Planifier et organiser un événement pour votre entreprise

Le temps des courriers électroniques, des appels impromptus et des entonnoirs de vente est révolu – Dieu merci! Aujourd’hui, les gens changent la façon dont ils achètent et il est essentiel pour le succès de votre petite entreprise d’interagir avec vos clients de manière significative et authentique. Chaque interaction que vous entretenez avec vos clients (ou clients potentiels) est une occasion de leur témoigner de la gratitude.

Les petites entreprises qui excellent et surprennent posent les bonnes questions, apprennent à connaître leurs clients et valorisent leurs besoin, pas seulement ce qu'ils veulent. Une façon de vraiment interagir avec vos clients (et de montrer votre gratitude) consiste à organiser un événement. Il existe très peu de moyens de communiquer avec vos clients, investisseurs et employés qui ont plus de valeur qu'une conversation en face à face – et les événements le font bien.

Un événement bien planifié et organisé donne à votre entreprise un élan vraiment précieux. , mais un mal exécuté cause des dommages irréparables. Voici quelques conseils et astuces pour organiser un événement époustouflant – un événement dont les gens se souviennent et qui les laisse désirer plus.

Les événements sont de toutes formes et de toutes tailles pour répondre à des besoins variés

Tisser des liens avec vos employés, clients, fournisseurs et partenaires lors d’un événement bien organisé dresse un tableau mémorable et les laisse avec toute la chaleur , sentiments flous.

Il s’avère que les fuzzies chauds collent! Lorsque vous êtes en mesure d'exécuter un événement de qualité (grand ou petit), vous vous connectez avec des clients actuels et potentiels. Cela amène vos clients potentiels à prendre des décisions d'achat (ou d'emploi, ou d'investissement) avec un attachement émotionnel. Travaillez réellement pour vous connecter et établir des réseaux avec les gens en utilisant les événements comme une opportunité d’interaction. Avant de vous lancer dans la planification d’événements, réfléchissez à votre objectif: quel est l’objectif final?

Tout d'abord, déterminez le but ou l'objectif de votre événement:

• Vous recherchez une visibilité pour votre marque?
• Célébrez-vous un événement marquant?
• Souhaitez-vous remercier votre personnel pour le travail bien fait?
• Avez-vous un message que vous essayez de faire passer?
• Nourrissez-vous vos relations avec les prospects?

Lorsque vous créez un événement mémorable, qui vous place dans la position d'un ami de confiance, les gens sont plus susceptibles de faire affaire avec vous. Soyons honnêtes, ces jours-ci, nous sommes beaucoup plus susceptibles d’acheter sur la recommandation d’un ami de confiance qu’en raison d’une annonce ciblée sur Facebook. Alors, comment devenez-vous l'ami de confiance? Comment créez-vous un événement dont vous vous souviendrez? Consultez nos astuces de planification intéressantes ci-dessous.

Où commencer la planification d'un événement?

Considérez les vacances et les calendriers de vos fournisseurs, tels que leurs heures d'arrivée et tout événement conflictuel susceptible de poser problème. Envoyez votre calendrier à votre équipe pour recueillir les commentaires et éviter les problèmes non exprimés qui n'auraient peut-être pas été soulevés autrement. Quel est le calendrier des livrables compte tenu de vos attentes? Combien de temps à l'avance avez-vous besoin de tâches spécifiques? Existe-t-il un document / graphique de processus / graphique géant disponible? Quel est le but final? Toutes ces questions sont de bonnes questions non négociables que vous voudrez rassembler avant toute planification ultérieure. Une fois que vous en avez pris connaissance, il est temps de planifier votre événement! Vous devez suivre six étapes importantes pour mener à bien votre processus de planification de A à Z.

1. CHOISISSEZ UN ESPACE: souvent laissé à la dernière minute, mais extrêmement important

Réfléchissez aux détails de l'espace. Si vous êtes capable de parcourir l’espace à peu près au même moment que l’événement, c’est l’idéal. Imaginez tous les éléments qui influent sur le déroulement et le succès de votre événement. Pensez à ce que vous voulez que l'atmosphère et l'ambiance se sentent comme pour votre événement. En règle générale, les bons espaces pour les événements Denamico sont modernes, visuellement attrayants et propres. Nous utilisons des lieux tels que Surly Brewing (à Saint-Paul) pour apporter une approche actualisée et amusante d'un espace événementiel. Au-delà de toutes les brasseries et options de restauration des villes jumelées, Denamico et ses partenaires ont apprécié les espaces événementiels suivants:

Conservez ce facteur «cool» lorsque vous choisissez votre espace!

Une fois que vous avez décidé de l'apparence de votre espace événementiel, vous souhaiterez également envisager ces options lors du choix de votre site.

• Frais de location: cela inclut-il le temps alloué ou le jour d'accès
• Nombre de participants
• Technologie: capacités audiovisuelles / technologie / éclairage / microphones / accès Internet ou utilisation du réseau wifi
• Éclairage: quel est l’effet de l’éclairage sur l’écran

• Coût mobilier / linge [19659009] Montage table / chaises
• Configuration pour l'enregistrement
• Facilité d'accès pour les invités
• Sécurité
• Stationnement et voiturier
• Fenêtres
• Visibilité
• Catering
• de boissons
• Température
• Confort
  

CONSEIL: Créez toujours de la musique pour atténuer les transitions et créer une ambiance de votre choix.

2. PLANIFICATION DE LA LOGISTIQUE. Réponses à vos questions

Soyez attentif à la logistique de votre événement. Cette étape permet de répondre à toutes vos questions. Si ce n’est pas le cas, envisagez un autre emplacement. Les grosses salles de bains sont un réel inconvénient, et personne ne veut gérer le stationnement à six pâtés de maisons. Vous voudrez avoir des éléments de surprise et de plaisir dans tous vos détails, alors voici quelques éléments logistiques supplémentaires à prendre en compte lors du choix d'un lieu.

• Éclairage lors de l'événement
• Quel type de signalisation est nécessaire pour l'événement ?
• Y a-t-il des traiteurs exclusifs?
• Quels sont les choix, la disponibilité, les coûts par tête pour les cocktails, les hors-d'œuvre lourds, etc.

• Minimums pour la nourriture et les boissons?
• Frais de barman?
• Frais de serveur / frais de service?
• À quoi ressemble l'accès à la salle de bain?
• Devrez-vous prévoir des équipements supplémentaires pour rendre la pièce plus agréable?
• ] Quel est le niveau de propreté? (Les toilettes mal entretenues reflètent un espace mal géré)
• Quel est le nombre de stands par rapport au nombre d'invités?
• Existe-t-il un rabais pour paiement par chèque ou paiement anticipé?

CONSEIL: Whole Foods est savoureux option facile et saine pour les besoins de restauration légers. Vous n'avez qu'à commander 10 jours à l'avance et le café et les muffins sont excellents et abordables (assurez-vous toujours que la crème, le sucre, les tasses et les agitateurs sont inclus). Investissez dans les grands magasins d’épicerie comme Costco pour les bouteilles d’eau, les boissons en bouteille, les serviettes de table, les assiettes, les couverts, etc., et réfléchissez à l’endroit où vous voulez acheter votre nourriture si vous choisissez de ne pas faire appel à un traiteur. Épicerie Byerlys ou Cub))

3. ÉQUIPE: Qui fait partie de votre équipage et quelles responsabilités auront-ils?

de se concentrer sur le succès et la force du début, du milieu et de la fin de votre événement. Demandez-vous qui dirige l'événement et est-il capable de bien diriger tout en pouvant clore la soirée en temps voulu? Voici quelques conseils pour déléguer des tâches à votre équipe.

• Expliquez ce que l'on demande à vos employés ou aux membres de votre équipe de travailler.
• Décrivez comment vous allez évaluer leur performance.
• Accordez aux membres de votre équipe les pouvoirs suivants:
• Confirmez que les membres de votre équipe comprennent et acceptent la tâche que vous leur avez confiée.
• Mettez en place un système de récompense pour encourager les performances élevées.
• Vérifiez le travail de votre équipe, mais ne le faites pas micromanage.
• Restez à votre disposition pour vous aider à résoudre tous les problèmes éventuels.

Vous n'êtes pas le seul à pouvoir contrôler le déroulement de l'événement pour s'assurer que tout est en ordre. Demandez à d'autres membres de votre équipe de ne pas tenir compte de zones spécifiques afin de répondre à tous les besoins.

CONSEIL: C’est une chose de discuter de l’événement avec votre équipe de manière abstraite; c’est une autre de leur montrer exactement ce qui se passe.

4. TECHNOLOGIE: Ne perdez pas votre temps quand vous avez le plus besoin de technologie

Nous vivons dans le monde numérique. Un événement sans technologie est donc de nature presque archaïque. Ces jours-ci, il y a des éléments essentiels à considérer. Il n’ya pas beaucoup de choses qui posent problème comme des problèmes techniques. Vous devez toujours vérifier les attentes et les accords technologiques! Pendant que vous réfléchissez à votre événement, posez ces questions techniques pour comprendre ce dont vous pourriez avoir besoin:

• Quel est le format de l’événement et quels sont les besoins technologiques qui en découlent?
• Qui présente?
• Les ordinateurs doivent-ils être connectés?
• Qu'en est-il des polices?
• Y aura-t-il un «moniteur de confiance» et comment est-il configuré?
• L'événement sera-t-il enregistré?
• Assurez-vous que tout est doté de batteries / cordons d'alimentation supplémentaires.
• Sauvegardez tout sous différentes formes.
• Assurez-vous toujours que vos vidéos sont incorporées dans le lecteur plutôt que tirées du Web.

CONSEIL: envisagez de créer un kit de préparation à la présentation. Incluez des dongles, des cordons d'alimentation, une clé USB avec tous vos éléments et une télécommande avec des piles supplémentaires, en cas de dysfonctionnement à la dernière minute.

5. PUBLIC: Trouvez votre peuple

Qui sont ces personnes?

Qu'attendent-ils du moment?

Qu'attendent-ils de vous?

Que savent-ils de vous?

Que voulez-vous qu'ils sachent?

Que voulez-vous qu'ils pensent / ressentent lorsque l'événement est terminé?

CONSEIL: Si vous envisagez d'être le conférencier ou le conférencier principal de votre événement pour petites entreprises, assurez-vous de bien comprendre comment présenter le matériel. afin que vous ayez l'air percutant en tant que leader d'opinion dans votre communauté.

6. EXÉCUTION: donnez vie à votre événement

Une fois votre événement planifié, il est temps de donner vie à tout votre travail! C'est à ce moment-là que vous êtes vraiment capable de montrer votre petite entreprise. Que ce soit dans un bâtiment communautaire ou dans une salle de bal d’un hôtel historique, votre événement doit présenter une personnalité, ne le laissez pas être ennuyeux. Si vous pensez que votre sujet peut ennuyer les gens, égayez un peu votre façon de communiquer avec les personnes présentes.

Pendant votre événement, assurez-vous de disposer de toutes les notes d'allocution et diapositives nécessaires. Laissez le diaporama être la toile de fond de votre présentation. Une chose à garder à l’esprit, c’est que vous voudrez être prêt à vous adapter à tout moment. Si votre groupe compte moins de 15 personnes, essayez de transformer votre présentation en une conversation plutôt qu'en un exposé – vous pourrez ainsi interagir davantage avec ceux qui assistent à votre événement.

CONSEIL: Même s'il y a des ratés le chemin, ne vous inquiétez pas! Ce qui se passe derrière la scène, c’est juste ça, ne laissez pas ça se répandre dans votre événement pour que les invités le voient.

En conclusion: Votre fête est finie maintenant Quoi?

Après votre événement ou votre soirée, pensez à remercier vos invités de leur présence. Créez du matériel de marketing avant votre événement, que vous pourrez utiliser par la suite. Envoyez un courrier électronique, des lettres de remerciement ou une lettre d'information mettant en lumière ce qui s'est passé lors de l'événement. Au-delà, rédigez un article de blog sur ce qui s'est passé et sur les points à retenir. De cette façon, vous générez une conversation longtemps après que les lumières se soient éteintes.

Besoin d'aide pour le marketing d'un salon ou d'un événement? Denamico a votre dos! Programmez une réunion avec notre équipe extraordinaire aujourd'hui et vous verrez comment nous contribuons à la croissance de votre petite entreprise.