne d'objet claire et concise qui reflète le corps du courrier électronique. Évitez les lignes d'objet marquées «Hi», «Touching Base» ou «FYI» et ne laissez aucune ligne d'objet vide.

2. Utilisez une salutation appropriée.

N'oubliez pas que «Salut» et «Hey» communiquent un manque de professionnalisme et de maturité . Commencez votre courrier électronique avec des phrases telles que «bonjour», «bon après-midi», «bonsoir» ou «bonjour». «Bonne journée» ou «salutations» sont d'autres expressions fréquemment utilisées sur la scène internationale.

3. Utilisez une introduction.

Dans les cultures directes comme les États-Unis, la meilleure pratique consiste pour l’envoyeur à se présenter par son nom et son prénom, avec quelques informations de base dans les premières lignes. Par exemple, «Chère Mme Mandell, je m'appelle Sharon Schweitzer, fondatrice de Access to Culture. On vous a référé par… »ou« Je m'appelle Sharon Schweitzer et je suis une experte en commerce international qui vous écrit à propos de… ». Ceci est particulièrement important lorsque vous vous présentez à de nouveaux contacts, clients potentiels, clients et employeurs qui veulent savoir comment. vous avez reçu leurs coordonnées.

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4. Connaissez la culture.

Lors de l'envoi d'un courrier électronique à des personnes de cultures indirectes, il s'agit d'un protocole approprié et d'une meilleure pratique pour rechercher les coutumes du pays. Par exemple, au Japon, il est poli, approprié et habituel de se renseigner sur la météo dans la première phrase d'un e-mail professionnel. En revanche, il serait inapproprié d’envoyer un courrier électronique vous présentant à un contact japonais potentiel. Dans les cultures indirectes, les introductions ne sont faites que par des tierces parties respectées mutuellement en raison de la coutume; Les courriels froids sont ignorés, supprimés, bloqués et / ou marqués comme indésirables.

5. N'incluez pas l'humour et le sarcasme.

Les courriels peuvent facilement être mal interprétés dans un texte sans contexte. L'humour est spécifique à la culture. Évitez à la fois l'humour et le sarcasme dans les courriels car le destinataire peut être confus ou, au pire, offensé.

6. Vérifiez bien vos pièces jointes.

Lorsque vous joignez un fichier, ayez la gentillesse de prendre quelques secondes de plus pour le coller également dans le corps de l'e-mail. Cela montre de la considération pour le destinataire, en lui faisant gagner du temps et des risques lors de l’ouverture des pièces jointes. Est-ce que cela prend plus de temps pour vous? Oui. Est-ce que ça vaut le coup? Oui.

7. Ne cliquez pas sur «Répondre à tous».

Évitez d’utiliser «Répondre à tous» sauf si tout le monde a besoin de le savoir. Lorsque le C-Suite (PDG / COO) ou l’assistant administratif envoie un courrier électronique à 10 membres du personnel demandant des volontaires pour un projet de service communautaire, répondez à l’administrateur, et non à tous les 10 membres. Pourquoi obliger 10 autres personnes à supprimer votre email? Répondre à tous est une fonction pour les délibérations en cours sur un sujet particulier.

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8. Répondez opportunément.

Répondre dans dans les 24 heures est une simple courtoisie . Laisser quelqu'un en suspens plus longtemps et vous n'êtes pas seulement perçu comme impoli, cela pourrait vous coûter cher à long terme. Si vous avez involontairement laissé quelqu'un attendre plus de 24 heures ou que des circonstances atténuantes se sont présentées, expliquez poliment la situation et exprimez vos excuses.

N'utilisez pas emoji.

Ces petites icônes souriantes et souriantes sont destinées aux messages texte. Ils sont inappropriés et non professionnels dans un courriel professionnel. Les émoticônes peuvent renvoyer des courriers électroniques vers un filtre anti-spam ou une boîte aux lettres indésirable. Et cela peut paraître immature et peu professionnel.

10. Protégez votre vie privée.

Le courrier électronique est public. Même si un courrier électronique est supprimé, les services en ligne et les logiciels peuvent accéder aux messages stockés sur le disque dur. Avant de cliquer sur «Envoyer», réfléchissez à ce qui peut arriver si un collègue d’affaires, votre concurrent, un employeur, le FBI ou tout autre destinataire involontaire lit votre courrier électronique. Pensez-y de cette façon: À quoi ressemblerait mon courriel s'il était posté sur Facebook?

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11. Ne soyez pas négatif.

Il n’est pas approprié d’envoyer des commentaires négatifs par courrier électronique. Un e-mail en majuscules évoque la colère d'un e-mail. Ces messages antagonistes sont gênants longtemps après que le courrier électronique a été envoyé et reçu. Si vous devez relayer de mauvaises nouvelles par courrier électronique, utilisez des mots objectifs et énoncez les faits. La communication face à face est meilleure lorsque diffuse une mauvaise nouvelle .

12. Faites la correction d'épreuves.

Vérifiez et revérifiez les fautes d'orthographe et de grammaire. Ces erreurs vous font paraître peu professionnels et réduiront la probabilité que l'e-mail soit pris au sérieux. Le logiciel de courrier électronique est fourni avec de nombreux outils professionnels tels que la vérification orthographique – utilisez-les.

13.

En laissant savoir au destinataire qu’une réponse n’est pas nécessaire, le cycle d’e-mail ne se poursuit pas à perpétuité. Fermez avec «Pas de réponse nécessaire», «Merci encore», «Rendez-vous à la réunion du conseil d’administration mardi» ou «S'il vous plaît, faites-moi savoir si je peux vous aider davantage.» Terminez votre courrier électronique avec une clôture du type «Meilleur», «Meilleures salutations», «Sincèrement», «Merci» ou une autre phrase appropriée.

Sharon Schweitzer est une experte internationale en étiquette des affaires, auteur et fondatrice de Access to Culture . [19659036]