Introduction
La gestion des projets à prix fixe n’est pas la science des fusées, mais cela nécessite certainement une vision, une planification minutieuse et une exécution nette pour réussir.
Récemment, j’ai eu l’occasion de travailler sur un projet de prix fixe de bout en bout, et ce fut une expérience transformatrice. Non seulement il a offert des informations approfondies sur les nuances de la gestion des engagements à prix fixe, mais cela a également élargi ma compréhension des divers défis, dépendances et techniques de planification qui sont essentielles au succès.
La transition d’un modèle Time & Material au prix fixe est un jeu de balle entièrement différent – il exige un changement dans la mentalité, la responsabilité et une approche plus disciplinée de la portée, des délais et du contrôle des coûts.
Dans ce blog, je partagerai les meilleures pratiques et les apprentissages clés que j’ai rassemblés tout au long de ce voyage – des apprentissage qui, espérons-le, peuvent aider les autres à naviguer dans des transitions similaires ou à gérer des livraisons à prix fixe.
Composants du projet à prix fixe
1 et 1 Champ de travail – Cela semble être vraiment une contradiction dans le monde agile. D’un côté, nous disons que nous devrions être suffisamment agiles pour accepter les changements, mais en ce qui concerne les projets à prix fixe, nous devons être très clairs sur la portée des travaux sur lesquels le projet a été estimé et les délais ont été commis.
Bien que dans le même temps, il est important de garder à l’esprit la satisfaction du client et les changements des exigences, nous devrions être en mesure de repousser les changements qui pourraient provoquer beaucoup de fluage de portée ou suggérer des alternatives (CRS pour la phase suivante, de désactiver n’importe quelle tâche) pour nous assurer que nous ne comptons pas le calendrier lorsque nous acceptons de nouveaux modifications publiant le lancement du travail de développement. Un mécanisme de contrôle de changement strict doit être suivi.
2 Gestion des risques – Pour les projets à prix fixe, comme la portée devrait rester la même, il pourrait y avoir beaucoup de problèmes identifiés à chaque phase du projet, c’est-à-dire des exigences réelles, des dépendances techniques, une phase de mise en œuvre, NFRS.
Pour cela, il est vraiment essentiel de maintenir un registre des risques et de le revoir fréquemment (presque quotidiennement). Cela nous aiderait à atténuer les risques tôt, à agir, à discuter avec le client sur les risques en attente de longue durée, à les mettre en évidence de manière proactive avec le client, à analyser le retard causé en raison de ces ouvertures, à catégoriser les types de risques et le propriétaire des risques.
Cela nous aiderait à être au courant de nos risques et de nos travaux en attente et nous aiderait plus tard si les chronologies se dévient en raison de celles-ci.
3 et 3 Gestion des parties prenantes – Il s’agit d’un aspect clé de la gestion de tout projet à prix fixe. On voit souvent qu’une fois les délais fixés, le projet est lancé, il pourrait y avoir une certaine résistance des parties prenantes pour accepter un SCO[pe creeps, or major requirements issues that may be identified in due course of the project.
To avoid these situations, the above mentioned risk register would really come in handy while discussing such situations with the clients. Apart from this documentation of the work being done is also really important. maintaining MoMs, critical discussions over emails, having regular cadences, approvals are critical to make sure in case of any issues these are handy.
4. Maximising Profitability – A critical aspect of managing fixed price projects is generating revenue. Considering, the scope might change in between which has to be taken up by the development team even after negotiating with the client, that too within the same timelines. In sucha. scenario it becomes really difficult to gain profitability from the project leave out maximising it.
For this we can take up some action plans like:
-> Start with a lean team to close the design and discovery phase
-> Onboard development team only when the tasks are ready to be picked up from code perspective
-> A blend of senior and junior folks in the team as per billing rate need to be managed
-> Efficient resource allocation should be followed. People with the right skills should be identified.
-> Use efficient coding practices to help you reuse the code, automate repetitive tasks
5. Team management – Team management plays a really crucial role in a fixed price project. Taking timely and right decisions to onboard the right set of team members at the right time, identifying the allocation timelines to avoid any impact on the revenue is an important aspect.
At the same time the fundamentals of team building, collaboration and motivation are important. Especially when you are working in a multi-vendor setup it is important to set up daily or weekly cadences, follow proper communication channels, document the discussions, raise issues and risks promptly.
Key learnings and best practices that be followed to make a fixed bid project successful:
1. Documentation and proactive communication is the key to keep any risks mitigated.
2. Evaluate every change in terms of time, cost and quality
3. Include buffers to keep some time at hand in case of any unforeseen situations
4. Document meetings, MoMs with all parties included
5. Ensure transparency with stakeholders and within the team
6. Inculcate an environment of regular feedback and check within team
7. Plan for team rotations, if applicable, to ensure maximum profitability
Key Learnings and Practices
Conclusion
Managing fixed-price projects is a valuable learning experience for any IT project manager. It’s akin to playing a test match rather than a one-day cricket match—requiring strategy, patience, and precision. Unlike more flexible models, fixed-price engagements demand detailed planning, proactive risk mitigation, and a deep understanding of project scope and delivery. They challenge a project manager to operate at their full potential, offering an opportunity to gain hands-on experience in every facet of project execution, from budgeting and timelines to stakeholder management and quality assurance.
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