11 signes que vous ne gérez pas votre calendrier efficacement

Août
24 2019

8 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Si vous êtes comme la plupart des entrepreneurs, votre calendrier est chargé. Cependant, cela ne signifie pas qu’elle a été gérée efficacement. En fait, il s’agit peut-être simplement d’un gâchis encombré qui vous prépare à l’échec. Mais comment pouvez-vous dire? En tant que fondateur de Calendar une application qui aide les propriétaires d’entreprise à mieux gérer leur temps, j’ai étudié plus de 200 millions de réunions du calendrier et formulé ces 11 panneaux indiquant que vous ne gérez pas bien le vôtre.

1. Vous êtes connu pour avoir dit: "Il n’ya tout simplement pas assez de temps."

At-on appris que vous vous plaigniez souvent du manque de temps pour tout faire? Comme l'auteur H. Jackson Brown Jr. a dit à juste titre: "Ne dites pas que vous n'avez pas assez de temps. Vous avez le même nombre d'heures par jour que celles accordées à Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Mère Teresa, Léonard de Vinci, Thomas Jefferson et Albert Einstein. "

Au lieu de pleurnicher, faites quelque chose en prenant du temps. Ce que vous faites est différent pour chacun. Le premier point de départ est de diriger un Par exemple, vous pouvez remarquer que vous surestimez ou sous-estimez le temps nécessaire à l'exécution d'une tâche ou que vous passez trop de temps à des activités non productives telles que la vérification des réseaux sociaux.

12 erreurs de gestion du temps qui vous ont menacé d'échec

2. La ponctualité n’est pas votre point fort.

J'ai un ami qui est toujours en retard. C'est presque son mantra. Et bien que nous plaisantions, le fait est qu’être en retard est l’une des pires habitudes que vous puissiez avoir à la fois personnellement et professionnellement. Le retard est grossier et irrespectueux et finira par nuire à votre réputation et à vos relations avec les fractures. Sans oublier que brouiller et passer d'une chose à une autre doit être stressant,

Comme pour se sentir à court d'heures disponibles, une vérification rapide peut vous aider à éliminer cette tendance malheureuse et à vous donner une meilleure idée des rituels quotidiens comme le se rendre au travail et en revenir. Prenez également l'habitude de laisser des zones tampons entre les rendez-vous et les réunions et commencez à prendre en compte le temps de déplacement afin de pouvoir quitter les lieux à temps.

Vous ne savez pas la dernière fois que vous avez revu votre calendrier.

Au moins, vous devriez au moins consulter votre calendrier tous les soirs et à l’aube. Cela peut sembler exigeant, mais la préparation suscitera toujours la confiance. Vous commencerez à être là où vous devez être à l'heure. La raison pour laquelle je regarde mon calendrier vers 13h est pour m'assurer que tout est toujours en ordre. Par exemple, une téléconférence avec un client aurait pu être reprogrammée pendant mon sommeil.

Un contrôle préalable vous fera gagner du temps et vous permettra de rester organisé. Vous utiliserez des créneaux horaires supplémentaires pour vous préparer à autre chose. La planification et la reprogrammation ne sont possibles que si vous utilisez les bons outils. Pensez à un logiciel de planification, tel que des calendriers intelligents, qui vous permettra de rester au top de votre forme. Prenez du temps pour consulter votre calendrier chaque semaine et chaque mois vous gardera organisé et au-dessus de vos intentions.

4. C’est homogène.

Qu'est-ce que je veux dire par là? Si votre calendrier ne comporte pas de code couleur, chacune de vos entrées a la même couleur. Cela peut ne pas sembler grave, mais vous voulez savoir exactement où regarder quand vous l'ouvrez. La confusion ne va pas vous catapulter vers une productivité plus élevée.

Comment vous colorez le code c'est tout à vous. Cependant, vous devez être conscient de certaines psychologies, par exemple le gris représente l'équilibre, ce qui en fait un excellent choix pour les réunions, tandis que le bleu déclenche une réaction de relaxation idéale pour les tâches moins exigeantes.

Une autre option serait d'utiliser le codage couleur du chakra. La pensée chakra est une méthode dans laquelle chaque couleur est associée aux points d'énergie du corps. Personnellement, je n'utilise pas souvent cette approche personnellement, mais certaines couleurs me tiennent à cœur et le fait de le reporter sur mon calendrier me motive.

Vous acceptez toutes les demandes de temps.

Vous devez être sélectif lorsqu'il s'agit de demandes de temps, et la solution la plus naturelle est de dire «non» plus souvent. Je sais que cela peut être gênant pour certaines personnes et que vous ne voulez pas en laisser tomber d’autres, mais votre temps est votre ressource la plus précieuse. Accepter chaque invitation ou arrêter ce que vous faites chaque fois pour aider une autre personne réduira le temps consacré à vos propres priorités. Ne dites «oui» que lorsque vous avez la disponibilité ou que c’est quelque chose qui vous passionne vraiment. Si ce n'est pas le cas, refusez poliment la demande.

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6. Les conflits de planification sont la norme.

Vous venez d’être invité au dîner d’anniversaire d’un ami. Sans consulter votre calendrier, vous avez accepté l'invitation. Puis, la veille de la soirée, vous avez reçu un rappel concernant la réunion d’un client ce soir-là et vous devez prendre une décision de dernière minute qui va décocher quelqu'un.

Les conflits d’horaire sont inacceptables. Ils ne font rien sauf ajouter plus de stress et d'anxiété à votre vie et compromettre vos relations. Avant d'accepter une invitation, assurez-vous que rien ne figure dans votre calendrier. Si vous avez un espace vide, planifiez-le, bloquez-le et souvenez-vous des mémoires tampons susmentionnées entre les rendez-vous afin de laisser suffisamment de temps pour aller du point A au point B.

7. Vous êtes plein d'excuses.

Florence Nightingale a un jour déclaré: «J'attribue mon succès à ceci: je n'ai jamais donné ou pris d'excuses." J'adore cette citation. Nous avons tous les mêmes 24 heures par jour. Si vous vous ne faites pas votre travail ou ne tardez pas, vous ne gérez pas votre calendrier efficacement. En bref, arrêtez-vous avec les excuses. Personne ne veut les entendre. Réglez plutôt votre calendrier et profitez au maximum de votre temps. avez-vous.

8. La règle, c'est l'indécision, la procrastination et le perfectionnisme

Ces trois termes peuvent sembler sans lien l'un avec l'autre à première vue, mais chacun peut révéler les obstacles à votre réussite. Vous avez peut-être à attendre jusqu'à la dernière minute pour travailler sur une tâche et vous êtes obsédé par la perfection de votre travail.

Demandez-vous si vous êtes indécis. Remettez-vous ce que vous devez faire via la procrastination ou le perfectionnisme? Chacun de ces symptômes peut vous jeter re civile toute chamboulée. Vous avez peut-être réservé deux heures pour faire quelque chose, mais il vous en faut quatre. Par conséquent, ces deux heures supplémentaires sont reportées à l’article suivant.

Il faut un peu de pratique et de discipline personnelle pour rompre avec ces mauvaises habitudes. S'en tenir au temps alloué à une tâche spécifique de votre calendrier est un début. Et une fois que vous avez commencé, votre cerveau ne veut pas laisser le travail inachevé grâce à l’effet Zeigarnik . De plus, vous pouvez toujours revenir en arrière et réviser votre travail lorsque vous en avez la disponibilité.

Vos relations sont en péril.

Pensez-vous que vos relations personnelles et professionnelles sont tendues à cause de votre retard ou de votre manque de fiabilité? Cela peut indiquer que vous ne gérez pas correctement votre calendrier. Par exemple, vous pouvez vous engager de manière excessive, ce qui peut entraîner des conflits de planification, ou être réputé tarder parce que vous avez planifié des réunions consécutives. Lorsque votre calendrier est en ordre, vous constaterez immédiatement une réduction de ces inconvénients et commencez à démontrer que vous êtes fiable et respectueux du temps des autres.

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10. Le courrier électronique est votre principal outil de planification.

Si vous utilisez toujours le courrier électronique comme principal outil pour planifier des rendez-vous, il est temps de trouver une meilleure alternative. Plutôt que de répondre à de longs fils de discussion, utilisez un logiciel de planification automatisé qui indique aux autres utilisateurs uniquement lorsque vous êtes disponible. Si une heure spécifique est déjà réservée, le logiciel ne permettra à personne de prendre rendez-vous avec vous.

11. Vous êtes réduit à néant.

Enfin, un calendrier parfaitement réglé vous évitera de vous épuiser. Si vous n'êtes pas organisé, votre santé sera en danger, ce qui augmentera vos chances d'oublier vos objectifs, ce qui diminuera votre rendement au travail. Bien que la gestion de votre calendrier ne résout pas tous ces problèmes, c’est un moyen efficace de réduire le surmenage. La raison principale pour laquelle vous souhaitez travailler sur l'objectif d'un calendrier équilibré est qu'en utilisant cet outil, tous les autres objectifs peuvent être atteints. Vous maintiendrez un équilibre sain entre travail et vie privée et vous ferez des pauses lorsque vous en aurez besoin.