Les chefs de projet doivent jongler avec de nombreuses tâches et doivent posséder des compétences exceptionnelles en gestion du temps pour terminer les projets à temps. Par conséquent, l’une de leurs responsabilités les plus importantes est de gérer efficacement leur temps, afin qu’ils puissent couvrir leurs priorités les plus importantes et respecter tous leurs délais.
Que font différemment les chefs de projet qui réussissent ? Et comment pouvez-vous apprendre d’eux ?
La valeur des chefs de projet
Les chefs de projet sont indispensables pour une grande variété de projets, y compris des projets de développement Web. En règle générale, ils doivent travailler avec diverses personnes afin d’atteindre une série d’objectifs spécifiques.
Par exemple, dans le développement de projets Web, le chef de projet travaillera généralement avec des clients, des concepteurs, des développeurs et des testeurs.
Au cours de plusieurs semaines, le chef de projet sera chargé de s’assurer que l’ensemble du projet reste sur la bonne voie, en atteignant chaque étape dans un délai donné et à un niveau acceptable de qualité ou d’exhaustivité.
L’une des qualités intéressantes d’un chef de projet est qu’il est responsable de la gestion du temps à deux titres différents. Premièrement, ils doivent gérer leur propre temps. Les chefs de projet ont un certain nombre de responsabilités et de tâches individuelles à accomplir et un temps limité chaque jour. Ils doivent donc être prudents quant à la façon dont ils utilisent leur temps. Deuxièmement, ils doivent gérer les ressources externes et les autres personnes de manière à pouvoir gérer leur temps plus efficacement.
Évidemment, chaque individu dans le cadre d’un projet donné sera responsable de la gestion de son temps. Mais les chefs de projet sont, au plus haut niveau, responsables de l’allocation des ressources et de la coordination des personnes pour garantir que le temps est géré et alloué correctement.
Les secrets de gestion du temps des chefs de projet qui réussissent
Ce sont les secrets de gestion du temps des chefs de projet qui réussissent :
1. Ils utilisent les bonnes plateformes.
Il existe de nombreuses variétés de plates-formes de gestion de projet, et certaines sont meilleures que d’autres, avec plus de fonctionnalités, de meilleurs outils d’organisation, un flux plus fluide et une convivialité plus intuitive. Bien sûr, il y a ici un élément de subjectivité ; Tous les chefs de projet ne seront pas d’accord sur ce qui constitue une bonne plateforme. Cependant, presque tous les chefs de projet efficaces partagent une nature perspicace lorsqu’il s’agit de choisir cette source de vérité centralisée.
2. Ils comprennent les délais dans leur contexte.
Les chefs de projet doivent souvent travailler à rebours, en commençant par une date limite et en trouvant comment gérer le temps à mesure que cette date limite approche. L’une des stratégies les plus importantes pour y parvenir efficacement consiste à comprendre les délais dans leur contexte.
Par exemple, il peut y avoir une date limite pour produire des compositions de conception pour un site Web dans un délai de trois semaines, mais le contexte ici est que les développeurs auront besoin de compositions approuvées pour démarrer les processus de développement critiques immédiatement après cette date limite. Cela signifie que le respect de la date limite de conception est essentiel pour que le projet continue d’avancer et qu’il peut donc devoir avoir une priorité plus élevée sur d’autres délais moins importants ou plus flexibles.
Cet aspect de la pensée critique est crucial pour permettre aux chefs de projet de gérer leur temps de manière appropriée dans la poursuite d’objectifs de haut niveau.
3. Ils utilisent des hiérarchies de priorités.
Dans cette optique, la plupart des chefs de projet utilisent une sorte de hiérarchie ou de matrice de priorités pour les aider à choisir entre des priorités concurrentes en conflit direct les unes avec les autres.
Par exemple, la « matrice d’Eisenhower » est une matrice hiérarchique couramment utilisée qui peut établir des niveaux de priorité basés à la fois sur l’urgence et l’importance. Ce qui est important, c’est qu’un chef de projet dispose d’une méthode cohérente pour évaluer le niveau de priorité, afin qu’il puisse l’utiliser dans de nombreux contextes différents et de manière reproductible. Lorsqu’il y a deux tâches apparemment d’égale importance à accomplir et seulement assez de temps pour en accomplir une, ce cadre peut aider les chefs de projet à choisir l’une plutôt que l’autre.
4. Ils anticipent les problèmes.
Des problèmes surviennent inévitablement dans tout projet suffisamment compliqué pour être géré et exécuté. La différence entre les chefs de projet qui réussissent et ceux qui échouent réside dans la manière dont ils abordent ces problèmes inévitables. Une bonne gestion du temps vous oblige non seulement à répondre aux problèmes de manière efficace, mais également à les anticiper afin d’avoir le temps de vous y préparer et d’avoir la prévoyance d’en tenir compte.
À titre d’exemple simple, les chefs de projet qualifiés intègrent parfois quelques jours supplémentaires dans leur calendrier pour tenir compte des problèmes qui pourraient survenir entre-temps.
5. Ils partent du haut niveau.
Lorsqu’ils relayent des directives, les chefs de projet partent du haut niveau. Ils comprennent que pour réussir en équipe, chaque membre de l’équipe doit comprendre le contexte de ce qu’il fait. Cela ne signifie pas que chaque membre de l’équipe doit être pleinement informé de tous les aspects du projet, mais qu’il doit avoir une compréhension approfondie de son rôle et de son contexte au sein de ce projet.
6. Ils communiquent clairement et de manière proactive.
La communication a le pouvoir de prévenir la plupart des conflits et de résoudre les rares qui passent et deviennent importants. C’est pourquoi les chefs de projet efficaces se font un devoir de communiquer aussi clairement et de manière proactive que possible. Lorsqu’ils créent des tâches sur des plateformes de gestion de projet, organisent des réunions avec des individus ou transmettent des demandes de clients, ils vérifient minutieusement leur travail pour éviter les ambiguïtés ou les points de confusion potentiels. Ils s’attaquent également aux problèmes potentiels le plus rapidement possible pour en atténuer les effets.
7. Ils utilisent des estimations de temps méticuleuses et détaillées.
Les chefs de projet dotés d’excellentes compétences en gestion du temps utilisent également des estimations de temps très détaillées et détaillées. Lorsqu’ils annoncent à un client qu’un projet précis va prendre un mois, ce chiffre n’est pas un chiffre approximatif et n’est pas non plus improvisé sur place. Ils font des estimations de temps pour chaque composante individuelle du projet et les additionnent. Cela conduit à des estimations de temps plus précises et permet une mise à jour supérieure en cas de problème avec un composant individuel.
8. Ils gardent les réunions concentrées et serrées.
Les réunions peuvent être importantes, mais ils sont souvent improductifs – et les excellents chefs de projet le savent bien. Vous ne pouvez pas éliminer complètement les réunions, mais vous pouvez les rendre beaucoup plus ciblées et plus serrées. En règle générale, cela signifie n’inviter que les personnes réellement essentielles à la réunion, garder la réunion aussi courte que possible et respecter un ordre du jour strict afin que la réunion ne s’écarte pas du cours prévu. Il s’agit d’une stratégie simple qui peut permettre d’économiser des centaines d’heures de travail cumulées à long terme.
9. Ils reconnaissent les retards très tôt et les contournent.
Même les meilleurs chefs de projet sont confrontés à des retards inattendus. Les bons gestionnaires de temps se distinguent en reconnaissant tôt les retards et en trouvant des moyens de les contourner. Ils communiquent directement les retards aux clients, chaque fois que cela est pertinent, et font ce qu’ils peuvent pour combler les lacunes dans d’autres domaines. Ils peuvent également être disposés à trouver des compromis chaque fois que les principaux objectifs temporels s’avèrent ne plus réalisables.
10. Ils savent comment et quand déléguer.
Les chefs de projet sont sans doute des délégants professionnels. Il est néanmoins important pour eux de pouvoir déléguer efficacement les responsabilités lorsque cela est nécessaire. Les gestionnaires de temps prudents savent quand il est approprié d’intervenir et de gérer quelque chose. Et ils savent quand il est approprié de faire appel à quelqu’un d’autre pour prendre en charge le travail. Ils savent également quand il est temps d’embaucher un assistant ou un partenaire pour partager la charge de travail.
11. Ils reconnaissent les forces et les faiblesses individuelles.
En tant que chef de projet, vous pouvez gérer votre temps beaucoup plus efficacement en reconnaissant les forces et les faiblesses de chacun. Attribuer des tâches aux personnes les plus capables de les accomplir et ajuster vos estimations de temps en fonction des capacités de votre équipe sont essentiels pour atteindre vos objectifs de manière cohérente.
12. Ils peuvent changer de chapeau rapidement.
Il est facile de perdre du temps lorsque vous changez de chapeau de manière inefficace tout au long de la journée. Passer d’un département à un autre peut être mentalement épuisant et déroutant. Mais les meilleurs chefs de projet disposent ici de techniques pour minimiser l’attrition. Garder des notes détaillées sur vos interactions avec chaque service, utiliser différents canaux de communication à des fins différentes et segmenter votre temps de manière proactive lorsque cela est possible peut être utile.
13. Ils partagent leurs secrets avec les autres.
Enfin, il faut reconnaître que les excellents chefs de projet sont également disposés à partager leurs secrets de gestion du temps avec d’autres personnes. Après tout, les chefs de projet ne peuvent être efficaces dans la gestion du temps que si les équipes qu’ils coordonnent le sont également. Plus l’environnement de gestion de projet est collaboratif et plus les membres de l’équipe peuvent apprendre les uns des autres, mieux c’est.
Que vous essayiez de devenir un chef de projet très efficace ou que vous souhaitiez simplement découvrir de meilleures stratégies de gestion du temps pour votre propre profession, ces secrets les mieux gardés peuvent vous donner les informations et l’orientation dont vous avez besoin. N’hésitez pas à adopter ces stratégies et à les adapter à votre style de gestion personnel. Ou envisagez de les utiliser en combinaison avec vos propres tactiques pour perfectionner votre approche de l’art de la gestion du temps.
Crédit d’image en vedette : Photo de Sora Shimazak; Pixel ; Merci.
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