11 façons de réduire vos coûts informatiques dès maintenant

« Avec le stockage, vous souhaiterez peut-être toujours bénéficier du meilleur plan d’assistance pour remplacer tout composant défectueux en quelques heures ou moins », explique Pratt. « Mais en regardant une infrastructure réseau ou un calcul moins critique où il y a une redondance adéquate, un dirigeant peut opter pour un plan de support plus conservateur et moins coûteux. »

4. Envisagez des contrats basés sur la consommation

L’un des meilleurs moyens d’aligner les coûts informatiques sur les résultats générateurs de valeur consiste à établir une tarification basée sur la consommation, même si cela peut sembler une option plus coûteuse.

« Les contrats basés sur la consommation s’auto-optimisent », explique Buchanan de Gartner. « Les coûts variables peuvent être un peu plus élevés par unité que les coûts fixes, mais ils coûtent moins cher au total si votre entreprise a moins besoin de les utiliser.

5. Repenser les décisions d’approvisionnement

Il est toujours utile de revoir les accords avec les sous-traitants et autres fournisseurs de services tiers, qui représentent souvent l’une des dépenses informatiques les plus importantes.

« Les entrepreneurs et les vendeurs doivent être traités comme votre assurance automobile », explique Pratt. « Lorsque vient l’heure du renouvellement, assurez-vous d’examiner attentivement et de magasiner. »

En ce qui concerne le travail occasionnel en particulier, les DSI paient souvent des tarifs supérieurs à ceux du marché ou font appel à une classe d’entrepreneurs plus coûteuse que nécessaire, explique Tanowitz de West Monroe, dont l’analyse a révélé des opportunités d’économies entre 6 % et 30 %.

Plusieurs méthodes peuvent aider les responsables informatiques à rechercher les fuites de valeur dans les contrats de services informatiques. Allen d’EY Americas suggère d’effectuer une analyse des dépenses finales des fournisseurs, afin d’identifier une prolifération inutile de fournisseurs ; Analyse Pareto des dépenses des fournisseurs, pour identifier les opportunités de consolidation des fournisseurs ; l’analyse comparative, pour réaligner les prix sur les conditions du marché ; et une analyse des compétences du marché, pour identifier les compétences qui pourraient être acquises à des tarifs inférieurs. Allen a vu des responsables informatiques réduire entre 15 % et 30 % de leurs dépenses en services informatiques grâce à ces techniques.

Les responsables informatiques peuvent également constater que certains travaux peuvent être externalisés à moindre coût. Jonas Hansson, CIO chez Axis Communications, est un partisan du sourcing interne. « L’externalisation est toujours beaucoup plus coûteuse et moins flexible, à moins de pouvoir prédire l’avenir et d’être un très bon acheteur », dit-il. « La meilleure façon de réduire les coûts sur le long terme est de cultiver les compétences et l’expérience internes. »

6. Mettre en œuvre un sourcing agile

Même le processus de sourcing et de prise de décision en matière d’approvisionnement peut finir par coûter plus cher aux organisations informatiques que ce qu’elles avaient prévu. Certains responsables informatiques progressistes adoptent une approche agile du sourcing, décomposant le processus en étapes itératives plus courtes afin d’atténuer les dépassements de coûts, les retards et les résultats mal alignés.

En outre, impliquer plus tôt les parties prenantes des finances et des achats peut contribuer à rationaliser le processus de prise de décision, explique Mittal d’Everest Group. « Cela contribue également à la pollinisation croisée des idées pour rendre le processus de sélection technologique plus efficace en termes de négociations, de meilleures pratiques du marché et de ce que font les autres fonctions de l’organisation », ajoute-t-il.

7. Sortez les déchets technologiques

Il est désormais temps pour les DSI de régler leurs dettes technologiques afin de réduire les coûts et d’investir dans de nouvelles façons de générer de la valeur, déclare Buchanan de Gartner.

« Le support étendu est un moyen coûteux de payer pour un niveau de service et de sécurité inférieur », dit-il, ajoutant : « Les organisations ne peuvent dépenser moins en toute sécurité que si elles réduisent leur base de coûts en la restructurant. Cela signifie sortir les poubelles, déprioriser les technologies qui ont dépassé leur date de péremption et les remplacer avant qu’elles ne soient plus sûres, sécurisées et adaptées à leur usage.

Les DSI peuvent être réticents à revenir sur des décisions de dépenses prises il y a plusieurs décennies, et les chefs d’entreprise sont souvent dans le déni parce qu’il n’est pas facile d’annuler un retour sur investissement. Mais une façon d’aborder ce problème consiste à attribuer « un chiffre très effrayant » à la dette technologique et à le soumettre au conseil d’administration, dit Buchanan.

8. Auditer tous les contrats

Les services informatiques paient presque toujours plus que ce dont l’entreprise a réellement besoin pour le matériel, les logiciels et les réseaux. « Des contrôles périodiques de vos dépenses informatiques peuvent révéler des coûts cachés dont vous n’êtes peut-être pas conscient, depuis les licences logicielles inutilisées jusqu’aux services redondants. Ces « petites » dépenses peuvent représenter une somme importante », déclare Vineet Arora, CTO de la société de services informatiques WinWire.

Les dépenses de réseau sont l’un des domaines de dépenses excessives les plus courants, car les entreprises continuent de payer pour des circuits qui ne sont plus utilisés, explique Tanowitz de West Monroe.

Les erreurs de facturation, la surproduction de licences et les changements de capacité sont d’autres éléments à surveiller. « Souvent, les dépenses informatiques deviennent presque une dépense de routine et [there’s less] un examen minutieux au fil du temps », déclare Joe McMorris, CIO et RSSI chez Planview. « Les responsables informatiques doivent faire preuve d’ouverture d’esprit et porter un regard neuf sur tous les domaines de l’entreprise. »

9. Rationaliser les candidatures

Lorsqu’il s’agit de logiciels, ce ne sont pas seulement les licences ou les postes qui doivent être rationalisés, mais les applications elles-mêmes. Les entreprises ont constaté une augmentation de 71 % du nombre d’applications qu’elles utilisent au cours de l’année écoulée, selon une étude de Freshworks. enquête auprès des professionnels de l’informatique. « Les équipes informatiques ne peuvent plus continuer longtemps sans supprimer sans relâche ce qui ne favorise pas l’efficacité », déclare Prasad Ramakrishnan, CIO de Freshworks.

« Les DSI doivent systématiquement examiner leur pile technologique avec l’avis des travailleurs de première ligne », déclare Erik Bailey, CIO de l’éditeur de logiciels de gestion IP Anaqua, qui évalue régulièrement la pile logicielle de l’entreprise, en examinant les intégrations, la sécurité et l’utilisation. « L’une des mesures majeures de réduction des coûts que nous mettons en œuvre consiste à évaluer et à consolider les fournisseurs. Notre objectif est de standardiser un ensemble d’outils plus restreint pour, à terme, atteindre la neutralité en termes de coûts, tout en améliorant considérablement l’efficacité opérationnelle, la productivité et la charge de travail des employés.

10. Tirer plus de valeur de la technologie existante

« Je cherche constamment à tirer davantage de valeur de nos dépenses », déclare Upchurch, ajoutant que SAS a investi dans les systèmes de base de l’entreprise et que son objectif est d’éviter d’acheter des systèmes qui se chevauchent ou sont concurrents afin de maintenir un portefeuille technologique efficace. « Cela implique d’amener les clients internes à justifier les raisons pour lesquelles les dépenses informatiques existantes en solutions ne répondent pas aux besoins de leur entreprise », explique-t-il.

Il est également important d’éduquer continuellement les employés sur les outils à leur disposition et de proposer une formation sur l’ensemble de leurs capacités, déclare Anthony Walsh, directeur principal des services informatiques mondiaux chez Onestream Software. « La plupart des utilisateurs ne connaissent qu’une fraction de la technologie à leur disposition, et ils peuvent penser à tort qu’ils ont besoin d’un accès ou d’un budget pour un nouvel outil alors qu’ils disposent déjà de ces capacités. »

11. Automatisez l’informatique

Il existe plus de possibilités que jamais d’automatiser certains aspects de la charge de travail informatique.

« Rechercher des moyens de mettre en œuvre l’automatisation des processus informatiques peut conduire à une réduction des coûts de main-d’œuvre et à une efficacité améliorée », déclare Schrader de Protiviti. Les tâches couramment automatisées incluent la surveillance du système, la gestion des correctifs et les sauvegardes.

Gardez la réduction des coûts en perspective

Quelles que soient les mesures prises par les responsables informatiques pour réexaminer les coûts, ils doivent conserver une perspective à long terme.

« Prendre des décisions à court terme peut mettre l’entreprise en danger avec une dette technique ultérieure qui pourrait être plus coûteuse et plus laborieuse à surmonter », explique Pratt de 11:11. « Un bon leader trouvera l’équilibre nécessaire entre être conservateur et positionner l’organisation informatique pour développer et améliorer l’entreprise. »

Les responsables informatiques intelligents comprendront également que l’optimisation du budget informatique tout en continuant à soutenir et à permettre une croissance commerciale axée sur la technologie nécessite plus qu’une simple prudence budgétaire. L’informatique ne peut pas se permettre d’être considérée comme un centre de coûts, déclare Mittal d’Everest Group. Ainsi, les responsables informatiques doivent continuellement analyser la rentabilité de la technologie.

Comme le dit Buchanan de Gartner : « Le défi n’est pas la gestion des coûts, mais la création de valeur à partir des coûts. »